Version 2025.1

Wichtige Updates

Gerne können Sie sich auch für unser kostenloses Webinar am Dienstag, dem 06. Mai anmelden.

Highlights

KI-Agents

DocBee KI-Agents automatisieren Ihre täglichen Aufgaben und steigern Ihre Produktivität. Von der intelligenten Datenübertragung zwischen Vorgängen und Protokollen bis zur automatischen Verarbeitung eingehender E-Mails - die Möglichkeiten sind vielfältig.

• Maximale Flexibilität: Nutzen Sie beliebig viele spezialisierte KI-Agenten
• Höchste Datensicherheit: Sie behalten volle Kontrolle über Ihre Daten, indem Sie bestimmen, welche Daten die KI verarbeiten darf
• Optimale Anpassung: Unterstützung verschiedener KI-Anbieter je nach Anwendungsfall

Erleben Sie, wie KI Ihre Arbeitsabläufe optimiert und Ihr Team wertvolle Zeit gewinnt.

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Schnellerfassung

Die neue Schnellerfassung bietet Ihnen einen optimierten Workflow für die tägliche Leistungserfassung. Mit dem übersichtlichen Dialog erfassen Sie nur die wesentlichen Informationen und erstellen Leistungen mit einem Minimum an Klicks. Die flexible Platzierung – wahlweise im Hauptbereich oder im Mehr-Menü – passt sich Ihren Arbeitsgewohnheiten an und spart wertvolle Zeit im Tagesgeschäft.

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Vorgangs-Hierarchie-Ansicht

Behalten Sie den Überblick in komplexen Projekten mit unserer neuen hierarchischen Vorgangsansicht. Die praktische "Projekt-Ansicht" ermöglicht Ihnen eine klare Darstellung von Haupt- und Untervorgängen und vereinfacht die Navigation in verzweigten Strukturen. So behalten Sie auch bei umfangreichen Projekten stets die Kontrolle und können effizienter arbeiten.

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Checklisten

Behalten Sie den Überblick mit unseren neuen optionalen Checklisten – direkt in der Vorgangsansicht integriert. Organisieren Sie Ihre Teilaufgaben übersichtlich, verfolgen Sie Ihren Fortschritt visuell und erleben Sie die Befriedigung, Punkte abzuhaken. Erstellen Sie Checklisten mit wenigen Klicks direkt im Vorgang und stellen Sie sicher, dass kein wichtiger Schritt mehr durch die Maschen fällt. Mehr Struktur, weniger Stress – mit DocBee Checklisten.

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Mitarbeiter-Überblick Widget

Behalten Sie Ihr Team im Blick: Das neue Mitarbeiter-Überblick Widget bietet eine kompakte Ansicht zur Verfügbarkeit und Auslastung Ihrer Mitarbeiter. Mit klarer Darstellung von Abwesenheiten und Tagesabschluss-Status sowie bis zu drei anpassbaren Vorgangsfiltern optimieren Sie die Ressourcenplanung und steigern die Teameffizienz. Ideal für Teamleiter und Disponenten – auch als Gruppenansicht verfügbar, um das gesamte Team auf einen Blick zu erfassen.

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Vorgangs-Statistiken

Behalten Sie den Überblick über Ihre Vorgänge mit unseren neuen Statistik-Funktionen:

• Vorgangsdynamik: Analysieren Sie Erstellungs- und Schließungsdaten auf Tages-, Monats- oder Jahresbasis. Erkennen Sie Muster und optimieren Sie Ihre Ressourcenplanung.
• Vorgangs-Statistik: Werten Sie Ihre Vorgänge nach Kategorie, Kunden, Abteilung oder Ersteller aus. Die übersichtlichen Dashboard-Widgets bieten Ihnen relevante Informationen auf einen Blick.

Beide Funktionen lassen sich in den Vorgangs-Einstellungen aktivieren und passen sich flexibel Ihren Anforderungen an.

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Tagesabschluss mit Kalenderintegration

Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf durch die nahtlose Integration von Planungszeiten und Kalendereinträgen in Ihren Tagesabschluss. Sehen Sie auf einen Blick Ihre Teams-Meetings und andere Termine und wandeln Sie diese mit wenigen Klicks in Leistungserfassungen um. Diese Funktion hilft Ihnen, keine abrechenbaren Zeiten mehr zu übersehen und sorgt für eine effiziente, lückenlose Dokumentation Ihrer täglichen Aktivitäten - ohne aufwändige manuelle Eingaben.

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Nachrichten Reaktionen

Kommunizieren Sie effizienter mit unserer neuen Emoji-Reaktionsfunktion. Drücken Sie Zustimmung, Bestätigung oder Feedback zu Nachrichten in Vorgängen durch einfache Emoji-Reaktionen aus – ohne zusätzliche Antwortnachrichten verfassen zu müssen. Diese intuitive Funktion beschleunigt die Teamkommunikation und sorgt für übersichtlichere Nachrichtenverläufe.

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Intelligente Benachrichtigungs-Erinnerungen

Verpassen Sie keine wichtigen Informationen mehr! Die neue DocBee-Benachrichtigungsfunktion fasst alle ungelesenen Mitteilungen für Sie zusammen und sendet sie per E-Mail - genau dann, wenn Sie es wünschen. Flexibel konfigurierbar nach Rollen oder individuellen Bedürfnissen und wahlweise nur während Ihrer Arbeitszeiten. So behalten Sie stets den Überblick, ohne ständig das System prüfen zu müssen.

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Multi-Window-Funktion

Effizienter kommunizieren: Mit der neuen Multi-Window-Funktion können Sie Nachrichten, Tätigkeiten und Leistungen in separaten Fenstern bearbeiten. Vergleichen Sie Informationen aus verschiedenen Quellen oder verfassen Sie detaillierte Antworten, während Sie den Überblick über andere Inhalte behalten. Eine praktische Erweiterung für Ihren täglichen Arbeitsalltag.

Release Notes

KI

• KI-Agent System

  • Neu: Leistungsstarke KI-Agenten können jetzt in DocBee angelegt und verwaltet werden
  • Neu: Agenten definieren präzise Ausführungskontexte mit voller Unterstützung für Platzhalter und Nachrichten-Logik
  • Neu: Integrierte Funktionsaufrufe ermöglichen automatisierte Vorgangsänderungen, Link-Öffnungen, E-Mail-Versand, Web-Suche und Protokollaktualisierungen
  • Hinweis: Diese neue KI-Agent-Architektur wird die bisherigen KI-Anbindungen vollständig ersetzen

• Outlook Add-In Integration

  • Neu: Nahtlose Integration von KI-Agenten (Typ: Mail-Parser) in das Outlook Add-In

Vorgangs-Hierarchie

• Hierarchische Vorgangsansicht
  • Neu: Übersichtliche "Projekt-Ansicht" für die Darstellung und Navigation komplexer Vorgangsstrukturen mit Haupt- und Untervorgängen

Vorgangs-Checklisten

• Checklisten
  • Neu: Optionale Checklisten zur übersichtlichen Organisation und visuellen Fortschrittsüberwachung von Teilaufgaben direkt in der Vorgangsansicht

Schnellerfassung

• Neue Schnellerfassung-Funktion
  • Neu: Intuitive Schnellerfassungs-Schaltfläche mit optimiertem Dialog, der nur wesentliche Informationen zur sofortigen Leistungs-Anlage mit Leistungserfassung abfragt und flexible Platzierungsoptionen im Hauptbereich oder Mehr-Menü bietet

Automatische Links für Kunden, Standorte und Kontakte

• Dynamische Link-Erstellung für Kunden-Entitäten
  • Neu: Zentrale Verwaltung automatischer Links in Kunden-Einstellungen mit Platzhalter-Unterstützung für dynamische URLs und systemweiter Gültigkeit für alle Kunden, Standorte und Kontakte

Automatische Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten

• Automatische Benachrichtigungen
  • Neu: Automatische E-Mail oder Web-Benachrichtigung an Verantwortliche bei neuen Vorgangs-Nachrichten bzw. Leistungs-Nachrichten, was aufwändige manuelle Automatisierungs-Konfigurationen erspart. Diese Funktion muss in den Einstellungen aktiviert werden.

Tagesabschluss

• Planungszeiten & Kalender-Einträge

  • Neu: Planungszeiten und Kalender-Einträge können nun direkt im Tagesabschluss angezeigt werden, was eine direkte Leistungserfassung ermöglicht.

• Tagesabschluss Einstellungen hinzugefügt

  • Neu: Tagesabschluss Einstellungen hinzugefügt, um die Tagesabschluss-Ansicht für einen Benutzer zu konfigurieren.

Benachrichtigungen

• Intelligente Benachrichtigungs-Erinnerungen
  • Neu: Automatische Erinnerungs-E-Mails für ungelesene Benachrichtigungen, die flexibel konfiguriert werden können (z.B. nur während der Arbeitszeit) und auf Rollen oder individuelle Benutzer zugeschnitten sind.

Optimiertes Erscheinungsbild

• Kompakte Benutzeroberfläche
  • Verbesserung: Durchdachte Optimierungen für effizientere Platznutzung:
    • Reduzierte Abstände und angepasste Schriftgrößen
    • Mehr Inhalte auf einen Blick, besonders auf kompakten Displays
    • Verbesserte Lesbarkeit und Fokussierung auf wesentliche Informationen

Dashboard

• Mitarbeiter-Überblick Widget

  • Neu: Leistungsstarkes Dashboard-Widget zur Beurteilung des Mitarbeiter-Status mit Abwesenheitsanzeige, Tagesabschluss-Überwachung und flexibler Integration von bis zu drei individualisierbaren Vorgangsansichten mit automatischer Mitarbeiterfilterung

• Mitarbeiter-Gruppen-Überblick Widget

  • Neu: Team-Dashboard zur Visualisierung aller Mitarbeiter einer Gruppe auf einen Blick
  • Neu: Übersichtliche Darstellung des kompletten Mitarbeiter-Status zu jedem Teammitglied
  • Verbesserung: Konsistente Benutzeroberfläche mit der gleichen Funktionalität wie das Einzelmitarbeiter-Widget

• Vorgangs-Anzahl nach Mitarbeiter-Gruppen Widget

  • Neu: Darstellung der Vorgangsverteilung mit direkter Verlinkung zu detaillierten Listen für optimierte Übersicht der Team-Arbeitsbelastung

• Vorgangsdynamik-Statistik

  • Neu: Neues Dashboard-Widget, welches die Vorgangsdynamik-Statistik anzeigt

• Vorgang-Statistik

  • Neu: Neues Dashboard-Widget, welches die Vorgang-Statistik anzeigt

Vorgangs-Vorlagen

• Vorgangs-Vorlagen-Gruppen

  • Neu: Einführung von Vorgangs-Vorlagen-Gruppen für präzise Zugriffssteuerung mit flexibler Zuweisung zu Benutzern, Kunden-Logins und externen Dienstleistern sowie optimierter Benutzeroberfläche durch Ausblenden nicht relevanter "System"-Vorlagen

• Hierarchische Vorgangs-Vorlagen

  • Neu: Verknüpfung mehrerer Vorgänge in einer einzigen Vorlage ermöglicht die automatische Erstellung komplexer Projektstrukturen

Leistungs-Vorlagen

• Leistungs-Vorlagen-Gruppen
  • Neu: Einführung von Leistungs-Vorlagen-Gruppen für präzise Zugriffssteuerung mit flexibler Zuweisung zu Benutzern und externen Dienstleistern sowie optimierter Benutzeroberfläche durch Ausblenden nicht relevanter "System"-Vorlagen

Tätigkeits-Vorlagen

• Tätigkeits-Vorlagen-Gruppen
  • Neu: Einführung von Tätigkeits-Vorlagen-Gruppen für präzise Zugriffssteuerung mit flexibler Zuweisung zu Benutzern und externen Dienstleistern sowie optimierter Benutzeroberfläche durch Ausblenden nicht relevanter "System"-Vorlagen

Statistik: Vorgangsdynamik

• Statistik "Vorgangsdynamik"
  • Neu: Innovative Statistik, die Erstellungs- und Schließungsdaten von Vorgängen auf Tages-, Monats- oder Jahresbasis analysiert. Einfach über die Vorgangs-Einstellungen aktivierbar und mit dediziertem Dashboard-Widget für eine schnelle Übersicht.

Statistik: Vorgang

• Statistik "Vorgang"
  • Neu: Umfassende Vorgangs-Statistik mit Analyse nach Kategorie, Kunden, Abteilung oder Ersteller. Flexibel aktivierbar über die Vorgangs-Einstellungen und mit integriertem Dashboard-Widget für sofortige Einblicke.

Vorgänge

• Vorgangs-Vorlagen & -Regel Datums-Platzhalter

  • Neu: Platzhalter in Vorlagen bzw. Regeln hinzugefügt, die automatisch bei Anlage ersetzt werden:
    • %DAY% => Tag des Monats (als Zahl)
    • %MONTH% => Monat (als Zahl)
    • %MONTH_NAME% => Name des Monats (z.B. September)
    • %MONTH_SHORT_NAME% => Kurzname des Monats (z.B. Jan)
    • %YEAR% => Jahr (als Zahl)

• Erweiterte Anwendungsbereiche für Zeitraum-Filter

  • Verbesserung: Neue Filtermöglichkeiten für Vorgangsabschluss (Geschlossen-Datum) und Vorgangsänderung (Letzte Änderung) für präzisere Auswertungen.

• Abonnement-Funktionen verbessert

  • Neu: Neue Spalte "Abonniert" zeigt auf einen Blick, ob der aktuelle Benutzer einen Vorgang abonniert hat.
  • Neu: Filter "Abonniert" ermöglicht die gezielte Anzeige von abonnierten oder nicht abonnierten Vorgängen.
  • Verbesserung: Konfigurierbare Benachrichtigungen für Verantwortliche bei abonnierten Vorgängen.

• Verbesserte Beschreibungsansicht

  • Verbesserung: Beschreibungen und interne Beschreibungen können standardmäßig ausgeklappt angezeigt werden über die Vorgangs-Seiten-Konfiguration.

• Schnelländerungen in Listen

  • Neu: Direkte Bearbeitung von Prioritäten, Status und Kategorien in Vorgangs-Listen für effizientere Arbeitsabläufe bei der Vorgangsverwaltung

• Optimierte Medienhandhabung

  • Verbesserung: Bilder in der Vorgangs-Dateiliste werden in einem neuen Tab geöffnet statt heruntergeladen.

• Erweiterte Listeninformationen

  • Neu: Zusätzliche Spalten für Zeitinformationen (Erstelldatum, Letzte Änderung) und Leistungsdaten (Leistungsverantwortlicher, Leistungs-Daten) für eine umfassendere Übersicht

• Konfigurierbare Fälligkeitsübernahme bei Leistungserstellung

  • Verbesserung: Option zur Deaktivierung der automatischen Fälligkeitsübernahme vom Vorgang bei der Leistungserstellung.

• Erweiterter Tag-Filter

  • Neu: "Tags (kombiniert)"-Filter ermöglicht die präzise Suche nach Vorgängen, die mehrere spezifische Tags gleichzeitig aufweisen.

• Direktzugriff über URL-Parameter

  • Neu: Vorgangs-Listen können jetzt durch Angabe der Benutzer-ID im URL-Parameter userId automatisch gefiltert werden.

• Flexibles Arbeiten mit Multi-Window-Unterstützung

  • Neu: Leistungsanlagen aus dem Vorgang können jetzt in separaten Fenstern bearbeitet werden - ideal für das parallele Arbeiten mit mehreren Informationsquellen.

Protokolle

• Neue Komponente "Datum mit Uhrzeit"

  • Neu: Eine neue Komponente erlaubt die Erfassung von Datum und Uhrzeit in einem einzigen Feld, was die Datumseingabe erheblich vereinfacht.

• Protokoll-Erstellung als Abschluss-Reaktion

  • Neu: Aus abgeschlossenen Protokollen können jetzt direkt neue Protokolle, inklusive Datenübernahme, erzeugt werden.

• Neue Webhook-Integration in Abschluss-Reaktionen

  • Neu: Protokolle können jetzt externe Webhooks aufrufen, wenn sie abgeschlossen werden. Diese Funktion unterstützt Protokoll-Platzhalter für dynamische Datenübermittlung.

• Erweiterte Anhang-Funktionen in Abschluss-Reaktionen

  • Neu: E-Mail-Reaktionen und Nachrichtenfunktionen können jetzt automatisch das Protokoll-PDF sowie hochgeladene Dateien und Bilder als Anhänge einbinden.

• Konfigurierbare Bild-Auflösung

  • Verbesserung: Die Auflösung von Bildern in Protokollen kann jetzt in der Komponente definiert werden, was die Datenmenge reduziert und die Performance verbessert.

• Tabellarische Darstellung von Multi-Gruppen

  • Verbesserung: Multi-Gruppen können jetzt als Tabellen dargestellt werden, was die Übersicht bei der Dateneingabe verbessert, während die Bearbeitung weiterhin komfortabel über Dialoge erfolgt.

• Protokoll-Muster PTF-Datei mit voller UTF-8 Unterstützung

  • Änderung: Die Protokoll-Muster PTF-Datei unterstützen jetzt alle UTF-8-Zeichen, was mehr Flexibilität bei der Erstellung von Protokoll-Mustern bietet.

• Erweiterte Datenübernahme zwischen Protokollen

  • Verbesserung: Die Datenübernahme zwischen Protokollen wurde umfassend optimiert:
    • Ganzzahl-Felder können in Dezimalzahl-Felder, Textfelder und Barcodes konvertiert werden
    • Einzelne Zusatzlisten-Einträge können in Text- und Barcode-Felder übernommen werden
    • Beobachter-Felder können in Text- und Barcode-Felder integriert werden

• Intelligente Leistungserstellung aus Protokollen

  • Verbesserung: Leistungen, die aus Protokollen erstellt werden, sind jetzt intelligenter verknüpft:
    • Automatische Verknüpfung mit dem übergeordneten Vorgang
    • Übernahme des Protokoll-Verantwortlichen in die Leistung
    • Automatische Übernahme der Kunden-Objekte

• Verbesserte Vorgang-Erstellung aus Protokollen

  • Verbesserung: Bei der Erstellung von Vorgängen aus Protokollen wird der Protokoll-Verantwortliche automatisch als Vorgangs-Verantwortlicher übernommen, sofern nicht anders in der Vorlage definiert.

• Optimierte Protokoll-Muster Bearbeitung

  • Verbesserung: Eine neue Ein-/Ausklapp-Funktion für Gruppen und Container macht die Bearbeitung von komplexen Protokoll-Mustern übersichtlicher. Über die Tastenkombinationen (STRG++/- oder CMD++/- auf Mac) können alle Gruppen und Container sofort ein- oder ausgeklappt werden.

• Erweiterter Tag-Filter

  • Neu: Der neue "Tags (kombiniert)"-Filter ermöglicht die gezielte Suche nach Protokollen, die mehrere spezifische Tags gleichzeitig aufweisen.

• Benutzerfilterung über URL-Parameter

  • Neu: Protokoll-Listen können durch den URL-Parameter userId automatisch nach Benutzern gefiltert werden, was den direkten Zugriff auf relevante Protokolle beschleunigt.

• Anpassbare Abschluss-Button Beschriftung

  • Verbesserung: Die Beschriftung des Abschluss-Buttons kann jetzt individuell angepasst werden (z.B. "Einreichen" statt "Abschließen"), was eine intuitivere Benutzerführung ermöglicht.

• Flexible Kontrollkästchen-Positionierung in der PDF

  • Neu: Kontrollkästchen können jetzt optional links vor der Bezeichnung angezeigt werden, was die PDF-Lesbarkeit je nach Anwendungsfall verbessert.

• Protokoll-Platzhalter in PDF-Layouts

  • Neu: Platzhalter aus Protokollen können jetzt in PDF-Layouts verwendet werden, was eine dynamischere Gestaltung von benutzerdefinierten Info-Bereichen und Dateinamen ermöglicht.

• Optimierte Protokoll-Liste in der App

  • Neu: Protokoll-Einträge können jetzt als zusätzliche Informationen in der Dokumenten-Liste der App angezeigt werden, was die mobile Übersicht verbessert.

Leistungen

• Leistung-Vorlagen & -Regel Datums-Platzhalter

  • Neu: Dynamische Platzhalter in Vorlagen und Regeln, die bei der Erstellung automatisch mit aktuellen Datumswerten ersetzt werden:
    • %DAY% => Tag des Monats als Zahl
    • %MONTH% => Monat als Zahl
    • %MONTH_NAME% => Vollständiger Monatsname (z.B. September)
    • %MONTH_SHORT_NAME% => Abgekürzter Monatsname (z.B. Jan)
    • %YEAR% => Jahr als Zahl

• Filter für gearbeitete Zeit

  • Neu: Präziser Filter für gearbeitete Zeit mit Minimal- und Maximal-Werten ermöglicht eine schnelle Identifikation von Leistungen nach Zeitaufwand
  • Anwendungsbeispiel: Einfache Freigabe von Leistungen mit geringem Zeitaufwand (z.B. ≤ 1 Stunde)

• Verbesserte Beschreibungsansicht

  • Verbesserung: Beschreibungen und interne Beschreibungen von Tätigkeiten können standardmäßig ausgeklappt angezeigt werden über die Leistungs-Seiten-Konfiguration.

• Schnelländerungen in Listen

  • Neu: Direkte Bearbeitung von Prioritäten in Leistungs-Listen für effizientere Arbeitsabläufe bei der Leistungsverwaltung

• Optimierte Medienhandhabung

  • Verbesserung: Bilder in der Tätigkeit werden in einem neuen Tab geöffnet statt heruntergeladen.

• "Mit Vorgang anlegen" Funktionalität

  • Verbesserung: Wiedereingeführte Funktion, die bei der Schnellanlage von Leistungen die gleichzeitige Erstellung von Vorgängen ermöglicht, mit intelligenter Benutzerführung basierend auf den globalen Leistungs-Einstellungen

• Kombinierte Tag-Filter

  • Neu: Der neue "Tags (kombiniert)"-Filter ermöglicht die gezielte Suche nach Leistungen, die mehrere spezifische Tags gleichzeitig aufweisen.
  • Anwendungsbeispiel: Schnelles Auffinden von Leistungen mit bestimmten Merkmalskombinationen

• Nahtlose Timer-Integration

  • Neu: Leistungserfassungs-Kommentar-Abfrage beim Timer-Stopp mit automatischer Übernahme in alle erzeugten Leistungserfassungen

• Benutzerfilterung über URL-Parameter

  • Neu: Leistungs-Listen können durch den URL-Parameter userId automatisch nach Benutzern gefiltert werden, was den direkten Zugriff auf relevante Leistungen beschleunigt.

• Flexibles Arbeiten mit Multi-Window-Unterstützung

  • Neu: Tätigkeiten können jetzt in separaten Fenstern angelegt und bearbeitet werden - ideal für das parallele Arbeiten mit mehreren Informationsquellen.

Abrechnung

• Filter für Leistungsarten

  • Neu: Optionaler Filter für Leistungsarten wurde hinzugefügt, um Abrechnungen noch gezielter filtern zu können.

• Tabellen-Listen als Favoriten

  • Verbesserung: Abrechnungs-Listen können nun als Favoriten gespeichert werden, was einen schnelleren Zugriff auf häufig genutzte Ansichten ermöglicht.

• Praktische Aktions-Schaltflächen

  • Verbesserung: Die beliebten Schaltflächen "Nicht fakturieren" und "Export zu ERP" wurden in die Abrechnungsspalte integriert.

Automatisierung

• Protokollerstellung als Automatisierungsreaktion

  • Neu: Erstellen Sie Protokolle direkt als Reaktion auf bestimmte Ereignisse. Die neue Reaktion ermöglicht die automatische Erstellung von Protokollen aus vorkonfigurierten Protokoll-Vorlagen.

• KI-Integration in Automatisierungsabläufen

  • Neu: Integration von KI-Agenten in Automatisierungsabläufe zur automatischen Ausführung bei definierten Ereignissen und Bereitstellung interaktiver KI-Chats über Schaltflächen

• Textprüfung mit regulären Ausdrücken

  • Neu: Präzise Textvalidierung durch einen neuen Operator, der die Prüfung von Texteingaben gegen reguläre Ausdrücke ermöglicht. Ideal für die Validierung von E-Mail-Adressen, Telefonnummern und anderen formatierten Eingaben.

• Intelligente Datenübernahme bei Leistungsanlage

  • Verbesserung: Optimierte Datenübernahme sorgt für reibungslosere Arbeitsabläufe:
    • Automatische Verknüpfung neuer Leistungen mit dem relevanten Vorgang, selbst wenn der Auslöser nicht direkt verknüpft ist
    • Smarte Übernahme des Verantwortlichen aus Protokollen und Leistungen bei entsprechenden Events*
    • Automatische Übernahme von Kunden-Objekten aus Vorgängen und Protokollen für konsistente Datenhaltung*

* Falls nicht über die Vorlage definiert

• Vorgangs-Nachrichten-Versand Event

  • Neu: Neues Event um nach dem Nachrichten-Versand aus Vorgängen Aktionen auszulösen. Dies ermöglicht eine flexible Automatisierung von Prozessen, die auf den Versand von Nachrichten reagieren. Die Einstellungen erlauben, dass das Event immer ausgeführt wird oder das es vom Benutzer im Nachrichten-Fenster entfernt werden kann.

• Leistungs-Nachrichten-Versand Event

  • Neu: Neues Event um nach dem Nachrichten-Versand aus Leistungen Aktionen auszulösen. Dies ermöglicht eine flexible Automatisierung von Prozessen, die auf den Versand von Nachrichten reagieren. Die Einstellungen erlauben, dass das Event immer ausgeführt wird oder das es vom Benutzer im Nachrichten-Fenster entfernt werden kann.

Kunden-Objekte

• Deaktivierungsfunktion für Kunden-Objekte

  • Verbesserung: Kunden-Objekte können nun bei Bedarf deaktiviert werden. Deaktivierte Objekte werden in der Benutzeroberfläche durchgestrichen dargestellt und sind nicht mehr zur Auswahl verfügbar (ausgenommen in Tabellen-Filtern). Diese deaktivierten Objekte werden in der Regel nicht mehr an die Apps übertragen.

• Bessere Übersichtlichkeit durch "Wichtig"-Kennzeichnung von Zusatzfeldern

  • Verbesserung: Zusatzfelder für Kunden-Objekte können jetzt als "Wichtig" markiert werden. Diese wichtigen Felder werden bei der Anzeige eines Kunden-Objekts automatisch sichtbar dargestellt und müssen nicht erst ausgeklappt werden, was den Zugriff auf relevante Informationen beschleunigt.

• Platzhalter-Unterstützung für Zusatzfelder

  • Neu: Die Zusatzfelder von Kunden-Objekten unterstützen jetzt Platzhalter für dynamische Inhalte. Diese Platzhalter können in PDF-Layouts sowohl für Protokolle als auch für Leistungen verwendet werden, was eine flexiblere und individuellere Dokumentenerstellung ermöglicht.

• Sammelaktion: Vorgang anlegen

  • Neu: Sammelaktion hinzugefügt, die es erlaubt für jedes ausgewählte Kunden-Objekt einen Vorgang aus einer Vorlage zu erstellen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Vorgänge für verschiedene Kunden-Objekte gleichzeitig anlegen möchten.

Mail-Parser

• E-Mail Listen-Filterung

  • Neu: Erweiterte E-Mail-Filterung ermöglicht es Ihnen, präzise zu steuern, welche E-Mail-Adressen keine automatischen Antworten erhalten oder keine Vorgänge erzeugen/aktualisieren sollen.

• KI-Agent Integration

  • Neu: Intelligente Verarbeitung von E-Mails durch KI-Agenten bei der Vorgangserstellung und -aktualisierung. KI-Agenten werden ausgeführt, bevor andere Events und E-Mail-Benachrichtigungen stattfinden.
  • Verbesserung: Flexibilität durch Ausnahmelisten - definieren Sie E-Mail-Adressen, für die die KI-Verarbeitung nicht angewendet werden soll.

Hinweis: Bei Verwendung der neuen KI-Agenten empfehlen wir, die veralteten KI-Einstellungen für Zusammenfassungen und Kategorisierung zu deaktivieren.

• Intelligente Arbeitszeit-Steuerung

  • Neu: Unterschiedliche Nachrichten-Vorlagen für Kommunikation innerhalb und außerhalb der Arbeitszeit bei Vorgangserstellung und -aktualisierung.
  • Neu: Optionale vollständige Deaktivierung der Vorgangserstellung außerhalb der Arbeitszeiten - E-Mails werden trotzdem als "bearbeitet" markiert.
  • Verbesserung: Automatische Benachrichtigungen mit anpassbaren Nachrichten-Vorlagen für E-Mails, die außerhalb der Arbeitszeiten eingehen.

• Optimierte Benutzeroberfläche

  • Verbesserung: Umfassende Überarbeitung der Einstellungen mit detaillierten Hilfetexten für eine intuitivere Bedienung.
  • Verbesserung: Thematisch neu strukturierte Einstellungsbereiche für einen besseren Überblick.
  • Verbesserung: Intelligente Deaktivierung nicht relevanter Einstellungsfelder basierend auf Ihrer aktuellen Konfiguration.

Webhook

• Nachrichtenerstellung via Webhook
  • Neu: Mit dem Webhook-Typ "Nachricht anlegen" können jetzt Nachrichten direkt unter Vorgängen oder Leistungen hinzugefügt werden.

Hinweis: Für die Implementierung in Nachrichten-Vorlagen steht der Tag <docbee_webhooklink> mit entsprechenden Attributen zur Verfügung.

• Intelligente Kunden-Objekt Verknüpfungen

  • Verbesserung: Webhook-Links mit Kunden-Objekten verwenden automatisch die aktuellen Kunden-, Standort- und Kontaktinformationen, selbst wenn diese verschoben wurden.

• Optimierte Kontaktverknüpfung

  • Verbesserung: Links mit Kontakten nutzen automatisch die aktuellen Kunden- und Standortdaten bei verschobenen Kontakten.
  • Neu: Parameter contactEmail ermöglicht das Auffinden von Kontakten anhand ihrer E-Mail-Adresse.

• Erweiterte Export-Profile mit Webhook-Unterstützung

  • Neu: Export-Profile für Kunden, Standorte, Kontakte und Kunden-Objekte können jetzt Webhook-Links inklusive der entsprechenden Verknüpfungen generieren.

• Anpassbare Erfolgsmeldungen

  • Neu: Der Abschluss-Text bei erfolgreicher Webhook-Ausführung kann jetzt frei konfiguriert werden, einschließlich dynamischer Platzhalter aus Vorgängen, Leistungen oder Protokollen.
  • Verbesserung: JSON-Aufrufe erhalten auch im Erfolgsfall ein strukturiertes JSON-Objekt zurück, das neben der Erfolgsmeldung auch Referenzen auf die erstellten oder aktualisierten Objekte enthält.

• Webhook-Links mit Vorgang oder Leistung verknüpfen

  • Neu: Webhook-Links können jetzt direkt mit einem Vorgang oder einer Leistung verknüpft werden, wenn sie über die REST API oder Nachrichten-Logik mit <docbee_webhooklink> erzeugt werden.
  • Verbesserung: Bei bestehender Verknüpfung wird das Protokoll automatisch mit der entsprechenden Leistung oder dem Vorgang verbunden.

Nachrichten

• Nachrichten Reaktionen

  • Neu: Emoji-Reaktionen auf Nachrichten ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte Rückmeldung in Vorgängen und Leistungen.

• Flexibles Arbeiten mit Multi-Window-Unterstützung

  • Neu: Nachrichten können jetzt in separaten Fenstern bearbeitet werden - ideal für das parallele Arbeiten mit mehreren Informationsquellen und besonders nützlich beim Verfassen komplexer Antworten oder Weiterleitungen.

• Nachrichten-Logik: Dynamische Textbegrenzung

  • Neu: Tag docbee_limitText ermöglicht die präzise Begrenzung von Texten auf eine definierte Zeichenanzahl für optimierte Darstellungen in Vorlagen und Benachrichtigungen.

• Nachrichten-Logik: Erweiterte Iteration mit Limitierung

  • Verbesserung: Der docbee_each-Tag unterstützt jetzt ein Limit-Attribut, wodurch nur eine gewünschte Anzahl von Elementen verarbeitet wird - ideal für prägnante Zusammenfassungen und Übersichten.

• Integration von Vorgangsnachrichten in Vorlagen

  • Neu: Das Nachrichten-Objekt ticket wurde um messages erweitert, wodurch Vorgangsnachrichten direkt in Nachrichten-Vorlagen eingebunden werden können.

• Leistungsnachrichten in Vorlagen verfügbar

  • Neu: Auch das Objekt docBeeDocument unterstützt jetzt messages, was eine nahtlose Integration von Leistungsnachrichten in Ihre Kommunikationsvorlagen ermöglicht.

• Optimierter Text-Editor mit verbesserter Farbsteuerung

  • Verbesserung: Umfassende Anpassungen für ein professionelleres Erscheinungsbild:
    • Intelligente Filterung von extremen Farben (weiß/schwarz) beim Texteinfügen
    • Fokussierte Farbpalette für einheitlichere Dokumente
    • Neue "Farbe zurücksetzen"-Funktion für schnellere Formatierungen
    • Optimierte Schriftgrößenauswahl für bessere Lesbarkeit

ERP weclapp

• Nahtlose Integration der weclapp API
  • Neu: Leistungsstarke integrierte Anbindung für Datensynchronisation
  • Neu: Direkte Kommunikation zwischen DocBee und weclapp ohne Middleware

ERP c-entron (BETA)

• Integrierte c-entron Schnittstelle
  • Neu: Leistungsstarke, direkte ERP-Anbindung zu c-entron

ERP SystemhausOne

• Erweiterte Kundenauftrags-Integration
  • Verbesserung: Verknüpfung von Hauptvorgängen mit zugehörigen Untervorgängen aus einem Kundenauftrag
  • Neu: DocBee-Vorgangs-Vorlagen können bei der Ticket-Anlage aus einem Kundenauftrag ausgewählt werden, die dann in DocBee verwendet werden.

Hinweis: Diese Funktion setzt eine aktuelle SystemhausOne-Version voraus. Bei Fragen zur Version wenden Sie sich bitte an Ihren SystemhausOne-Partner.

• Reisearten aus SystemhausOne
  • Neu: Unterstützung von Reisearten in der SystemhausOne-Integration
  • Neu: Zusätzliche Reisearten über die DocBee Artikel-Spalte:
    • TRAVEL_LUMPSUM für Reisepauschalen
    • TRAVEL_TIME für Reisezeiten
    • TRAVEL_KILOMETERS für gefahrene Kilometer

Hinweis: Diese Funktion setzt die Verwendung der DocBee ServiceLayer (SQL/HANA) voraus.

• Lagerort aus Kundenauftrag

  • Neu: Automatische Übernahme und Integration des Lagerorts aus SAP-Kundenaufträgen bei der Erstellung von Leistungen in DocBee

• Hierarchie-Verknüpfungstyp

  • Neu: Hierarchie-Verknüpfungstyp hinzugefügt, der dafür sorgt, dass die ERP-Referenznummer der Leistung über die Hierarchie gefunden wird.

• Standort-Auswahl deaktiviert

  • Verbesserung: Bei Bidirektionaler Kontakt-Synchronisation wird die Standort-Auswahl im Kontakt deaktiviert, um falsche Datenübertragungen zu vermeiden.

SSO

• Erweiterte Optionen für Single Sign-On
  • Neu: Konfigurierbare Session-Dauer für OAuth2-Provider ermöglicht die präzise Balance zwischen Benutzerkomfort und Sicherheitsanforderungen.
  • Empfehlung: Für optimale Sicherheit empfehlen wir eine maximale Session-Dauer von 60 Minuten.

Sonstiges

• Erweiterte Benutzerbenachrichtigungen

  • Verbesserung: Tooltips mit Benutzernamen sorgen für schnellere Identifikation und verbesserte Zusammenarbeit im Team

• Optimierte Fälligkeitsverwaltung

  • Verbesserung: Neue "Leeren"-Schaltfläche ermöglicht das sofortige Zurücksetzen von Fälligkeiten mit nur einem Klick
  • Verbesserung: Intelligente Anpassung der Datumsauswahl-Schaltfläche an das aktuelle Theme für optimale Sichtbarkeit in jeder Umgebung

• Medienoptimierung in Nachrichten und E-Mails

  • Neu: Praktische "Alle Anhänge löschen"-Funktion für schnelleres Arbeiten mit E-Mails
  • Verbesserung: Automatische Konvertierung von Zwischenablage-Bildern in separate Dateien statt Base64-Kodierung

• Wechsellinks zur alten Benutzeroberfläche entfernt

  • Neu: Entfernung der Wechsellinks zur alten Benutzeroberfläche

• Erweiterte Vertragsfunktionen

  • Neu: MSP-Verträge können nun mit der Abrechnungsoption "Keine" angelegt werden für bessere Integration mit externen Abrechnungssystemen

• Intelligente PDF-Layout-Verwaltung

  • Neu: Definierbare Standardlayouts für jeden PDF-Typ
  • Verbesserung: Automatische Auswahl des Standardlayouts bei Protokollerstellung und Sammelaktionen

• Optimierte Export-Profil-Verwaltung

  • Neu: Konfigurierbare Standardprofile für jeden Export-Typ
  • Verbesserung: Automatische Auswahl des Standardprofils bei Sammelaktionen

REST API

• Erweiterte Vorgang-Status-Informationen

  • Neu: Property closedStatusChange für präzises Status-Tracking von geschlossenen Vorgängen
  • Neu: Vollständige Status-Änderungen-Historie auf Anfrage verfügbar

• Verbesserte Vorgang-Filteroptionen

  • Neu: Multi-Scope Filterung über ticketScopes für flexible Vorgangs-Ansichten
  • Neu: Intelligente Filter für Vorgang-Schließungen:
    • Filterung nach Schließungsquellen (closerSources/notCloserSources)
    • Filterung nach schließenden Benutzern (closerUserIds/notCloserUserIds)

• Erweitertes System-Monitoring

  • Neu: GET /v1/systemStatus liefert Echtzeitstatus aktiver ERP-Anbindungen
  • Neu: Transparente Überwachung des "recurrence"-Prozesses für automatisierte Aufgaben wie Regel-Leistungen