Version 2023.1

Wichtige Updates

Protokolle ohne Login

Sie können nun in DocBee über die Webhooks Funktion Protokolle ausfüllen lassen ohne, dass dafür ein Login benötigt wird. Dies ermöglicht Ihnen z.B. das Versenden von Links an Ihre Kunden bzw. Partner um strukturiert Daten zu erfassen.

Hinweis: Diese Funktion wird zukünftig über pay per use abgerechnet, steht Ihnen aber für die Testphase kostenlos zur Verfügung.

Zusatzfelder für Leistungen

Sie können nun Leistungen mit Zusatzfeldern versehen, um weitere für Sie wichtige Informationen zu erfassen.

Leistungserfassungen verschieben

Sie können nun in DocBee Leistungserfassungen einfach zu anderen Tätigkeiten verschieben, ohne diese manuell umbuchen zu müssen.

Release Notes

Neue Funktionen

Protokolle ohne Login

• Protokolle können nun ohne Login ausgefüllt werden, über Webhooks

Protokolle ohne Login werden zukünftig über pay per use abgerechnet

Zusatzfelder für Leistungen

• Leistungen können nun über Zusatzfelder erweitert werden

Die Zusatzfelder sind aktuell nur über die Webanwendung änderbar

Leistungserfassungen verschieben

• Leistungserfassungen können nun zwischen Tätigkeiten, in derselben und anderen Leistungen, verschoben werden

Neue Zeiteinstellung

• Neue Zeiteinstellung Stunden & Minuten hinzugefügt, welche Zeitwerte im Format 10h 30m erlaubt

Kunden-Login

• Verknüpfte Leistungen und Protokolle werden nun unter Vorgängen angezeigt
• Tabellen-Einstellungen können nun auch bei Kunden-Logins geteilt und abonniert werden
• Innerhalb der Rollen können Tabellen-Einstellungen definiert werden, die dann jeder Kunden-Login automatisch abonniert, bzw. als Favorit gesetzt bekommt

Empfohlene Mitarbeiter & Queues

• Pro Standort können nun empfohlene Mitarbeiter & Queues definiert werden, die als Favorit bei der Auswahl angezeigt werden, falls der Standort schon ausgewählt wurde
• Empfohlene Mitarbeiter & Queues können direkt im Standort oder über Sammelaktionen hinzugefügt bzw. entfernt werden

Kontingente - Berücksichtigung von nicht abgeschlossen Leistungen

• Neue Option Inkl. nicht Abgeschl. hinzugefügt, die es erlaubt, alle bisher erfassten Leistungserfassungen zu berücksichtigen, d.h. inklusive der abgeschlossenen & nicht abgeschlossenen Leistungen
• Neue Option Inkl. verbleibende Arbeitsz. hinzugefügt, die es erlaubt, die verbleibende Arbeitszeit zu berücksichtigen

Beide Optionen gelten nur für Leistungen, die nach der Aktiv-Schaltung gespeichert wurden

Seriennummer gepflegte Materialien

• Materialien können nun mit Seriennummern gepflegt bzw. definiert werden
• Seriennummer gepflegte Materialien benötigen bei der Auswahl die Eingabe einer Seriennummer, die dann auch auf dem Leistungsnachweis ausgewiesen wird

Globale Kontingente

• Kontingente können nun ohne Zuordnung von Kunden angelegt werden

Vorgänge

• Vorgangs-Verknüpfungen im Board werden nun besser dargestellt
• Vorgangs-Verknüpfung um Vorgangs-Schnellanlage erweitert

Leistungsübersicht

• PDF Layout um Einstellung erweitert, um in der Beschreibung die Leistungsart mit anzuzeigen

Abschluss bei aktiven Timer verhindern

• Der Leistungs-Abschluss kann nun verhindert werden, falls Tätigkeiten noch aktive Timer besitzen

Kontakte verschieben

• Kontakte innerhalb von DocBee können nun zu einem anderen Standort oder Kunden verschoben werden

Dies ist nicht möglich, falls eine ERP Anbindung vorhanden ist

Protokoll Bedingungen auf Stammdaten

• Protokoll-Bedingungen können nun auch auf Stammdaten (Kunde, Standort, Kontakt), inklusive Zusatzfelder, erstellt werden

Protokoll-Komponente Datei

• Neue Komponente hinzugefügt, in welcher jede Art von Datei hochgeladen werden kann

Protokoll-Komponente Barcode

• Neue Komponente hinzugefügt, die es erlaubt, Barcodes über die Kamera einzulesen

Protokoll-Formeln

• Neue Protokoll-Formel CONCAT hinzugefügt, welche Zeichenketten miteinander verbindet
• Neue Protokoll-Formel DATEDIF hinzugefügt, welche die Differenz (in Tagen, Monaten oder Jahren) zwischen Daten berechnet
• Neue Protokoll-Formel NOW hinzugefügt, welche das aktuelle Datum zurückgibt
• Zeichenketten können nun im Formeln mit " angegeben werden, um spezielle Zeichen wie , und ; zu erlauben

Weitere Protokoll-Anpassungen

• In Protokollen im Kachel-Modus können einzelne Kacheln als erledigt markiert werden, wenn die Funktion im Muster aktiviert worden ist
• Gruppen-Container in Protokoll-Mustern können nun ein- & ausgeklappt werden
• In Protokoll-Mustern können nun alle Gruppen und Container über eine neue Schaltfläche oder über die Tasten-Kürzel (Strg+E bzw. Strg+M) ein- & ausgeklappt werden
• Das Speichern von Protokoll-Mustern und Protokoll-Dokumenten wurde deutlich beschleunigt
• Zusatzlisten-Komponenten können nun definieren, ob in der PDF die Details mit angezeigt werden sollen
• Beobachter-Komponenten können nun für die Kunden-Objekt und Kontakt Anlage bzw. Aktualisierung mit Zusatzfelder vom Typ Beobachter verknüpft werden
• Protokoll-Typ erweitert, um definieren zu können, ob die Auswahl in der APP über Kacheln erfolgen soll

Automatisierung

• Neue Reaktion Webhook hinzugefügt, um Drittsysteme direkt aus DocBee aufrufen zu können
• Bei Benutzer Bedingungen kann nun überprüft werden, ob dieser Benutzer in einer Mitarbeiter-Gruppe ist
• Neues Event Vorgangs-Wiedervorlage hinzugefügt, welches auslöst, falls eine Wiedervorlage aktiv wird

Globale Suche

• Globale Suche wird nun bei Leistungen, Vorgängen, Kunden-Objekten, Protokollen und Nachrichten auf maximal 100 Ergebnisse beschränkt

Berechtigung

• Neue Benutzer-Berechtigung Leistung - Leistungserfassung verschieben hinzugefügt, um das Verschieben von Leistungserfassungen zu erlauben
• Neue Benutzer-Berechtigung Vorgang - Anzeigen hinzugefügt, die es nur erlaubt, den Vorgang zu sehen
• Neue Benutzer-Berechtigung Nachrichten - Interne anzeigen hinzugefügt, die definiert, ob ein Benutzer interne Nachrichten sehen darf oder nicht
• Neue Kunden-Berechtigung Sonstiges - Tabellen Einstellung teilen hinzugefügt, die es als Kunden-Login erlaubt, Tabellen-Einstellung zu teilen

ERP: Systemhaus One

• Neue Option hinzugefügt, die das Importieren von Zahlungsprofilen deaktiviert
• Neue Option hinzugefügt, die das Exportieren von Reisezeiten deaktiviert
• Einheit wird nun, falls vorhanden, bei Positionen eines Kundenauftrags mit angezeigt*

* Diese Funktion steht nur für Anbindungen über den B1 ServiceLayer bzw. SAP HANA zur Verfügung

Monitoring-Tool: Riverbird Globale Konfiguration

• Die Riverbird Anbindung kann nun über die globale Konfiguration innerhalb von RiverSuite beschränkt werden

APP Synchronisation optimiert

• Die Synchronisation mit den APPs wurde optimiert, um besser mit großen Datenmengen umgehen zu können

Standort-Liste

• Neue Standort-Liste unter Kunde hinzugefügt, die alle Standorte unabhängig vom Kunden anzeigt

Abwesenheiten

• Neue Option Benachrichtigungen umleiten zu Abwesenheitsgründen hinzugefügt, um Benachrichtigungen des Abwesenden an eine Vertretung umzuleiten
• Kalender Ansicht für Abwesenheiten hinzugefügt

Zeiterfassung

• Zeiterfassungen können nun in der Tagesansicht angelegt, geändert und deaktiviert werden

Umgebungsvariablen

• Unter Administration > Einstellungen können nun Umgebungsvariablen definiert werden, die in DocBee Skript und den WebHooks verwendet werden können um einfacher URLs und AccessTokens zu Drittsystemen verwalten zu können

Mail-Parser Verarbeitungsmodus

• Mail-Parser haben nun einen Verarbeitungsmodus (Gelesen Flag, Verschieben), der definiert, wie DocBee E-Mails verarbeitet

Vorgangs-Mail Parser

• Neue Option Mandanten-Kurzname im Betreff hinzugefügt, die aktiviert, dass die Vorgangs-Nummer im Betreff nur dann gefunden wird, falls der Mandanten Kurzname vorhanden ist

Kalender: Microsoft Graph

• Bei der Kalender Anbindung über MS Graph wird nun die Zeitzone für den Termin mit übergeben, damit bei Öffnen die Uhrzeit in der richtigen Zeitzone angezeigt wird

Verträge

• Sammelaktion zum Exportieren von Verträgen hinzugefügt

Aufwandsschätzung

• Anzeige der Gesamtstunden hinzugefügt

Externe Ereignisse

• Externe Ereignisse wurden zu Webhooks umbenannt

Zeitraum-Planung

• Optionale gewünschte Zeit hinzugefügt, um pro Zeile definieren zu können, wie viele Stunden insgesamt gebucht werden sollen

REST API

• REST API Dokumentation ist nun für alle Benutzer zugänglich
• Vorgänge können nun über ticket/fromTemplate aus einer Vorgangs-Vorlage angelegt werden
• Export von Protokollen über protocol/export hinzugefügt
• Export von Vorgängen über ticket/export hinzugefügt
• Export von Leistungen über docBeeDocument/export hinzugefügt
• Export von Verträgen über agreement/export hinzugefügt
• Neuer Endpoint protocolTemplateType für Protokoll-Typen hinzugefügt
• Leistungen können nun nach worker gefiltert werden
• Vorgänge um Erstelldatum (created) erweitert
• Zeiterfassung um Aktiviert (enabled) erweitert
• Verschieben von Kontakten ist nun über customerContact/{id}/move möglich
• Ungültige Datums-Werte liefern nun einen 400 Bad Request zurück
• Materialien (materialItem) um hasSerialNumber erweitert
• Bei Tätigkeits-Materialien (docBeeDocumentTaskMaterial) muss nun auch serial gesetzt werden, falls materialItem gesetzt ist und es sich um ein Seriennummer gepflegtes Material handelt

Sonstiges

• Anhänge in Nachrichten können nun direkt im Nachrichten Kopf dargestellt werden, falls die Einstellung unter den Leistungs- bzw. Vorgangs-Einstellungen aktiviert wurde
• Neuen Platzhalter %VORGANGNUMMER_MIT_KUERZEL% für die Vorgangsnummer mit Mandanten-Kurznamen hinzugefügt
• Neuen Platzhalter %DOKUMENTNUMMER_MIT_KUERZEL% für die Leistungsnummer mit Mandanten-Kurznamen hinzugefügt
• Neuen Platzhalter %PROTOKOLLNUMMER_MIT_KUERZEL% für die Protokollnummer mit Mandanten-Kurznamen hinzugefügt
• Neuen Platzhalter %ORIGINALABSENDER% hinzugefügt, der die Original-Absender ausgibt
• Neuen Platzhalter %ORIGINALEMPFAENGER% hinzugefügt, der die Original-Empfänger ausgibt
• Neuen Platzhalter %ORIGINALCCEMPFAENGER% hinzugefügt, der die Original-Empfänger-in-CC ausgibt
• Oberobjekt-ID kann nun beim Export-Profile als Feld ausgewählt werden
• Nachrichten werden nun beim Klicken auf mehr anzeigen nicht mehr verschoben
• Kontingente sind nun ein eigener Menüpunkt in der Navigation