Odoo Anbindung

Generelle Informationen

Was ist die Odoo Anbindung?

Die direkt in DocBee implementierte Anbindung zum ERP Odoo ermöglicht Ihnen den Datenaustausch mit Ihrem Odoo-System.

Umfang

• Unidirektionale Synchronisation (Odoo → DocBee) von Stammdaten (Kunden, Standorte, Kontakten, Materialien, Leistungsarten und Reisearten)
• Verknüpfen von zusätzlichen Daten mithilfe von Zusatzfeldern in DocBee
• Exportieren von Leistungen aus DocBee an Odoo

Wann sollten Sie Odoo Anbindung verwenden?

Falls Sie Odoo als ERP verwenden.

Einrichtung

Um die Odoo Anbindung zu aktiveren, müssen Sie unter Administration > Odoo die Einstellungen vornehmen.

Hinweis: Falls diese Einstellung bei Ihnen nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an Ihren DocBee Support. Die Aktivierung dieser Funktion muss separat erworben werden.

Einstellungen

Name	Beschreibung
Aktiviert	Aktiviert die Odoo Anbindung.
Odoo Version	Die Version Ihrer Odoo Instanz.
Url	Die URL zu Odoo im Format https://<TENANT>.odoo.com.
Datenbank	Die Datenbank in Odoo. Ab Version 19 wird dieser Wert nur benötigt, falls ihre Odoo Instanz mehrere Datenbanken verwaltet.
Benutzername	Der Benutzername eines Odoo Benutzers mit API-Zugriffsrechten. Wir empfehlen dafür einen neuen Benutzer zu verwenden.
API-Key	Ein API-Key aus Odoo. Falls Sie eine Odoo Version kleiner als 19 verwenden, ist es alternativ auch möglich das Passwort des Benutzers zu verwenden.
Mitarbeiter-Name exportieren	Falls aktiviert, wird der Mitarbeiter-Name mit exportiert.
Kommentar exportieren	Falls aktiviert, wird der Leistungserfassung-Kommentar mit exportiert.
Leistungserbringung exportieren	Ob die Zeit der Leistungserbringung mit exportiert wird und in welchem Format.
Kontingent-Buchungen ausschließen	Wenn dies aktiviert ist, werden gegen ein Kontingent gebuchte Leistungserfassungen NICHT zu Odoo übertragen.
Vertrags‑Buchungen ausschließen	Wenn dies aktiviert ist, werden gegen ein Managed Service- oder Projekt-Verträge gebuchte Leistungserfassungen NICHT zu Odoo übertragen.
Auto. Kundengruppen Feldname 1,2,3	Automatische Kundengruppen (siehe Automatisches Anlegen von Kundengruppen)

Automatisch von DocBee angelegte Daten

DocBee legt bei der Synchronisierung automatisch Daten in Odoo an, die für die Schnittstelle benötigt werden.

Produkt-Tags

DocBee legt in Odoo die Produkt-Tags Material, Leistungsart und Reiseart an. Damit ein Produkt in DocBee importiert wird, muss der entsprechende Tag dem Produkt zugewiesen sein.

Hinweis: Dazu muss in Ihrer Datenbank die Tabelle product.tag vorhanden sein.

Quellen

DocBee legt in Odoo die Quelle DocBee an. Diese Quelle wird bei Aufträgen verwendet, die DocBee in Odoo anlegt.

Hinweis: Dazu muss in Ihrer Datenbank die Tabelle utm.source vorhanden sein.

Standard Feldverknüpfungen

DocBee verknüpft folgende Odoo Felder mit den Standard Datenfeldern in DocBee.

Hinweis: Alle Tabellen und Felder, die hier beschrieben sind, müssen in Ihrer Odoo Datenbank vorhanden sein.

Kunde

Tabelle res.partner. Wert is_company muss auf true gesetzt sein und active muss auf true gesetzt sein.

DocBee-Feldname	Odoo-Feldname	Technischer Feldname in Odoo
Name	Name	name
Kundennummer	ID	id

Standort

Tabelle res.partner. Wert is_company muss auf false gesetzt sein und active muss auf true gesetzt sein. Importiert werden nur Lieferadressen (type = delivery), die unter einem Unternehmen (parent_id gesetzt) gespeichert sind.

DocBee-Feldname	Odoo-Feldname	Technischer Feldname in Odoo
Name	Name	name
Straße, Nr	Straße	street
PLZ	PLZ	zip
Stadt	Stadt	city
Land	Land	country_id (verwendet wird code aus der Tabelle res.country)

Kontakt

Tabelle res.partner. Wert is_company muss auf false gesetzt sein und active muss auf true gesetzt sein. Importiert werden nur Kontakte (type = contact), die unter einem Unternehmen oder einer Lieferadresse (parent_id gesetzt) gespeichert sind.

DocBee-Feldname	Odoo-Feldname	Technischer Feldname in Odoo
Name	Name	name
Email	E-Mail	email
Telefon	Telefon	phone
Mobil	Mobil	mobile
Bezeichnung	Stelle	function

Material

Tabelle product.template. Importiert werden nur Produkte, die den Produkt-Tag Material zugewiesen haben (Feld product_tag_ids). Wert active muss auf true gesetzt sein.

DocBee-Feldname	Odoo-Feldname	Technischer Feldname in Odoo
Name	Name	name
Nummer	Produktnummer	default_code

Leistungsart

Tabelle product.template. Importiert werden nur Produkte, die den Produkt-Tag Leistungsart zugewiesen haben (Feld product_tag_ids). Wert active muss auf true gesetzt sein.

DocBee-Feldname	Odoo-Feldname	Technischer Feldname in Odoo
Name	Name	name
Nummer	Produktnummer	default_code

Reiseart

Tabelle product.template. Importiert werden nur Produkte, die den Produkt-Tag Reiseart zugewiesen haben (Feld product_tag_ids). Wert active muss auf true gesetzt sein.

DocBee-Feldname	Odoo-Feldname	Technischer Feldname in Odoo
Name	Name	name
Nummer	Produktnummer	default_code

Automatisches Anlegen von Kundengruppen

DocBee bietet die Möglichkeit, automatisch spezielle Kundengruppen aus einem Feldnamen zu erzeugen. Diese Funktionalität ermöglicht Ihnen, direkt in Odoo zu definieren, in welche Kundengruppe ein Kunde einsortiert werden soll und diese Kundengruppen später direkt in DocBee zu verwenden.

Aktivieren

Zum Aktivieren dieser Funktionalität gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Odoo Einstellungen in DocBee (Administration > Odoo)
2. Hinterlegen Sie in den Einstellungen im Feld Auto. Kundengruppen Feldname den gewünschten Feldnamen aus den Kunden-Datensätzen.
3. Speichern

Hinweis: Wir empfehlen nach der Aktivierung das Starten der manuellen Synchronisation.

Zusatzfelder verknüpfen

DocBee bietet die Möglichkeit, Zusatzfelder direkt mit Daten aus Odoo zu befüllen.

Neue Verknüpfung anlegen

Um eine neue Verknüpfung mit einem Zusatzfeld anzulegen, setzen Sie unter Administration > Individuelle Anpassungen > Zusatzfelder in dem gewünschten Zusatzfeld den Feldnamen aus Odoo in das Feld ERP Feldname und speichern Sie das Zusatzfeld.

Hinweis: Wir empfehlen nach dem Hinzufügen von Zusatzfeldern das Starten der manuellen Synchronisation.

Feldname

Als Feldnamen verwenden wir die Namen aus der Odoo Datenbank. Diese finden Sie in Ihrer Odoo Instanz, indem Sie in den Einstellungen den Entwickler-Modus aktivieren. Anschließend können Sie in den Datensätzen die Feldnamen einsehen, oder in den technischen Einstellungen die Tabellen und Felder einsehen.

Leistungsexport

Den Leistungsexport können Sie in der Abrechnung starten. DocBee exportiert die Leistungen an Odoo und legt daraus Aufträge an. Aus diesen Aufträgen können Sie dann in Odoo Rechnungen erstellen.

Hinweis: Alle Tabellen und Felder, die für den Export verwendet werden, müssen in Ihrer Odoo Datenbank vorhanden sein.

Verwendete Felder

Tabelle sale.order (Aufträge)

Odoo-Feldname	Technischer Feldname in Odoo	Wert aus DocBee
Quelle	source_id	Quelle mit Namen DocBee
Bezug	origin	DocBee Leistungsnummer
Unternehmen	partner_id	Kunde
Lieferadresse	partner_shipping_id	Standort
Status	state	Wird auf Verkauf (sale) gesetzt
Verkaufsauftragszeile	order_line	Aus Leistungserfassungen
Liefertermin	commitment_date	Ende der letzten Leistungserfassung bzw. Reisezeit oder Abschlussdatum

Tabelle sale.order.line (Verkaufsauftragszeile)

Odoo-Feldname	Technischer Feldname in Odoo	Wert aus DocBee
Produkt	product_template_id	Material, Leistungsart, Reiseart
Produkt-Variante	product_id	Wird automatisch gesetzt aus dem Feld product_variant_id in der Tabelle product.template
Beschreibung	name	Beschreibung
Menge	product_uom_qty	Dauer in Stunden, Menge oder Kilometer
Vorlaufzeit	customer_lead	Wird immer auf 0 gesetzt
Anzeigetyp	display_type	Für Titel und Beschreibung der Tätigkeiten
Liefermenge	qty_delivered	Identisch mit Menge

FAQ

Warum werden meine Adressen aus Odoo nicht zu DocBee importiert?

DocBee importiert nur Adressen, die Daten in den Feldern Straße, PLZ und Stadt enthalten.

Hinweis: In DocBee sind Straße, Postleitzahl und Stadt bei Standorten Pflichtfelder und DocBee erlaubt deswegen keinen Import von nicht vollständigen Datensätzen.

Warum werden nicht alle meine Artikel aus Odoo in DocBee importiert?

Nur Artikel, in denen der Produkt-Tag mit einem der Werte Material, Leistungsart oder Reiseart befüllt ist, werden importiert.

Was muss ich beachten, falls ich Odoo nachträglich anbinden möchte?

Damit die Daten aus Odoo korrekt verknüpft werden, sollten folgende Bedingungen erfüllt sein.

Kunde

Der Name in DocBee muss mit dem Namen in Odoo übereinstimmen.

Standort

Die Felder Straße, PLZ und der Kunde müssen mit den Werten in Odoo übereinstimmen.

Kontakte

Der Name oder die E-Mail und der Kunde müssen mit den Werten in Odoo übereinstimmen.

Leistungsarten

Die Nummer in DocBee muss mit der Produktnummer in Odoo übereinstimmen. Der Produkt-Tag Leistungsart muss gesetzt sein.

Reisearten

Die Nummer in DocBee muss mit der Produktnummer in Odoo übereinstimmen. Der Produkt-Tag Reiseart muss gesetzt sein.

Materialien

Die Nummer in DocBee muss mit der Produktnummer in Odoo übereinstimmen. Der Produkt-Tag Material muss gesetzt sein.

Welche Maßeinheit wird für die Dauer verwendet?

DocBee exportiert die Dauer von Leistungserfassungen und Reisezeiten in Stunden. Falls Sie in Odoo eine Maßeinheit für Leistungsarten oder Reisearten hinterlegen, sollten Sie sicherstellen, dass diese auf Stunden basiert.

Warum sehe ich die Odoo Anbindung nicht in der Administration?

Die Odoo Anbindung muss durch den DocBee Support freigeschaltet werden. Bitte wenden Sie sich an den Support, falls Sie die Option in der Administration nicht sehen.