Leistungen

Generelle Informationen

Was sind Leistungen?

Als zentrale Funktion zur Erfassung von Tätigkeiten sind Leistungen ein elementarer Bestandteil von DocBee. In einer Leistung werden Arbeitsaufwände eingetragen und der Umgang mit diesen definiert.

Wann sollten Sie Leistungen verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Leistungen.

• Erbringung von abrechenbaren Leistungen
• Einsatz eines ERP Systems wie z.B. Systemhaus.One, c-entron oder weclapp

Leistungen

Manuelles Anlegen

Leistungen in DocBee können manuell über die Schaltfläche Hinzufügen in der Leistungs-Liste erzeugt werden.

Des weiteren gibt es hier die Möglichkeit, Leistungen aus einer Vorlage zu erzeugen, die Sie unter Leistungs-Vorlagen definiert haben.

Automatisches Anlegen

DocBee bietet Ihnen folgende Möglichkeiten, Leistungen automatisch zu erzeugen.

Name	Beschreibung
Regel	Ermöglicht Ihnen, die Erzeugung von Leistungen in bestimmten Intervallen
Externe Ereignisse	Externe Ereignisse (HTTP Aufrufe) können Leistungen erzeugen
Automatisierung	Ermöglicht Ihnen, Leistungen bei bestimmten Ereignissen mit bestimmten Bedingungen zu erzeugen
Systemhaus One	Kundenaufträge aus Systemhaus One können in DocBee, falls aktiviert, Vorgänge mit Leistungen erzeugen
REST API	Über die REST API ist es möglich, Leistungen zu erzeugen

Feldbeschreibungen

Eine Leistung in DocBee hat folgende Felder:

Feld	Beschreibung
Dokumenten-ID	Eindeutige Nummer des Vorgangs (Aufbau: #YYYYMMDD-Fortlaufende, 5 stellige Nummer)
Verantwortlicher	Verantwortliche können Benutzer, Queues oder Externe Dienstleister sein. Wobei Leistungen mit einer Queue als Verantwortlichen nicht abgeschlossen werden können. Nur der Verantwortliche einer Leistung oder ein Benutzer mit der Berechtigung auf den Verantwortlichen kann eine Leistung abschließen.
Kunde	Der Kunde der Leistung.
Standort (optional)	Der Standort der Leistung. Dies Feld erscheint bei Ihnen eventuell nicht, falls Sie bei den Kunden-Einstellungen den Modus Einfacher Kunde oder Mehrere Kontakte gewählt haben.
Kontakt (optional)	Der Kontakt der Leistung. Dieses Feld erscheint bei Ihnen eventuell nicht, falls Sie bei den Kunden-Einstellungen den Modus Einfacher Kunde gewählt haben.
Priorität (optional)	Setzt die Priorität der Leistung. Falls Prioritäten bei Leistungen nicht aktiviert sind, taucht dieses Feld bei Ihnen nicht auf.
Vorgang (optional)	Setzt die Verknüpfung zu einem Vorgang. Falls Vorgänge bei Ihnen nicht aktiviert sind, taucht diese Feld bei Ihnen nicht auf.
Projekt (optional)	Sofern ein Projektvertrag am Kunden vorhanden ist, kann einer Leistung ein Projekt zugeordnet werden. Diese Zuordnung verändert eventuell die Abrechnungslogik der Leistung.
Referenznr. (optional)	Definiert eine interne Referenznummer. Diese Einstellung ist nur vorhanden falls interne Referenznummer unter Funktionen aktiviert wurde.
Ext. Ref-Nr. (optional)	Definiert eine externe Referenznummer. Diese Einstellung ist nur vorhanden falls Externe Referenznummer unter Funktionen aktiviert wurde.
gepl. Veröff. (optional)	Definiert ein geplantes Veröffentlichungs-Datum einer Leistung im Status Entwurf. Diese Einstellung ist nur vorhanden falls Funktion Leistungen - Entwurf aktiviert ist.
Fakturierbar? (optional)	Definiert, ob die Leistung fakturiert werden soll oder nicht. Diese Einstellung ist nur vorhanden falls die Funktion Abrechnung - Fakturierbar Kennzeichen aktiviert ist. Das Fakturierbar Kennzeichen kann auch direkt in der Liste über die zugehörige Spalte gesetzt werden.
Unterschrift benötigt? (optional)	Definiert, ob die Leistung unterschrieben werden muss. Falls dies aktiviert ist, ist ein Abschließen der Leistung nur über die APP möglich.
PIN verwenden? (optional)	Definiert, ob beim Abschließen von Leistungen ein PIN eingeben werden muss.
Benachrichtigung verschicken?	Definiert, ob durch die Leistung erzeugte Leistungsnachweis nach Abschluss an Kunden geschickt werden soll. Die Benachrichtigung wird nur an den Kunden geschickt, falls zusätzlich Sende E-Mail, Sende Fax, Sende E-Mail (ausgewählt) oder Sende Fax (ausgewählt) im Kontakt gesetzt sind.
Rückreise erfassen nach vorläufigen Abschluss (optional)	Definiert, dass die Leistung vorläufig abgeschlossen werden kann und dann nur noch Reisezeiten hinzugefügt werden können für z.B. eine Rückreise.
Erfolgreich abgeschlossen? (optional)	Definiert, ob mit dieser Leistung die Arbeiten erledigt sind oder nicht. Falls der Haken gesetzt ist, wird auf dem Leistungsnachweis ein Vermerk produziert, dass die Leistung erfolgreich abgeschlossen wurde. Zusätzlich kann Sie verwendet werden, um nur in diesem Fall den Vorgang zu schließen.

Tätigkeiten

Eine Leistung in DocBee kann eine oder mehrere Tätigkeiten enthalten. Tätigkeiten kann man in der Leistung in der unteren Leiste unter den drei Punkten Tätigkeit anlegen anlegen- abhängig von der eigenen Schaltflächen-Konfiguration im Benutzer-Profil kann es auch über eine eigene Schaltfläche angelegt werden.

Hinweis: Eine Tätigkeit kann einzeln abgeschlossen werden, um zu signalisieren, dass diese Tätigkeit fertig ist.

Feldbeschreibungen

Feld	Beschreibung
Titel	Der Titel der Tätigkeit
Beschreibung	Die Beschreibung der Tätigkeit. Was wurde gemacht?
Interne Beschreibung (optional)	Eine interne Beschreibung der Tätigkeit. Dies wird nicht Bestandteil des Leistungsnachweis.
Leistungsart	Welche Art von Leistung wurde erbracht? Die Leistungen können über Zahlungsrofile unterschiedlichen Abrechnungsarten zugewiesen werden wie z.B. Stundenabrechnung oder Pauschale.
Mitarbeiter	Welcher Mitarbeiter (Benutzer) führt diese Tätigkeit aus?
Kontingent (optional)	Kontingent, auf das diese Tätigkeit gebucht werden soll
Objekte (optional)	Liste von Kunden-Objekten. Für welche bzw. an welchen Objekten wurde die Tätigkeit ausgeführt?
Fälligkeit	Wann wird diese Tätigkeit fällig?
Arbeitszeit geschätzt	Geschätzte Arbeitszeit => Wie lange wird schätzungweise für diese Tätigkeit benötigt?
Arbeitszeit verbleibende	Verbleibende Arbeitszeit => Wie lange wird schätzungweise für diese Tätigkeit noch benötigt?
Planungszeit geschätzt	Geschätzte Planungszeit => Wie viel Zeit soll über Planungszeiten geplant werden?
Planungszeit Anreise	Wie lange dauert eine Anreise? Wird automatisch bei neuen Planungszeiten gesetzt.
Planungszeit Abreise	Wie lange dauert eine Abreise? Wird automatisch bei neuen Planungszeiten gesetzt.

Planungszeiten

Eine Tätigkeit kann Planungszeiten enthalten. Eine Planungszeit definiert, wann diese Tätigkeit umgesetzt werden soll.

Planungszeiten können manuell über Planungszeit hinzufügen, über die Kalender-Schaltfläche neben der Mitarbeiter-Liste der Tätigkeit oder global über Kalender > Kalender bzw. Kalender > Zeitleiste geplant werden.

Die Planungszeiten dienen nur der vorherigen Planung und Erzeugung von Kalender Einträgen. Sie sind nicht Bestandteil des Leistungsnachweis.

Feld	Beschreibung
Automatische Planung?	Definiert, ob die Planung auf die hinterlegte Arbeitszeit aufgeteilt werden soll oder nicht.
Startzeit	Die Startzeit der Planung
Arbeitszeit	Die Dauer der Planung
Anreise	Die Anreise
Kontingent (optional)	Kontingent, auf das diese Tätigkeit gebucht werden soll
Objekte	Liste von Kunden-Objekten. Für welche bzw. an welchen Objekten wurde die Tätigkeit ausgeführt?
Fälligkeit	Wann wird diese Tätigkeit fällig?
Arbeitszeit geschätzt	Geschätzte Arbeitszeit => Wie lange wird schätzungweise für diese Tätigkeit benötigt?
Arbeitszeit verbleibende	Verbleibende Arbeitszeit => Wie lange wird schätzungweise für diese Tätigkeit noch benötigt?
Planungszeit geschätzt	Geschätzte Planungszeit => Wie viel Zeit soll über Planungszeiten geplant werden?
Planungszeit Anreise	Wie lange dauert eine Anreise? Wird automatisch bei neuen Planungszeiten gesetzt.
Planungszeit Abreise	Wie lange dauert eine Abreise? Wird automatisch bei neuen Planungszeiten gesetzt.

Mitarbeiter-Zuordnung

Eine Planungszeit kann für alle Mitarbeiter der Tätigkeit oder nur für einzelne Mitarbeiter gelten. Über die Option Gilt für alle Mitarbeiter (Standard: aktiv) wird dies beim Anlegen bzw. Bearbeiten einer Planungszeit festgelegt. Ist die Option deaktiviert, erscheint eine Mitarbeiter-Auswahl, in der die zuständigen Mitarbeiter gewählt werden. In der Planungszeiten-Liste zeigt die Spalte Mitarbeiter, welchen Mitarbeitern eine Planungszeit zugeordnet ist (bzw. Alle).

Wird ein Mitarbeiter neu zu einer Tätigkeit hinzugefügt, öffnet sich der Dialog Mitarbeiter zu Planungszeiten hinzufügen. Darin wird pro Planungszeit festgelegt, welche Mitarbeiter sie durchführen; neu hinzugefügte Mitarbeiter sind zunächst nicht eingeplant. Vergangene Planungszeiten werden dabei nicht verändert, sodass keine rückwirkenden Kalendereinträge entstehen.

Hinweis: Der heutige Tag zählt vollständig als Zukunft: Auch Planungszeiten, die heute bereits begonnen haben, gelten als zukünftig und lassen sich weiterhin einem anderen Mitarbeiter zuordnen – zum Beispiel, um eine kurzfristige Krankmeldung noch am selben Tag zu berücksichtigen.

Beim Planen über die Kalender-Schaltfläche der Tätigkeit kennzeichnen bei mehreren ausgewählten Mitarbeitern farbige Punkte je Mitarbeiter, wer für eine Planungszeit eingeplant ist. Über die Auswahl Neue Zeit für wird bestimmt, welchen Mitarbeitern neu eingezeichnete Planungszeiten zugeordnet werden. Planungszeiten, die keinen der aktuell ausgewählten Mitarbeiter betreffen, werden abgeschwächt (schraffiert) dargestellt.

FlexPlaner

Zur automatischen Planung von Tätigkeiten können Sie den FlexPlaner verwenden. Der FlexPlaner ermöglicht es Ihnen, zu definieren, welche Mitarbeiter für eine Tätigkeit infrage kommen und bis wann diese Tätigkeit erledigt sein muss. Der FlexPlaner gibt Ihnen dann Vorschläge, welche Termine verfügbar sind und welche Mitarbeiter diese Termine übernehmen können. Daraus können Sie dann automatisch Planungszeiten erzeugen. Welche Termine vorgeschlagen werden, hängt von den hinterlegten Arbeitszeiten, Planungszeiten, Abwesenheiten und Kalender-Einträgen der Mitarbeiter ab. Es werden nur Kalender-Einträge berücksichtigt, die als Beschäftigt definiert sind.

Hinweis: Beim Übernehmen einer Tätigkeit in den FlexPlaner werden Startdatum (sofern es in der Zukunft liegt) und Fälligkeit sowie die aktuell verbleibende Schätzung aus dem Planungsstand automatisch übernommen.

Über den FlexPlaner erzeugte Planungszeiten gelten jeweils nur für die eingeplante Person (siehe Mitarbeiter-Zuordnung). Der FlexPlaner kann auch für Tätigkeiten mit mehreren Mitarbeitern verwendet werden.

Planungsstand

Über die Einstellungen im Planungs-Dialog lässt sich die Planungsstand-Ansicht aktivieren. Sie zeigt auf einen Blick, wie viele Planungszeiten in einem Vorgang noch offen sind und in welchem Bereich diese Planungszeiten angelegt werden sollten – eine Hilfe, um die noch zu planende Arbeit gezielt zu verteilen.

Leistungserfassung

Eine Tätigkeit kann Leistungserfassungen enthalten. Eine Leistungserfassung definiert, wann, durch welchen Mitarbeiter und wie lange an dieser Tätigkeit gearbeitet hat.

Die Leistungserfassung kann entweder manuell oder über einen Timer erfolgen.

Feld	Pflicht	Beschreibung
Mitarbeiter	Ja	Welcher Mitarbeiter erfasst seine Leistungerbringung?
Startzeit	Ja	Startzeit der Leistungserbringung
Arbeitszeit	Ja	Wie lange wurde gearbeitet?
Zeit anpassen	Nein	Nur sichtbar, falls die Abrechnungskorrektur aktiv ist. Ist die Option gesetzt, erscheint das Feld Angepasste Arbeitszeit.
Angepasste Arbeitszeit	Nein	Falls die Abrechnungskorrektur aktiv ist und der Benutzer die Berechtigung dafür hat, kann nun pro Leistungserfassung die Arbeitszeit korrigiert werden. Diese Korrektur ändert die Arbeitszeit und damit auch die Abrechnungszeit.
Verbleibend	Nein	Wie lange wird noch benötigt, um die Tätigkeit abzuschließen? Dies setzt automatisch den Wert Arbeitszeit verbleibende in der Tätigkeit
Kommentar	Nein	Ein Freitext zur Leistungserfassung. Der Kommentar lässt sich im Tagesabschluss über den Filter Kommentare anzeigen einblenden und als Spalte in Export-Profilen auswählen.
Lücke aus Tagesabschluss		Listet die offenen Zeit-Lücken eines Tages aus dem Tagesabschluss auf. Mit der Auswahl einer Lücke werden deren Start- und Endzeit in die Leistungserfassung übernommen.

Hinweis: Die Leistungserfassung kann auch umgestellt werden, dass statt Startzeit und Arbeitszeit, Startzeit und Endzeit bzw. Arbeitszeit und Endzeit verwendet wird. Dies lässt sich auch für den Benutzer automatisch einstellen über die Leistungs-Konfiguration Administration > Leistungen > Einstellungen > Allgemein - Standard Erfassung von Zeit.

Hinweis: Angepasste Arbeitszeit: An SAP wird die angepasste Arbeitszeit übergeben. Die Abrechnungszeit wird in SAP bestimmt.

Über die Schaltfläche Verschieben kann eine Leistungserfassung einer anderen Tätigkeit zugeordnet werden – innerhalb derselben Leistung oder in eine andere –, sofern die Berechtigung Leistungserfassungen verschieben vorhanden ist. Die Ziel-Tätigkeit wird dabei ausgewählt; alternativ kann direkt eine neue Leistung angelegt werden. Das Verschieben ist nicht möglich, solange die Quell- oder Ziel-Leistung freigegeben, abgeschlossen (ohne die Berechtigung Nach Abschluss bearbeiten) oder vorläufig abgeschlossen ist.

Materialien

Einer Tätigkeit können Materialien zugewiesen werden, die für die Ausführung der Tätigkeit verwendet wurden.

In DocBee können Materialien entweder aus er Materialien-Liste oder als Freitext Material hinterlegt werden.

Die Materialien, die ausgewählt wurden, werden auf dem Leistungsnachweis angezeigt.

Falls unter Funktionen - Materialien die Option Lagerorte aktiv ist, können den Materialien Lagerorte zugewiesen werden.

Bilder

Einer Tätigkeit können Bilder zugewiesen werden. Diese Bilder werden später auf dem Leistungsnachweis angezeigt.

Hinweis: Dies ist eine Funktion, die unter Administration > Leistungen > Einstellungen > Tätigkeit - Bilder freigeschaltet werden kann.

Reisezeiten

Eine Leistung kann Reisezeiten enthalten. Eine Reisezeit definiert die An- bzw. Abfahrten zum Kunden für eine Leistung.

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	Welcher Mitarbeiter erfasst seine Leistungserbringung?
Gefahrene Kilometer	Die zurückgelegten Kilometer
Startzeit	Startzeit der Leistungserbringung
Arbeitszeit	Wie lange wurde gearbeitet?
Reiseart (optional)	Welche Reiseart liegt vor? Reisearten können über Zahlungsprofile unterschiedliche Abrechnungsarten zugewiesen werden.
Kommentar (optional)	Kommentar zur Reisezeit, sofern unter Administration > Leistungen > Einstellungen > Reisezeit - Kommentar aktiviert. Der Kommentar wird nun direkt in der Reisezeiten-Tabelle angezeigt.

Über die Schaltfläche Verschieben kann eine Reisezeit einer anderen Leistung zugeordnet werden, sofern die Berechtigung Reisezeiten verschieben vorhanden ist. Die Ziel-Leistung wird dabei über eine Tätigkeit ausgewählt – auch von einem anderen Kunden; alternativ kann direkt eine neue Leistung angelegt werden. Alle Felder der Reisezeit bleiben beim Verschieben unverändert erhalten. Das Verschieben ist nicht möglich, solange die Quell- oder Ziel-Leistung freigegeben, abgeschlossen (ohne die Berechtigung Nach Abschluss bearbeiten) oder vorläufig abgeschlossen ist.

Info-Dateien

Leistungen können Info-Dateien zugewiesen werden. Diese Info-Dateien dienen der Unterstützung zur Ausführung der Tätigkeiten. Die hier hinterlegten Info-Datei werden auf die Mobilen Geräte synchronisiert und stehen Offline zur Verfügung.

Die Info-Dateien werden aber nicht Bestandteil des Leistungsnachweises.

Status

Eine Leistung in DocBee kann einer der folgenden Status haben.

Entwurf

Der Status Entwurf definiert, dass die Leistung noch nicht zur Aktiven Bearbeitung freigegeben wurde.

Hinweis: Eine Leistung im Entwurfs-Status wird noch nicht auf die mobilen Geräte synchronisiert und kann nur von Benutzer gesehen werden mit der entsprechenden Berechtigung.

Kalender-Einträge in angebundenen System wie z.B. Exchange werden aber schon erzeugt, um Blocker zu signalisieren.

Eine Leistung im Entwurfs-Status kann entweder automatisch durch setzen eines Datums oder manuell veröffentlicht werden und wandert dann in den Status Offen

Hinweis: Leistungen in diesem Status können gelöscht werden

Offen

Der Status Offen definiert, dass die Leistung bearbeitet werden kann bzw. bearbeitet wird.

In diesem Status werden die Leistungen zu den mobilen Geräten synchronsiert und die eigentliche Bearbeitung der Leistung (Leistungserfassung, Reiszeiten, ... ) wird vorgenommen.

Eine Leistung, die manuell angelegt wurde und nicht als Entwurf gespeichert wurde, wird automatisch im Status Offen erzeugt.

Nachdem die Arbeiten erledigt sind, wird die Leistung entweder durch Betätigen der Schaltfläche Abschließen oder Vorläufig Abschließen in den Status Abgeschlossen bzw. Vorläufig abgeschlossen verschoben.

Hinweis: Leistungen in diesem Status können gelöscht werden

Vorläufig abgeschlossen

Der Status vorläufig abgeschlossen definiert, dass die Arbeiten erledigt sind, aber noch Reisezeiten wie z.B. eine Rückreise erfasst werden soll.

Diese Funktion muss erst unter Administration > Leistungen > Einstellungen > Reisezeit - Rückreise-Erfassung nach vorläufigem Abschluss aktiviert werden. Bei jeder Leistung besteht nun die Möglichkeit den Haken bei Rückreise erfassen nach vorläufigen Abschluss zu setzen und Leistungen vorläufig abzuschließen.

In diesem Status werden die Leistungen zu den mobilen Geräten synchronisiert und es können noch neue Reisezeiten erfasst werden.

Nachdem die zusätzlichen Reisezeiten erfasst wurden, wird die Leistung durch Betätigen der Schaltfläche Abschließen die Leistung in den Status Abgeschlossen versetzt.

Hinweis: Leistungen in diesem Status können nicht mehr gelöscht werden. Falls Sie die Leistung nicht abrechnen wollen, können Sie entweder das Kennzeichen Fakturierbar? entfernen oder die Leistung abschließen und dann Stornieren bzw. Stornieren & Klonen.

Abgeschlossen

Der Status Abgeschlossen definiert, dass die Leistung fertig bearbeitet ist.

Hinweis: Leistungen in diesem Status können nicht mehr gelöscht werden. Falls Sie die Leistung nicht abrechnen wollen, können Sie entweder das Kennzeichen Fakturierbar? entfernen oder diese Leistung Stornieren bzw. Stornieren & Klonen.

Der Nächste Status hängt davon ab, ob die Funktion Freigabecenter aktiviert ist.

Falls das Freigabecenter aktiviert ist. Können Sie in diesem Status noch Veränderung (Zeitkorrekturen, Textanpassungen usw.) vornehmen und sobald diese abgeschlossen ist mit Betätigen der Freigeben Schaltfläche in den Status Freigegeben wechseln.

Falls das Freigabecenter nicht aktiviert ist, kann diese Leistung nicht mehr verändert werden, da sie nun zur Abrechnung freigegeben ist. Ab jetzt erscheint diese Leistung auch unter Abrechnung und kann dort mit dem Setzen einer Abrechnungsnummer bzw. des Vermerks "wird nicht abgerechnet" in den Status Abgerechnet verschoben werden.

Freigegeben

Der Status Freigegeben definiert, dass die Leistung nun abgerechnet werden kann. Diesen Status gibt es nur, falls das Freigabecenter aktiviert ist. Eine Änderung ist nun nicht mehr möglich, da diese Leistung nun zur Abrechnung freigegeben ist. Ab jetzt erscheint diese Leistung auch unter Abrechnung und kann dort mit dem Setzen einer Abrechnungsnummer bzw. den Vermerk " wird nicht abgerechnet" in den Status Abgerechnet verschoben werden.

Nicht fakturiert

Der Status Nicht fakturiert definiert, dass die Leistung nicht fakturiert wurde.

Dieser Status kann erreicht werden, falls das Kennzeichen Fakturierbar? gesetzt wurde oder falls unter Abrechnung diese Leistung als nicht fakturierbar gekennzeichnet wurde.

Hinweis: Falls diese Leistung doch abgerechnet werden soll, kann entweder über das Kennzeichen Fakturierbar? oder über die Abrechnungs-Liste dieser Zustand wieder in Abgeschlossen bzw. Freigegeben versetzt werden.

Abgerechnet

Dieser Status definiert, dass der Abrechnungsprozess erledigt ist. Eine abgerechnete Leistung kann nicht storniert werden. Bei abgerechneten Leistungen wird die Abrechnungsnummer angezeigt.

Falls die Leistung versehentlich auf nicht abgerechnet bzw. mit einer Abrechnungsnummer versehen wurde, kann durch Entfernen dieser Abrechnungsnummer wieder in den Status Abgeschlossen bzw. Freigegeben gewechselt werden. Dadurch wird das Stornieren wieder möglich.

Storniert

Der Status Storniert definiert, dass die Leistung nicht zur Abrechnung freigegeben wurde. Stornierte Leistungen können weiterhin in DocBee eingesehen werden.

Teilabschluss

Mit dem Teilabschluss lässt sich eine Leistung zur Abrechnung freigeben, ohne die weitere Planung zu verlieren.

Im Unterschied zum normalen Abschluss mit nachträglichem Klonen wird beim Teilabschluss die Leistung immer ohne die bereits erfassten Zeiten geklont. Die zukünftigen Planungszeiten werden in die neue Leistung übernommen und die verbleibende Schätzung der Ursprungsleistung wird dort als geschätzte Arbeitszeit, geschätzte Planungszeit und verbleibende Schätzung gesetzt. So kann ein Arbeitspaket sauber abgerechnet und die noch offene Arbeit übersichtlich weitergeführt werden.

Der Teilabschluss steht auch als Reaktion in der Automatisierung zur Verfügung.

Nachrichten

Empfangen

Leistungs-Nachrichten können entweder über einen konfigurierten Vorgangs-Mail-Parser oder über die REST API empfangen werden.

Hinweis: Falls eine E-Mail mit einer Leistungsnummer an einen Vorgangs-Mail-Parser geschickt wird und es noch keinen Vorgang zu dieser Leistung gibt, wird ein neuer Vorgang erzeugt und mit der Leistung verknüpft.

Wichtig: Damit beim Mail-Parser die E-Mail wieder der richtigen Leistung zugewiesen werden kann, muss im Betreff die Leistungsnummer in eckigen Klammern vorhanden sein. Falls dies nicht der Fall sein sollte, wird ein neuer Vorgang angelegt.

Verschicken

Aus DocBee können E-Mails und SMS verschickt werden. Zusätzlich gibt es noch die Option, nur eine Leistungs-Notiz zu produzieren.

Um eine Nachricht zu verschicken, klicken Sie auf die Schaltfläche Nachricht. Dies öffnet einen Dialog mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
Typ	E-Mail: Versendet eine E-Mail an die angegebenen Empfänger und Empfänger im CC sowie optional interne Benachrichtigungen. Leistungsnotiz: Ist eine Notiz an einer Leistung. SMS: Versendet eine SMS aus DocBee an die angegebene Mobilnummer des Kontaktes, Benutzers oder Externen Dienstleisters, sofern der MessageBird Dienst aktiviert ist.
Vorlage	Die Vorlage, die zum Nachrichtenversand verwendet werden soll. Falls der Betreff oder die Nachricht geändert wird, wird dieser Text versendet.
Zu Nachrichten hinzufügen	Definiert, ob eine Nachricht als Leistungs-Nachricht angezeigt werden soll oder nicht. Falls der Haken nicht gesetzt ist, wird die E-Mail bzw. SMS trotzdem verschickt
Interne Nachricht	Definiert, dass eine Nachricht intern ist
Benachrichtigungen	Hier können Benutzer ausgewählt werden, die eine Benachrichtigung zu dieser Nachricht bekommen sollen.
Betreff	Das Betreff-Feld der Nachricht. Dem Betreff wird vorm Versenden automatisch die Vorgangsnummer in eckigen Klammern vorangestellt, falls diese nicht Bestandteil des Betreffs sind.
Nachricht	Die Nachricht, welche versandt wird.
Anhänge	Hier ist die Liste der aktuellen Anhänge der Nachricht zu sehen. Über die Schaltfläche Anhänge hinzufügen… können Anhänge hinzugefügt werden. Die Maximale Dateigröße eines Anhangs liegt aktuell bei 25 MB.

Nachrichten-Status

Bei den Leistungs-Nachrichten sehen Sie direkt, was aus einer verschickten Nachricht geworden ist:

Status	Bedeutung
Gesendet	Die Nachricht wurde erfolgreich verschickt.
Ausstehend	Die Nachricht liegt noch im Nachrichtenausgang und wartet auf den Versand.
Fehlgeschlagen	Der Versand ist fehlgeschlagen. Über den Nachrichtenausgang lässt sich die Nachricht Erneut senden.

Antworten

Sie können auf einzelne Leistungs-Nachrichten antworten. Um zu antworten, öffnen Sie die Leistungs-Nachricht und drücken die Antworten-Schaltfläche. Dies öffnet einen Dialog ähnlich dem Nachrichtenversand-Dialog, in dem Sie Ihre Antwort schreiben und verschicken können.

Weiterleiten

Sie können einzelne Leistungs-Nachrichten an eine oder mehrere E-Mail Adressen weiterleiten. Um eine Nachricht weiterzuleiten, öffnen Sie die Leistungs-Nachricht und drücken die Weiterleiten-Schaltfläche. Dies öffnet einen Dialog ähnlich dem Nachrichtenversand-Dialog, in dem Sie den Empfänger bestimmen und die Nachricht editieren können.

Im Popup öffnen

Um eine Leistungs-Nachricht in voller Breite zu lesen, öffnen Sie sie in einem eigenen Fenster: Wählen Sie dazu im Menü Aktionen … den Eintrag Im Popup öffnen. Es öffnet sich ein separates Browser-Fenster, das Sie frei in Breite und Höhe verändern können – praktisch bei großen E-Mails, die in der schmalen Nachrichten-Liste nur eingeschränkt lesbar sind.

Das Popup-Fenster zeigt die Nachricht ausschließlich zum Lesen an, inklusive ihrer Anhänge; zum Antworten oder Weiterleiten schließen Sie das Fenster wieder und nutzen die entsprechende Schaltfläche in der Nachrichten-Liste.

Nachrichten-Entwürfe

Wie bei Vorgangs-Nachrichten können Sie auch eine begonnene Leistungs-Nachricht, Antwort oder Weiterleitung als Entwurf speichern – privat für Sie allein oder geteilt für das Team – und später fertigstellen. Gespeicherte Entwürfe erscheinen am Ende der Nachrichten-Liste, direkt über dem Texteingabefeld. Voraussetzung ist die Berechtigung Nachrichten - Entwürfe; zum Versenden benötigen Sie zusätzlich Nachrichten - E-Mail/SMS verschicken (siehe Nachrichten-Entwürfe in Vorgängen). In der Leistungsliste und den weiteren Leistungslisten finden Sie Leistungen mit offenen Entwürfen über den Filter Entwürfe (Meine, Geteilte oder Alle), den Sie bei Bedarf über die Tabellen-Einstellungen hinzufügen.

Details siehe Nachrichten-Entwürfe bei den Vorgängen – die Funktion verhält sich für Leistungen identisch.

Hinweis: Nachrichten-Entwürfe haben nichts mit dem Leistungs-Status Entwurf zu tun.

Intern / Extern

DocBee unterscheidet zwischen internen und externen Nachrichten.

Interne Nachrichten können nur von normalen Benutzern und Externen Dienstleister-Benutzern gesehen werden.

Wichtig: Interne Nachrichten können nicht von Kunden-Logins gesehen werden.

Externe Nachrichten können von allen Benutzern inklusive Kunden-Logins gesehen werden.

Eine Nachricht kann von einem Benutzer mit der Berechtigung Nachrichten Sichtbarkeit anpassen von Intern auf Extern bzw. andersrum geändert werden.

Interne Nachrichten sind in der Nachrichten-Liste genauso gekennzeichnet wie im Vorgang, siehe Kennzeichnung in der Nachrichten-Liste.

Nachrichten filtern

Der Filter der Nachrichten-Liste funktioniert wie im Vorgang, siehe Nachrichten filtern. Zusätzlich steht unter Zusätzlich die Option Vorgangs-Nachrichten zur Verfügung, mit der Sie die Nachrichten des verknüpften Vorgangs einblenden.

Modus

Nachrichten-Liste

Die Nachrichten werden unter der Leistung angezeigt. Sobald eine Leistung geöffnet wird, werden die letzten 10 Nachrichten automatisch geladen und eingeklappt dargestellt. Falls weitere Nachrichten vorhanden sein sollten, können Sie über eine Schaltfläche geholt werden.

In diesem Modus werden alle Nachrichten-Typen über die Schaltfläche Nachricht erzeugt.

Hinweis: Über eine Schaltfläche können zusätzlich alle Nachrichten des verknüpften Vorgangs angezeigt werden.

Instant-Messaging

Die Nachrichten werden je nach Auflösung entweder neben oder unter den Leistungs-Daten angezeigt. In diesem Modus werden so viele Nachrichten geladen, wie auf dem Bildschirm aktuell angezeigt werden können. Durch scrollen nach oben werden weitere Nachrichten geladen.

Falls Nachrichten hinzukommen, während die Leistung geöffnet ist, werden diese sofort hinzugefügt.

In diesem Modus werden Leistungsnotizen direkt unter den Nachrichten erzeugt.

Hinweis: Über eine Schaltfläche können zusätzlich alle Nachrichten des verknüpften Vorgangs angezeigt werden.

Berechtigungen

Ob ein Benutzer Zugriff auf eine Leistung hat, wird in dieser Reihenfolge überprüft:

1. Hat der Benutzer die Berechtigung Zugriff auf Kunden beschränken und ist entweder einer Kunden-Gruppe zugewiesen in der sich der Kunde der Leistung befindet oder ist keiner Kunden-Gruppe zugewiesen?
2. Hat der Benutzer Zugriff auf die Vertraulichkeit der Leistung oder ist die Vertraulichkeit mit Zugriff für Verantwortliche definiert und der aktuelle Benutzer ist der Verantwortliche (Definiert durch Vertraulichkeits-Zuweisungen. Greift nur, falls die Funktion Vertraulichkeiten aktiviert ist) ?
3. Hat der Benutzer Zugriff auf den Verantwortlichen (Benutzer/Queue) oder einen Mitarbeiter (Benutzer) einer Tätigkeit (Definiert durch die Mitarbeiter-Gruppen innerhalb der Benutzerverwaltung) ?
4. Hat die Leistung keinen Verantwortlichen und der Benutzer hat die Berechtigung "Sieht nicht zugewiesene Leistungen/Protokolle" und ein Kunde ist gesetzt und hat der Benutzer Zugriff auf diesen Kunden (Definiert durch die zugewiesenden Kunden-Gruppen in der Benutzerverwaltung) ?

Ansichten

Listen / Tabellen

Leistungen in DocBee können als Listen dargestellt werden. Die Standard-Liste finden Sie in der Navigation unter Leistungen.

Des Weiteren gibt es in DocBee weitere Leistungs-Listen die entweder schon vorgefilterte Listen anzeigt (z.B. Beim Kunden oder Kunden-Objekten) und diverse Dashboard Widgets für spezielle Vorgangs-Listen.

Hinweis: Wie fast jede Liste in DocBee, können Sie auch bei Leistung-Listen Tabellen-Einstellungen inklusive Filter definieren.

Hinweis: In DocBee gibt es die Möglichkeit, dass sich die Listen automatisch aktualisieren. Diese Option kann jeder Benutzer in seinem Profil aktivieren.

Hinweis: Spalten in Tabellen können nach mehreren Spalten gleichzeitig sortiert werden, dafür muss beim Auswählen einer weiteren Spalte die "Shift"-Taste gedrückt werden.

Favoriten

Einzelne Leistungs-Listen können Sie in den Tabellen-Einstelllung als Favoriten markieren. Falls eine Tabellen-Einstellung so markiert ist, taucht diese als direkter Navigationspunkt unter Leistungen auf.

Hinweis: Die Favoriten-Logik steht auch Kunden-Logins zur Verfügung.

Persönliche Konfiguration

In DocBee kann jeder Benutzer spezielle Einstellungen für das Verhalten von Leistungen selbst konfigurieren.

Die persönliche Konfiguration von Leistungen kann über die Benutzereinstellung vorgenommen werden in dem oben auf das Benutzericon in der Top-Navigation Einstellungen > Leistung geklickt wird.

Leistungs-Konfiguration

Name	Beschreibung
Seiten-Titel	Definiert wie der Seiten-Titel beim Bearbeiten von Leistungen aufgebaut ist Leistungs-ID => Zeigt die Leistungs-ID im Titel des Tabs an Tätigkeits-Titel (1.Tätigkeit) => Zeigt den Titel der ersten Tätigkeit als Titel des Tabs an
Vorgangs-Status	Falls dies aktiviert wird, wird innerhalb der Leistung der Vorgangs-Status mit angezeigt
Automatische Benutzerauswahl	Falls dies aktiviert wird, wird automatisch bei neuen Benutzerauswahl bei Leistungen der aktuell angemeldete Benutzer gewählt
Erfassung von Zeiten	Definiert die Standard-Einstellung für die Erfassung von Zeiten
Zeitraum-Planung anzeigen	Falls dies aktiviert wird, wird Ihnen innerhalb der Leistung die Zeitraum-Planung angezeigt
Schnellanlage in Navigations-Leiste	Aktiviert die Leistungs-Schnellanlage in der oberen Navigations-Leiste.
Timer in Navigations-Leiste	Aktiviert die Timer in der oberen Navigations-Leiste.
Leistungserfassungen aus Liste anlegbar	Definiert, ob es möglich ist, Leistungserfassungen aus der Leistungs-Liste anzulegen.
Timer aus Liste anlegbar	Definiert, ob es möglich ist, Timer aus der Leistungs-Liste anzulegen.
Tätigkeit Beschreibung aufklappen	Falls dies aktiviert wird, wird die Tätigkeits-Beschreibung bei langem Text standardmäßig ausgeklappt angezeigt.
Tätigkeit Interne Beschreibung aufklappen	Falls dies aktiviert wird, wird die interne Beschreibung von Tätigkeiten bei langem Text standardmäßig ausgeklappt angezeigt.
Tätigkeiten einklappen	Falls dies aktiviert wird, werden die abgeschlossenen Tätigkeiten beim Öffnen der Seite eingeklappt
Planungs-Zeiten eingeklappt	Definiert, ob die Planungs-Zeiten standardmäßig eingeklappt sind.
Leistungserfassungen eingeklappt	Definiert, ob die Leistungserfassungen standardmäßig eingeklappt sind.
Materialien eingeklappt	Definiert, ob die Materialien standardmäßig eingeklappt sind.
Bilder eingeklappt	Definiert, ob die Bilder standardmäßig eingeklappt sind.
Menü ausgeklappt lassen	Lässt das Menü für Leistungen immer ausgeklappt
Leere Felder anzeigen	Falls aktiv, werden leere Felder nicht ausgeblendet.
Vorgangs-Nachrichten	Definiert den Standardwert für Vorgangs-Nachrichten anzeigen
Anhangsnamen anzeigen	Definiert, ob die Namen der Anhänge im Kopf von Nachrichten angezeigt werden.
Nachrichten-Liste ausgeklappt	Soll die Nachrichten standardmässig ausgeklappt sein
Abgeschlossen Weiterleitung	Definiert die Weiterleitung nachdem die Leistung abgeschlossen wurde
Freigeben Weiterleitung	Definiert die Weiterleitung nachdem die Leistung freigeben wurde

Hinweis: Es kann auch eine Tabellen-Einstellung bei der Weiterleitung gewählt werden, hier werden aber nur fest in der Tabellen-Einstellung definierten Werte berücksichtigt.

Kalender-Einstellungen

Name	Beschreibung
Standard-Modus	Definiert den Standard-Modus für den Tätigkeits-Kalender
Einrast-Einstellung	Definiert in welchen Intervallen die Termine im Tätigkeits-Kalender einrasten können
Automatische Planung	Definiert den Standardwert für Automatische Planung im Tätigkeits-Kalender
Zeiten aufteilen	Definiert den Standardwert für Zeiten im Tätigkeits-Kalender

Schaltflächen-Konfiguration

Seit 2021.2 kann definiert werden welche Schaltflächen direkt angezeigt werden sollen und welche nur über die drei Punkte "Mehr" erreichbar sind.

Vorlagen

DocBee bietet Ihnen die Möglichkeit, Vorlagen für Leistungen anzulegen. Diese Vorlagen können Sie unter Administration > Leistungen > Leistungs-Vorlagen anlegen bzw. editieren.

Leistungs-Vorlagen können Sie in DocBee bei der manuellen Anlage, bei Vorgangs-Vorlagen, bei Vorgangs-Regeln, bei Automatisierungen, in DocBee Skript und bei Webhooks verwenden.

Feldbeschreibung

Zusätzlich zu den normalen Leistungs-Felder, bietet die Vorlage folgende weitere Felder.

Name	Beschreibung
Als Tätigkeits-Vorlage auswählbar	Dies definiert, ob diese Tätigkeit in der Leistungs-Vorlage auch als Vorlage bei neuen Tätigkeiten verwendet werden kann oder nicht.
Leistungen	Die hier hinterlegten Leistungsvorlagen werden mit der Vorgangsvorlage angelegt.
Protokolle	Die hier hinterlegten Protokolle werden mit der Vorgangsvorlage angelegt.

Tätigkeits-Vorlagen

Zusätzlich zur Option Leistungs-Vorlagen anzulegen, gibt es auch die Möglichkeit Tätigkeits-Vorlage zu definieren. Diese Vorlagen können Sie unter Administration > Leistungen > Tätigkeits-Vorlagen anlegen bzw. editieren.

Spezielle Benutzerauswahl

Aktueller Benutzer bei Verwendung

Beim Verantwortlichen einer Leistungs-Vorlage oder beim Mitarbeiter der Tätigkeits-Vorlage kann Aktueller Benutzer bei Verwendung ausgewählt werden. Für daraus erzeugte Leistungen oder Tätigkeiten wird dann jeweils der aktuell ausführende Benutzer eingetragen. Wird die Leistung oder Tätigkeit nicht im Kontext eines Benutzers angelegt (z. B. durch die Automatisierung), kann DocBee den Verantwortlichen oder Mitarbeiter nicht setzen: Die Leistung oder Tätigkeit wird nicht angelegt. Das gilt ebenso, wenn die Vorlage Sofort abschließen vorsieht. DocBee protokolliert in diesen Situationen einen Fehler im Fehler-Protokoll.

Platzhalter

In Textfeldern der Leistungs-Vorlage können Platzhalter verwendet werden, die bei der Anlage der Leistung automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt werden.

Datums-Platzhalter

Diese Platzhalter verwenden das Erstelldatum der Leistung.

Platzhalter	Wert
%DAY%	Tag des Monats (als Zahl)
%MONTH%	Monat (als Zahl)
%MONTH_NAME%	Name des Monats (z.B. September)
%MONTH_SHORT_NAME%	Kurzname des Monats (z.B. Jan)
%YEAR%	Jahr (als Zahl, vierstellig z.B. 2025)
%YEAR_SHORT%	Jahr (als Zahl, zweistellig z.B. 25)

Vorgangs-Platzhalter

Leistungs-Vorlagen können ebenfalls Platzhalter aus dem Vorgang verwenden, aus dem die Leistung erstellt wird. Dies ermöglicht es, Daten aus dem Vorgang automatisch in die Leistung zu übernehmen.

Werte des Vorgangs können über die Nachrichten-Logik in folgenden Feldern verwendet werden:

Vorlage	Feld
Leistung	Referenznummer
Leistung	Externe Referenznummer
Leistung	ERP Referenznummer
Tätigkeit	Titel
Tätigkeit	Beschreibung
Tätigkeit	Interne Beschreibung

Leistungs-Vorlagen-Gruppen und Tätigkeits-Vorlagen-Gruppen

In DocBee können Sie Leistungs-Vorlagen-Gruppen und Tätigkeits-Vorlagen-Gruppen definieren. Diese können dann Benutzern oder externen Dienstleistern zugewiesen werden, um die Auswahl der Vorlagen zu begrenzen. Dies ist z.B. hilfreich, wenn Sie viele Vorlagen haben, die in Automatisierungen verwendet werden, aber nicht für die manuelle Anlage benutzt werden. Wenn ein Benutzer/externer Dienstleister keine Vorlagen-Gruppen hat, ist die Vorlagen-Auswahl nicht eingeschränkt.

Regel

DocBee bietet Ihnen die Möglichkeit, Leistungen in bestimmten Intervallen automatisch anzulegen.

Diese Leistungs-Regeln können Sie unter Administration > Leistungen > Regeln anlegen bzw. editieren.

Die Leistungs-Regeln entsprechen Leistungs-Vorlagen mit der zusätzlichen Option für die Intervall Bestimmung.

Einstellungen

Feldbeschreibungen

Feld	Beschreibung
Vorlauftage	Wie viele Tage vorm Termin soll die Leistung erzeugt werden?
Start- /Enddatum	In welchem Zeitraum soll die Regel greifen?
Regelart	siehe Regelarten

Regelarten

Täglich

Die Regel wird täglich ausgeführt.

Alle X Tage

Die Regel wird alle X Tage ausgeführt, wobei der Wert aus dem Feld Alle X Tage verwendet wird.

Alle X Wochen

Die Regel wird alle X Wochen ausgeführt, wobei der Wert aus dem Feld Alle X Wochen verwendet wird und zusätzlich definiert wird, an welchen Wochentagen die Regel ausgeführt werden soll.

Jeden Tag des Monats

Definiert einen Tag im Monat, an dem diese Regel ausgeführt werden soll. Die Regel wird dem definierten Intervall entsprechend (Alle X Monate) ausgeführt.

Hinweis: Falls hier ein Tag eingegeben wird, der in dem Monat nicht vorhanden ist, wird der letzte Tag des Monats verwendet.

Jeden XTen Wochentag im Monat

Die Regel wird alle X Monate (Definierbar über Alle X Monate) ausgeführt und es wird der Wochentag über die Wochentage und über die Einstellung Jeden Xten Wochentag des Monats definiert.

Jährlich

Die Regel wird an genau einem Tag (Definierbar über Monat und Tag) im Jahr ausgeführt.

Platzhalter

In Textfeldern der Leistungs-Regel können Datums-Platzhalter (siehe Platzhalter) verwendet werden. Dabei wird das Startdatum der Leistung verwendet (nicht das Erstelldatum, das mit Vorlauftagen vor dem Startdatum liegt).

Abrechnung

Leistungen im Status Abgeschlossen bzw. Freigegeben und Abgerechnet können im Bereich Abrechnung weiter bearbeitet werden.

Freigabecenter

Automatische Freigabe

Um Leistungen automatisch freizugeben, aktivieren Sie die Option Automatische Freigabe ohne Konflikt unter Administration > Leistungen > Freigabecenter. Ist diese Option aktiv, wird eine Leistung beim Abschluss automatisch freigegeben, falls diese Leistung keine Konflikte hat. Konflikte sind in der Leistungsansicht einsehbar und können über die Freigabeprüfung oder die REST API angelegt werden.

Freigabeprüfung

Die Freigabeprüfung geschieht über das Event Leistungsfreigabeprüfung in der Automatisierung. Dort kann hinterlegt werden, dass in bestimmten Fällen Konflikte angelegt werden sollen. Die Freigabeprüfung wird automatisch nach Abschluss einer Leistung ausgeführt und kann durch Anlage von Konflikten die automatische Freigabe unterbinden.

Beispiel

Sie haben sich entschieden die automatische Freigabe zu nutzen. Leistungen werden nun nach Abschluss automatisch freigegeben. Dies soll allerdings nicht passieren, wenn ein Innendienstler mehr als 6 Stunden auf eine Leistung bucht. In diesem Beispiel würden Sie folgende Automatisierung anlegen:

Wenn nun ein Innendienstler mehr als 6 Stunden auf eine Leistung bucht und diese abschließt, wird die Leistung nicht automatisch freigegeben. In der Leistung finden Sie nun einen Konflikt:

Sie können diese Leistung nun manuell prüfen und gegebenenfalls freigeben. Falls Sie weitere Fälle haben, in denen eine Leistung nicht automatisch freigegeben werden soll, können Sie diese über weitere Automatisierungen abbilden. Bei allen anderen Leistungen sparen Sie nun die Zeit für den manuellen Freigabeprozess.

Administration

Die Administration von Leistungen finden Sie unter Administration > Leistungen.

Einstellungen

Administration > Leistungen > Einstellungen

Allgemein

Feld	Beschreibung
Kleinste Zeiteinheit*	Definiert den Rundungswert für die protokollierte Zeit der Leistungserfassung. Diese Einstellung hat Einfluss auf Zeiten aus dem Timer und die manuellen Leistungserfassung. Zeiten aus dem Timer und der Leistungserfassung werden auf den nächst größeren Wert laut dem eingestellten Intervall aufgerundet.
Kleinste abrechenbare Zeiteinheit*	Definiert den Rundungswert für die abrechenbare Zeiten in DocBee. Wenn die kleinste abrechenbare Zeit auf 15 Minute eingestellt ist, so wird beim Abschließen einer Leistung die Zeit aus einer Tätigkeit auf die nächsten 15 Minuten aufgerundet. Gibt es zwei oder mehr Einträge in der Leistungserfassung innerhalb eines Intervalls von 15 Minuten innerhalb einer Tätigkeit, so werden die Zeiten zusammengefasst. Anbei ein Beispiel, um dies zu verdeutlichen: Leistungserfassung 08:00 Uhr bis 08:05 Uhr + 08:10 bis 08:15 = 15min abrechenbare Zeit Leistungserfassung 08:00 Uhr bis 08:05 Uhr + 08:20 bis 08:25 = 30min abrechenbare Zeit
Kleinste Zeiteinheit Schaltfläche*	Definiert den Wert auf der Schaltfläche für z. B. manuelle Leistungserfassungen und Planungszeiten. Die Schaltflächen für die Addition und Subtraktion von Minuten passen sich nach diesem Wert an.
Standard Tätigkeitsdauer (Voreinstellung)	Definiert allgemein die Voreinstellung für geschätzte und verbleibende Arbeitszeit sowie geschätzt Planungszeiten bei neuen Tätigkeiten innerhalb von Leistungen, welche nicht aus Vorlagen erstellt werden.
Entwurf	Aktiviert die Möglichkeit, Leistungen als Entwurf anzulegen.
Leistung immer mit Vorgang	Aktiviert das automatische Anlegen von Vorgängen durch DocBee, falls Leistungen keinem Vorgang zugewiesen wurden.
Nachrichten	Aktiviert das Anlegen und Anzeigen von Nachrichten in Leistungen.
Info-Dateien	Aktiviert das Hinzufügen von Info-Dateien zu Leistungen.
Priorität	Aktiviert die Vergabe von Prioritäten auf Leistungen.
Referenznummer	Aktiviert ein weiteres durchsuchbares Feld "Nummer" in Leistungen, um Referenznummern an einer Leistung zu speichern. Dieses Feld ist auch im Bereich Abrechnung an Leistungen zu sehen.
Externe Referenznummer	Aktiviert die Vergabe von externen Referenznummer für Leistungen. Diese können von Kunden-Logins gesehen werden.
Vertragsliste	Aktiviert eine Auflistung der benutzten Verträge in Tätigkeiten und Leistungserfassungen.
Erfassung beschränken	Aktiviert die Möglichkeit, Buchungen von manuellen Leistungserfassungen und Reisezeiten über heute hinaus zu unterbinden.

• Kleinste abrechenbare Zeiteinheit und Kleinste Zeiteinheit Schaltfläche können nur Vielfaches von Kleinste Zeiteinheit sein.

Tätigkeit

Feld	Beschreibung
Titel Leistungsart	Aktiviert, dass der Titel der Tätigkeit immer der Name der Leistungsart ist.
Bilder	Aktiviert den Anhang von Bildern an Tätigkeiten.
Interne Beschreibung	Aktiviert die interne Beschreibungen für Tätigkeiten. Diese Beschreibung wird nicht im Leistungsnachweis angezeigt.
Freitext-Materialien	Aktiviert das Erfassen von Materialien unter Tätigkeiten als Freitext.
Planung	Aktiviert die Planung mit geschätzten Arbeitszeiten und Fälligkeiten für Tätigkeiten.
Geschätzte Arbeitszeit als Standard	Standard geschätzte Arbeitszeit für Planung
Alternativer Ort	Aktiviert die Möglichkeit, einen alternativen Erbringungs-Ort für Tätigkeiten einzutragen.
Abrechnungskorrektur	Aktiviert die Korrektur von Abrechnungen für Tätigkeiten.
Abschluss unterbinden	Aktiviert die Möglichkeit, den manuellen Abschluss von Tätigkeiten ohne Leistungserfassung zu unterbinden.

Leistungserfassung

Feld	Beschreibung
Erfassung inklusive Uhrzeit	Aktiviert die Leistungserfassung inklusive Uhrzeit.
Verbleibend	Aktiviert den Eintrag von verbleibenden Arbeitszeiten für Mitarbeiter in den Leistungserfassungen.
Kommentar	Aktiviert die Möglichkeit, einen Kommentar zu einer Leistungserfassung zu erstellen.
Kommentar als Pflichtfeld	Aktiviert den Leistungserfassungs-Kommentar als Pflichtfeld.

Reisezeit

Feld	Beschreibung
Reisezeiten	Aktiviert die Eingabe einer Distanz für Reisezeiten.
Reiseart	Aktiviert die Reiseart als Pflichtfeld.
Kommentar	Aktiviert die Möglichkeit, einen Kommentar zu einer Reisezeit zu verfassen.
Rückreise-Erfassung nach vorläufigem Abschluss	Aktiviert die Möglichkeit, nach einem vorläufigen Abschluss einer Leistung noch eine Rückreise zu erfassen.

Abschluss

Feld	Beschreibung
Abschluss bei aktiven Timer verhindern	Aktiviert die Validierung von Timern, um bei aktiven Timern den Leistungs-Abschluss zu unterbinden.
Abschluss bei Überschneidungen verhindern	Aktiviert die Möglichkeit, den Abschluss einer Leistung bei Überschneidung von manuellen Leistungserfassungen einer Tätigkeit oder Reisezeiten zu unterbinden.
Erfolgreich abgeschlossen	Aktiviert die Kennzeichnung von Leistungen als "Erfolgreich abgeschlossen". Diese Kennzeichnung ist auch in Leistungsnachweisen sichtbar. Pro Leistung einstellbar.
Versand Leistungsnachweis	Wann soll der Leistungsnachweis verschickt werden?
Benachrichtigung versenden als Standard	Aktiviert, ob Leistungsnachweise standardmäßig versendet werden sollen.
PIN	Aktiviert die Eingabe eines PINs zum Abschluss von Leistungen. Pro Leistung einstellbar.
PIN als Standard	Aktiviert, ob PINs standardmäßig eingefordert werden sollen.
PIN Länge	Definiert die Länge der generieren PINs.
Unterschriften	Aktiviert das Unterschreiben von Leistungen. Pro Leistung einstellbar.
Unterschrift als Standard	Aktiviert, ob Unterschriften standardmäßig eingefordert werden sollen.
Kunden-Unterschrift mit Namen-Eingabe	Aktiviert, ob der Name des Kunden bei der Unterschrift abgefragt werden sollen.

Freigabe

Feld	Beschreibung
Leistungsnachweis-PDF standardmäßig überschreiben	Aktiviert die Vorauswahl, dass bei Änderungen die PDF des Leistungsnachweises überschrieben wird.
Original-Leistungsnachweis-PDF standardmäßig anhängen	Aktiviert die Vorauswahl, dass beim Überschreiben der PDF der Original-Leistungsnachweis mit angehängt wird.
Leistungsnachweis-PDF Standards erzwingen	Aktiviert die Möglichkeit, einen Kommentar zu einer Reisezeit zu verfassen.
Rückreise-Erfassung nach vorläufigem Abschluss	Aktiviert, dass der Dialog mit der Vorauswahl übersprungen wird.

Abrechnung

Feld	Beschreibung
Kontingentaufwände anzeigen	Aktiviert, dass in der Abrechnungsliste die Kontingentaufwände mit angezeigt werden.

Benachrichtigungen

Feld	Beschreibung
Abschluss-Email Vorlage	E-Mail Vorlage, welche den Kunden über den Abschluss einer Leistung informiert.
Stornierung-Email Vorlage	E-Mail Vorlage, welche den Kunden über das Stronieren einer Leistung informiert.
Sende Erstellungs-Email an Kunden	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird der Kunden-Kontakt per E-Mail über neu angelegte Leistungen informiert.
Sende Zuweisungs-Email	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird der Leistungs-Verantwortliche per E-Mail über die Zuweisung der Leistung informiert. Diese E-Mail wird nicht verschickt, falls der Verantwortliche selber die Zuweisung vorgenommen hat.
Sende Zuweisungs-SMS	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird der Leistungs-Verantwortliche per SMS über die Zuweisung der Leistung informiert. Diese SMS wird nicht verschickt, falls der Verantwortliche selber die Zuweisung vorgenommen hat.
Sende Zuweisungs-Web-Benachrichtigung	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird der Leistungs-Verantwortliche per Web-Benachrichtigung über die Zuweisung der Leistung informiert. Diese Benachrichtigung wird nicht verschickt, falls der Verantwortliche selber die Zuweisung vorgenommen hat.
Sende Zuweisungs-Benachrichtigung an App	Falls dieses Einstellung aktiviert ist, wird der Leistungs-Verantwortliche per Push-Benachrichtung über die native App über die Zuweisung der Leistung informiert.
Sende Tätigkeit-Zuweisungs-Email	Falls diese Einstellung aktiviert ist, werden die in der Tätigkeit ausgewählten Mitarbeiter per E-Mail über die Zuweisung einer Tätigkeit informiert.
Sende Tätigkeit-Zuweisungs-SMS	Falls diese Einstellung aktiviert ist, werden die in der Tätigkeit ausgewählten Mitarbeiter per SMS über die Zuweisung einer Tätigkeit informiert.
Sende Tätigkeit-Web-Benachrichtigung	Falls diese Einstellung aktiviert ist, werden die in der Tätigkeit ausgewählten Mitarbeiter per Web-Benachrichtigung über die Zuweisung einer Tätigkeit informiert.
Benachrichtigung Verantwortlicher bei neuer Nachricht	Sendet eine E-Mail oder Web-Benachrichtigung an den Verantwortlichen bei Eingang einer neuen Leistungs-Nachricht, sofern er nicht der Absender der Nachricht ist

Kalender

Feld	Beschreibung
Termin-Vorlage Arbeit	Definiert eine benutzerdefinierte Termin-Vorlage für die Kalender-Anbindung, die angewendet wird falls eine Planungszeit vom Typ Arbeit angelegt wurde.
Termin-Vorlage Anreise	Definiert eine benutzerdefinierte Termin-Vorlage für die Kalender-Anbindung, die angewendet wird falls eine Planungszeit vom Typ Anreise angelegt wurde.
Termin-Vorlage Rückreise	Definiert eine benutzerdefinierte Termin-Vorlage für die Kalender-Anbindung, die angewendet wird falls eine Planungszeit vom Typ Rückreise angelegt wurde.

Zusatzfelder

Definiert Zusatzfelder die für alle Leistungen angezeigt und geändert werden können.

Hinweis: Alle Zusatzfelder können aktuell nicht in der APP geändert werden.

Karten

Feld	Beschreibung
Aktiviert	Aktiviert die Leistungs-Karten in DocBee

Statistiken

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	Aktiviert die Mitarbeiter-Statistik in DocBee
Mitarbeiterübersicht	Aktiviert die Mitarbeiterübersicht-Statistik in DocBee
Kunde	Aktiviert die Kunden-Statistik in DocBee
Kundenübersicht	Aktiviert die Kundenübersicht-Statistik in DocBee
Leistungsartübersicht	Aktiviert die Leistungsartübersicht-Statistik in DocBee

Nachrichten-Vorlagen

Hier kann die Nachrichten-Vorlagen für den Versand bestimmter leistungsbezogener Ereignisse ausgewählt werden. Bei der Ersteinrichtung sind die Standard-Nachrichten-Vorlagen hinterlegt. Die Nachrichten-Vorlagen werden Nachrichten Vorlagen angelegt bzw. editiert.

Hinweis: Für die E-Mail Vorlagen, welche an Kunden gesandt werden, wie "Abschluss (Leistung)", "Stornierung ( Leistung)", "Erstellung (Leistung)" greifen die Einstellungen unter dem Kunden-Kontakt "Sende Email/Fax" bzw. "Sende Email/Fax (Ausgewählt)".

Leistungsarten

Unter Administration > Leistungen > Leistungsarten können Leistungsarten (in der ERP häufig als Dienstleistungsartikel bezeichnet) für Tätigkeiten angelegt bzw. bearbeitet werden.

Die Leistungsarten dienen als Basis für die Abrechnung und können über Zahlungsprofilen Abrechnungsarten zugewiesen werden. Zusätzlich werden Leistungsarten in den Verträgen verwendet, um zu definieren welche Leistungsarten Inklusiv-Leistungen sind bzw. welche Leistungsarten auf ein Kontingent gebucht werden sollen.

Feldbeschreibungen

Feld	Beschreibung
Leistungsart	Name der Leistungsart
Leistungsnummer	Eine optionale Leistungsnummer
Standard	Sofern eine Leistungsart als Standard gesetzt wurde, wird diese bei jeder neuen Leistung bzw. Tätigkeit, welche nicht aus einer Vorlage stammt, als Voreinstellung gesetzt. Sofern einmal eine Leistungsart als Standard gesetzt wurde, ist das Deaktivieren der Standard-Leistungsart nur noch darüber möglich, dass eine andere Leistungsart als Standard gewählt wird und diese wiederum deaktiviert wird.

Hinweis: Bei bestimmten ERP Systemen wie z.B. Systemhaus.One ist die Anlage von Leistungsarten nicht möglich. Die Leistungsarten werden in diesen Fällen aus dem ERP übernommen und nachher zur Abrechnung übergeben.

Gruppen

Dienen der Steuerung des Zugriffs auf ausgewählte Leistungsarten für Mitarbeiter und Externe Dienstleister. Administratoren haben immer Zugriff auf alle aktiven Leistungsarten.

Leistungsart-Gruppen können unter Administration > Leistungen > Leistungsarten-Gruppen angelegt und verwaltet werden.

Reisearten

Unter Administration > Leistungen > Reisearten können Reisearten angelegt bzw. bearbeitet werden.

Die Reisearten dienen als Basis für die Abrechnung und können über Zahlungsprofile Abrechnungsarten zugewiesen werden.

Feld	Beschreibung
Reiseart	Name der Reiseart
Reiseartnummer	Eine optionale Reiseartnummer

PDF Layout

DocBee bietet Möglichkeiten zur Gestaltung des Leistungsnachweis und der Leistungsnachweis-Übersicht.

Die Einstellung für die PDF Layouts finden Sie unter Administration > Leistungen > PDF Layouts.

Standard

Das PDF-Layout kann als Standard definiert werden. PDF-Layout Auswahlen werden mit dem Standard vorbefüllt (falls nur ein PDF-Layout existiert, wird dieses zum Vorbefüllen verwendet).

Leistungsnachweis

Der PDF Layout Typ "Leistungsnachweis" definiert ein Layout für die Erzeugung von Leistungsnachweisen aus Leistungen. Das verwendete Layout kann unter Firmierung ausgewählt werden.

Einstellungen

Allgemein

Name	Beschreibung
Name	Definiert den internen Namen des PDF-Layouts
PDF-Dateiname	Bestimmt einen benutzerdefinierten PDF Dateinamen, der Platzhalter enthalten darf. Der Dateiname muss ohne Datei-Endung angegeben werden.
Dokumenten Titel	Bestimmt die Überschrift des Leistungsnachweises.
Anzeige-Zeitformat	Bestimmt, in welchem Format Zeiten dargestellt werden. Ist der Wert "Standard" gewählt, so werden aus 60m (Minuten) = 1h (Stunden) / 8h = 1d (Tage) / 5d = 1w (Wochen). Ist der Wert "Personentage" gesetzt, so besteht 1 PT aus 8 Stunden Leistungserfassung, die Darstellung erfolgt als Dezimalzahl von 8 Standen (1 Stunde = 0.125 PT). Ist der Wert “Stunden” gewählt, so erfolgt die Darstellung als Dezimalzahl auf Stundenbasis.
Preis anstelle des Aufwands anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, so wird anstelle des Aufwandes der kalkulierte Preis auf dem Leistungsnachweis angezeigt. Preise der Reisearten werden nur berücksichtigt, falls die Einstellung "Reiseaufwand in der Auflistung 'Durchgeführten Arbeiten' anzeigen" aktiviert ist. Voraussetzung ist, dass ein Preis im Zahlungsprofil für die jeweilige Leistungs- und Reiseart hinterlegt ist und dem Kunden ein Zahlungsprofil zugeordnet wurde.
Zeiten als Zeitraum anstelle von Aufwand anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, wird anstelle der Dauer (z.B. "2h") der Zeitraum der Leistungserfassung in Abhängigkeit der kleinsten abrechenbaren Zeiteinheit auf der PDF angezeigt (z.B. 14:00 - 16:00)
Ausblenden von Kunden Beschriftungen	Wird die Einstellung aktiviert, wird die Beschriftung Kunde, Name, Straße usw. auf der PDF ausgeblendet.
Aufschlag-/Nachlass-Kommentar anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden die Kommentare aus der Abrechnungskorrektur für Zuschläge bzw. Nachlässe auf der PDF unterhalb der Tätigkeitsbeschreibung mit angezeigt.
Standortname anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, wird der Standort-Name mit auf der PDF angezeigt
Kunden-Objekte anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden die Kunden-Objekte, welche in der Tätigkeit ausgewählt wurden, auf der PDF mit angezeigt.
Kontingent anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, so wird unterhalb der Tätigkeitsbeschreibung der Name des Kontingentes angezeigt, gegen welches die Leistung gebucht wird. Nach Abschluss der Leistung steht zusätzlich der Wert dort, um welchen das Kontingent reduziert wurde.
Vorgangsnummer anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, wird, sofern die Leistung mit einem Vorgang verknüpft ist, die Vorgangsnummer auf dem PDF Leistungsnachweis mit angezeigt.
Leistungserfassung Kommentar anzeigen	Bestimmt, ob und im welchem Format die Kommentare angezeigt werden. Nein => Es werden keine Kommentare angezeigt Ja => Es nur die Kommentare angezeigt Ja, mit Datum => Jeder Kommentar wird mit Datum angezeigt Ja, mit Mitarbeiter => Jeder Kommentar wird mit Mitarbeiter-Namen angezeigt Ja, mit Datum & Uhrzeit => Jeder Kommentar wird mit Datum und Uhrzeit angezeigt Ja, mit Datum & Mitarbeiter => Jeder Kommentar wird mit Datum und Mitarbeiter-Namen angezeigt Ja, mit Datum & Uhrzeit & Mitarbeiter => Jeder Kommentar wird mit Datum, Uhrzeit und Mitarbeiter-Namen angezeigt
Fußzeilentext	Definiert den Text, der in der Fußzeile der PDF angezeigt wird.
Aufwands/Preis-Darstellung:	Definiert die Aufwands/Preis-Darstellung neben der Tätigkeit Standard (Aufschlag/Nachlass) => Zeigt Aufschläge bzw. Nachlässe unter dem Aufwand/Preis an (Kontingent-Buchung wird nicht vom Gesamt-Aufwand abgezogen) Zusammenfassen (Aufschlag/Nachlass und Kontingent) => Fasst den Aufschlag/Nachlass mit der Kontingent-Buchung zusammen und zeigt es als eine Korrektur an(Kontingent-Buchung wird vom Gesamt-Aufwand abgezogen) Aufteilen (Aufschlag/Nachlass und Kontingent) => Aufschlag/Nachlass und Kontingent-Buchung wird als getrennt Korrekturen dargestellt(Kontingent-Buchung wird vom Gesamt-Aufwand abgezogen)
Kontingent Präfix	Definiert eine Zeichenkette, die vor die Kontingent-Buchung innerhalb der Aufwands/Preis-Darstellung gesetzt wird.
Nachlass Präfix	Definiert eine Zeichenkette, die vor den Nachlass innerhalb der Aufwands/Preis-Darstellung gesetzt wird.
Aufschlag Präfix	Definiert eine Zeichenkette, die vor den Aufschlag innerhalb der Aufwands/Preis-Darstellung gesetzt wird.

Arbeitszeit

Name	Beschreibung
Name der Leistungsart anstelle von "Arbeitszeit" anzeigen	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird anstelle von "Arbeitszeit" der Name der Leistungsart in der PDF angezeigt
Arbeitszeit bei 'Vertragsaufwänden' anzeigen	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird die Arbeitszeit bei 'Vertragsaufwänden' in Klammern in der PDF angezeigt.

Reisezeit

Name	Beschreibung
Reiseaufwand in der Auflistung 'Durchgeführten Arbeiten' anzeigen	Falls diese Einstellung aktiviert ist, werden die Reiseaufwände auch in der Auflistung 'Durchgeführte Arbeiten' in der PDF angezeigt
Name der Reiseart anstelle von "Reisezeit" anzeigen	Falls diese Einstellung aktiviert ist, wird anstelle von "Reisezeit" der Name der Reiseart in der PDF angezeigt.

Erste Seite / Folgeseiten

Definiert Abstände und Bereiche für die Erste Seite bzw. Folgeseiten des Leistungsnachweises.

Seiten-Abstände

Name	Beschreibung
Oben	Definiert den Abstand zum oberen Rand in mm.
Rechts	Definiert den Abstand zum rechten Rand in mm.
Unten	Definiert den Abstand zum unteren Rand in mm.
Links	Definiert den Abstand zum linken Rand in mm.

Logo

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob ein Logo oben rechts auf dem Leistungsnachweis angezeigt wird.
Standard Logo verwenden	Wird die Einstellung aktiviert, so wird das Logo verwendet, welches unter Administration > Firmierung hinterlegt ist. Sofern mehrere Firmierungen verwendet werden, greift die Einstellung der Firmierung, welche am Kunden hinterlegt ist.
Datei	Hier kann ein alternatives Logo im JPG Format hochgeladen werden.

Hintergrund

Name	Beschreibung
Datei	Hier kann ein Hintergrundbild im JPG Format hochgeladen werden, welches auf die A4 Seite skaliert wird.

Sonstiges

Name	Beschreibung
Titel anzeigen	Definiert, ob der Titel des Leistungsnachweises angezeigt werden soll.
Titel/Logo Abstand (A1)	Definiert den Abstand zwischen Titel/Logo und Firmen-Daten in mm.
Firmen-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten der eigenen Firma angezeigt werden sollen.
Firmen-Daten Abstand (A2)	Definiert den Abstand zwischen Firma-Daten und Kunden-Daten/Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten des Kunden angezeigt werden sollen
Dokument-Daten anzeigen	Definiert, ob die Dokumenten Daten (Datum, Verantwortlicher, Arbeitsbeginn, Dokumenten-ID, Vorgangsnummer (optional)) angezeigt werden.
Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten (A3)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten und Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten/Dokument-Daten Abstand (A4)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten und Inhalt.
Fusszeile anzeigen	Definiert, ob die Fußzeile angezeigt werden soll.

Benutzerdefinierter Daten-Bereich

Vor dem Inhalt des PDF-Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Daten-Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierten Daten-Bereichs.
Abstand (A5)	Definiert den Abstand zwischen dem benutzerdefiniertem Daten-Bereich und Inhalt.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Daten-Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Daten-Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.

Benutzerdefinierter Fuß-Bereich

Vor der Fußzeile des PDF-Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Fuß-Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierten Fuß-Bereichs.
Abstand (A6)	Definiert den Abstand zwischen dem benutzerdefiniertem Fuß-Bereich und Fußzeile.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Fuß-Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Fuß-Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.

Leistungs-Übersicht

Der PDF Layout Typ "Leistungs-Übersicht" definiert ein Layout für die Erzeugung der Leistungs-Übersicht. Die erstellten Layouts können unter Abrechnung beim PDF Export ausgewählt werden.

Allgemein

Name	Beschreibung
Name	Definiert den internen Namen des PDF-Layouts
PDF-Dateiname	Bestimmt einen benutzerdefinierten PDF Dateinamen, der Platzhalter enthalten darf. Der Dateiname muss ohne Datei-Endung angegeben werden.
Dokumenten Titel	Bestimmt die Überschrift des Leistungsnachweises.
Beschreibung anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden die Tätigkeitsbeschreibungen auf der Leistungsnachweis-Übersicht mit angezeigt.
Aufschlag-Nachlass-Kommentar anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden die Aufschlag- / Nachlass-Kommentare aus der Abrechnungskorrektur der Tätigkeiten auf der Leistungsnachweis-Übersicht mit angezeigt.
Kontingentaufwände anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden Aufwände, welche gegen ein Kontingent gebucht wurden, auf der Leistungs-Übersicht mit Ihrem Aufwand angezeigt und summiert. Ist die Option deaktiviert, so werden nur Aufwände angezeigt, welche nicht gegen ein Kontingent gebucht wurden (z.B. Nur der Aufwand der Überbuchung eines Kontingentes) und summiert. Kontingentaufwände werden bei deaktivierter Einstellung mit einem Strich beim Aufwand dargestellt.
Gesamt Kilometer nicht anzeigen falls leer	Wird die Einstellung aktiviert, werden auf den Leistung-Übersicht PDFs keine Gesamt-Kilometer angezeigt, falls keine Kilometersätze berechnet werden.
Mitarbeiter anzeigen	Bestimmt, ob die Mitarbeiter der Tätigkeiten mit angezeigt werden soll.
Anzeige-Zeitformat	Bestimmt, in welchem Format Zeiten dargestellt werden. Ist der Wert “Standard” gewählt, so werden aus 60m (Minuten) = 1h (Stunden) / 8h = 1d (Tage) / 5d = 1w (Wochen). Ist der Wert “Personentage” gesetzt, so besteht 1 PT aus 8 Stunden Leistungserfassung, die Darstellung erfolgt als Dezimalzahl von 8 Standen (1 Stunde = 0.125 PT). Ist der Wert “Stunden” gewählt, so erfolgt die Darstellung als Dezimalzahl auf Stundenbasis.
Sortierung	Zeitraum = Sortierung der Leistungen nach Beginn bzw. Ende der ersten Leistungserfassung innerhalb einer Tätigkeit der Leistung.
Fußzeilentext	Definiert den Text, der in der Fußzeile der PDF angezeigt wird.

Erste Seite / Folgeseiten

Definiert Abstände und Bereiche für die Erste Seite bzw. Folgeseiten der Leistungsübersicht.

Seiten-Abstände

Name	Beschreibung
Oben	Definiert den Abstand zum oberen Rand in mm.
Rechts	Definiert den Abstand zum rechten Rand in mm.
Unten	Definiert den Abstand zum unteren Rand in mm.
Links	Definiert den Abstand zum linken Rand in mm.

Logo

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob ein Logo oben rechts auf dem Leistungsnachweis angezeigt wird.
Standard Logo verwenden	Wird die Einstellung aktiviert, so wird das Logo verwendet, welches im Administartion > Firmierung hinterlegt ist. Sofern mehrere Firmierungen verwendet werden, greift die Einstellung der Firmierung, welche am Kunden hinterlegt ist.
Datei	Hier kann ein alternatives Logo im JPG-Format hochgeladen werden.

Hintergrund

Name	Beschreibung
Datei	Hier kann ein Hintergrundbild im JPG-Format hochgeladen werden, welches auf die A4 Seite skaliert wird.

Sonstiges

Name	Beschreibung
Titel anzeigen	Definiert, ob der Titel des Leistungsnachweises angezeigt werden soll.
Titel/Logo Abstand (A1)	Definiert den Abstand zwischen Titel/Logo und Firmen-Daten in mm.
Firmen-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten der eigenen Firma angezeigt werden sollen.
Firmen-Daten Abstand (A2)	Definiert den Abstand zwischen Firma-Daten und Kunden-Daten/Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten des Kunden angezeigt werden sollen
Dokument-Daten anzeigen	Definiert, ob die Dokumenten Daten (Datum, Verantwortlicher, Arbeitsbeginn, Dokumenten-ID, Vorgangsnummer (optional)) angezeigt werden.
Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten (A3)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten und Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten/Dokument-Daten Abstand (A4)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten und Inhalt.
Fusszeile anzeigen	Definiert, ob die Fußzeile angezeigt werden soll.

Benutzerdefinierter Daten-Bereich

Vor dem Inhalt des PDF-Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Daten-Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierten Daten-Bereichs.
Abstand (A5)	Definiert den Abstand zwischen dem benutzerdefiniertem Daten-Bereich und Inhalt.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Daten-Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Daten-Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.

Benutzerdefinierter Fuß-Bereich

Vor der Fußzeile des PDF-Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Fuß-Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierten Fuß-Bereichs.
Abstand (A6)	Definiert den Abstand zwischen dem benutzerdefiniertem Fuß-Bereich und Fußzeile.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Fuß-Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Fuß-Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.

Sonstige Informationen

Zeiten / Preise

DocBee stellt diverse Zeiten bzw. Preis-Spalten für Listen, Exporte und Statistiken bereit. Die folgende Auflistung beschreibt die Unterschiede der einzelnen Spalten.

Name	Beschreibung	Inklusiv
Arbeitszeit	Gebuchte Arbeitszeit	Arbeitszeiten
abr. Arbeitszeit	Die abrechnenbare Arbeitszeit	Arbeitszeiten in "Kleinste abrechenbare Zeiteinheit", die nicht gegen einen Vertrag gebucht wurden Abrechnungskorrekturen
abr. Arbeitszeit (inkl. V.)	Die an den Kunden abrechnenbare Arbeitszeit, falls keine Verträge greifen würden. Abrechnungskorrekturen werden hier berücksichtigt.	Alle Arbeitszeiten in "Kleinste abrechenbare Zeiteinheit" Abrechnungskorrekturen
Arbeitszeit-Preis (Ex.)	Der Gesamtpreis der gebuchten Arbeitszeit x externen Stundensatz	Arbeitszeiten x externen Stundensatz (Bei Pauschalen und Tagessätzen wird der Standard-Stundensatz verwendet)
Arbeitszeit-Preis (In.)	Der Gesamtpreis der gebuchten Arbeitszeit x internen Stundensatz	Arbeitszeiten x internen Stundensatz (Bei Pauschalen und Tagessätzen wird der Standard-Stundensatz verwendet)
abr. Arbeitszeit-Preis (inkl. V.)	Der an den Kunden abrechnenbare Preis, falls keine Verträge greifen würden. Abrechnungskorrekturen werden hier berücksichtigt.	Alle Arbeitszeiten Abrechnungskorrekturen
abr. Arbeitszeit-Preis	Der an den Kunden abrechnenbare Preis für die Arbeitszeit (Was kann man beim Kunden abrechnen)	Arbeitszeiten, die nicht gegen einen Vertrag gebucht wurden Abrechnungskorrekturen
Arbeitszeit-Preis (Ex.)	Der Gesamtpreis der gebuchten Arbeitszeit x externen Stundensatz	Arbeitszeiten x externen Stundensatz (Bei Pauschalen und Tagessätzen wird der Standard-Stundensatz verwendet)
Reisezeit	Gebuchte Reisezeit	Reisezeit
abr. Reisezeit	Die abrechnbare Reisezeit	Reisezeit in "Kleinste abrechenbare Zeiteinheit"
Kilometer	Gebuchte Kilometer	Reisekilometer
abr. Kilometer	Abrechenbare Kilometer	Reisekilometer
abr. Reise-Preis	Der an den Kunden abrechnenbare Preis für die Reisezeit / Kilometer (Was kann man beim Kunden abrechnen?)	Reisezeiten Abrechnungskorrekturen
Reise-Preis (In.)	Der Gesamtpreis der gebuchten Reisezeit x internen Stundensatz	Reisezeiten x internen Stundensatz (Bei Pauschalen und Tagessätzen wird der Standard-Stundensatz verwendet)
Reise-Preis (Ex.)	Der Gesamtpreis der gebuchten Reisezeit x externen Stundensatz	Reisezeit x externen Stundensatz (Bei Pauschalen und Tagessätzen wird der Standard-Stundensatz verwendet)
Preis (Ex.)	Der Gesamtpreis aus Arbeitszeit-Preis (Ex.) + Reise-Preis (Ex.)	Arbeitszeiten Reisezeiten
Preis (In.)	Der Gesamtpreis aus Arbeitszeit-Preis (In.) + Reise-Preis (In.)	Arbeitszeiten Reisezeiten
abr. Preis (inkl. V.)	Der an den Kunden abrechnenbare Preis, falls keine Verträge greifen würden. Abrechnungskorrekturen werden hier berücksichtigt.	Alle Arbeitszeiten Reisezeiten Reisekilometer Abrechnungskorrekturen
abr. Preis	Der an den Kunden abrechnenbare Gesamt-Preis (Was kann man beim Kunden abrechnen)	Arbeitszeiten, die nicht gegen einen Vertrag gebucht wurden Reisezeiten Reisekilometer Abrechnungskorrekturen

FAQ

Wie werden Leistungserfassungen mit "Kleinste abrechenbare Zeiteinheit" zusammengefasst?

Am besten lässt sich die Logik zur Bestimmung der abrechenbaren Zeit an folgenden Beispielen erklären.

Beispiel 1

Einstellung	Wert
Kleinste abrechenbare Zeiteinheit	15 Minuten
Kleinste Zeiteinheit	1 Minute

Leistungserfassungen

Hinweis: Der Einfachheit halber wurde das Datum im Beispiel nicht übernommen und es wird von einem Mitarbeiter ausgegangen.

Hinweis: Die Bestimmung wird pro Mitarbeiter und Tätigkeit separat durchgeführt.

Uhrzeit	Dauer
8:01	5 Minuten
8:10	2 Minute

Bestimmung

Als Startzeit wird 8:01 Uhr festgelegt und die kleinste abrechenbare Zeiteinheit darauf addiert, was zum Zeitraum 8:01 Uhr - 8:16 Uhr führt. Nun wird die nächste Leistungserfassung (8:10 Uhr - 8:12 Uhr) überprüft und diese liegt komplett im aktuellen Zeitraum, somit wird diese ignoriert.

Ergebnis
8:01 Uhr - 8:16 Uhr

Beispiel 2

Einstellung	Wert
Kleinste abrechenbare Zeiteinheit	15 Minuten
Kleinste Zeiteinheit	1 Minute

Leistungserfassungen

Hinweis: Der Einfachheit halber wurde das Datum im Beispiel nicht übernommen und es wird von einem Mitarbeiter ausgegangen.

Hinweis: Die Bestimmung wird pro Mitarbeiter und Tätigkeit separat durchgeführt.

Uhrzeit	Dauer
8:01	5 Minuten
8:18	2 Minute

Bestimmung

Als Startzeit wird 8:01 Uhr festgelegt und die kleinste abrechenbare Zeiteinheit darauf addiert, was zum Zeitraum 8:01 Uhr - 8:16 Uhr führt. Nun wird die nächste Leistungserfassung (8:18 Uhr - 8:20 Uhr) überprüft und diese liegt nicht im Zeitraum und erzeugt damit einen neuen Zeitraum und zwar 8:18 Uhr - 8:33 Uhr

Ergebnis
8:01 Uhr - 8:16 Uhr
8:18 Uhr - 8:33 Uhr

Beispiel 3

Einstellung	Wert
Kleinste abrechenbare Zeiteinheit	15 Minuten
Kleinste Zeiteinheit	1 Minute

Leistungserfassungen

Hinweis: Der Einfachheit halber wurde das Datum im Beispiel nicht übernommen und es wird von einem Mitarbeiter ausgegangen.

Hinweis: Die Bestimmung wird pro Mitarbeiter und Tätigkeit separat durchgeführt.

Uhrzeit	Dauer
8:01	5 Minuten
8:10	10 Minute

Bestimmung

Als Startzeit wird 8:01 Uhr festgelegt und die kleinste abrechenbare Zeiteinheit darauf addiert, was zum Zeitraum 8:01 Uhr - 8:16 Uhr führt. Nun wird die nächste Leistungserfassung (8:10 Uhr - 8:20 Uhr) überprüft und diese liegt nicht komplett im vorherigen Zeitraum, aber überschneidet sich mit dem Zeitraum. Somit wird der Zeitraum um die nächsten 15 Minuten erweitert und produziert nun den Zeitraum 8:01 Uhr - 8:31 Uhr

Ergebnis
8:01 Uhr - 8:31 Uhr

Warum bekomme ich beim Zuweisen von Abrechnungsnummern einen Fehler?

Der Fehler kann je nach Abrechnungspositions-Typ unterschiedliche Gründe haben:

Leistungen

• Ihnen fehlt die Berechtigung auf die Leistung (siehe Berechtigung)

Verträge

• Ihnen fehlt die Berechtigung Verträge - Bearbeiten