Protokolle

Generelle Informationen

Was sind Protokolle?

Die Funktion Protokolle in DocBee ermöglicht Ihnen, selbstständig Formulare zu definieren, die später eine PDF-Datei produzieren. Protokolle können im Web, wie auch in den nativen DocBee Apps, ausgefüllt und erstellt werden.

Wann sollten Sie Protokolle verwenden?

Falls einer oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen, empfehlen wir den Einsatz von Protokollen.

• Sie benötigten Checklisten zur Durchführung einer Arbeit
• Sie benötigen eine strukturierte Eingabe von Daten durch Ihren Kunden über den Kunden-Login ( Ab Version 2020.2 )

Protokolle

Protokolle sind Formulare bzw. Dokumente, die aus einem vorher definierten Protokoll-Muster erzeugt werden.

Leistungen

Protokolle können optional mit Leistungen verknüpft werden. Falls ein Protokoll mit einer Leistung verknüpft ist, muss das Protokoll zu erst abgeschlossen werden, bevor die Leistung abgeschlossen werden kann.

Hinweis: Ein Protokoll kann entweder mit einer Leistung oder einem Vorgang verknüpft werden, beides ist nicht möglich.

Vorgänge

Protokolle können optional mit Vorgängen verknüpft werden. Falls ein Protokoll mit einem Vorgang verknüpft ist, muss das Protokoll zu erst abgeschlossen werden, bevor der Vorgang geschlossen werden kann.

Hinweis: Ein Protokoll kann entweder mit einer Leistung oder einen Vorgang verknüpft werden, beides ist nicht möglich.

Status

Ein Protokoll in DocBee kann einen der folgenden Status haben.

Offen

Der Status Offen definiert, dass dieses Protokoll bearbeitet werden kann bzw. bearbeitet wird.

In diesem Status werden die Protokolle zu den mobilen Geräten synchronsiert und die eigentliche Bearbeitung des Protokolls wird vorgenommen.

Nachdem die Arbeiten erledigt sind, wird das Protokoll durch das Betätigen der Abschließen -Schaltfläche in den Status Abgeschlossen verschoben.

Hinweis: Protokolle in diesem Status können gelöscht werden

Abgeschlossen

Der Status Abgeschlossen definiert, dass dieses Protokoll fertig bearbeitet ist.

Berechtigungen

Normale Benutzer & Externe Dienstleister Benutzer

Ob ein Benutzer Zugriff auf ein Protokoll hat, wird in dieser Reihenfolge überprüft:

1. Hat der Benutzer die Berechtigung Zugriff auf Kunden beschränken und ist entweder einer Kunden-Gruppe zugewiesen in der sich der Kunde des Protokolls befindet oder ist keiner Kunden-Gruppe zugewiesen?
2. Hat der Benutzer Zugriff auf die Vertraulichkeit des Protokolls oder ist die Vertraulichkeit mit Zugriff für Verantwortliche definiert und der aktuelle Benutzer ist der Verantwortliche (Definiert durch Vertraulichkeits-Zuweisungen. Greift nur, falls die Funktion Vertraulichkeiten aktiviert ist) ?
3. Hat der Benutzer Zugriff auf den Verantwortlichen (Benutzer/Queue)(Definiert durch die Mitarbeiter-Gruppen innerhalb der Benutzerverwaltung) ?
4. Hat die Leistung keinen Verantwortlichen und der Benutzer hat die Berechtigung "Sieht nicht zugewiesene Leistungen/Protokolle" und ein Kunde ist gesetzt und hat der Benutzer Zugriff auf diesen Kunden (Definiert durch die zugewiesenden Kunden-Gruppen in der Benutzerverwaltung) ?

Hinweis: Falls der Verantwortliche des Protokolls ein Kunden-Login-Benutzer ist, braucht der Benutzer die Berechtigung Zugriff auf Kunden um diese Protokolle zu sehen.

Kunden-Logins

Ob ein Kunden-Login Zugriff auf ein Protokoll hat, wird in dieser Reihenfolge überprüft:

1. Hat das Protokoll keine Vertraulichkeit
2. Hat der Benutzer Zugriff auf den Kunden, Standort und Kontakt des Protokolls
3. Ist das Protokoll abgeschlossen oder ist der Kunden-Login der Verantwortliche des Protokolls

Ansichten

Listen / Tabellen

Protokolle in DocBee können als Listen dargestellt werden. Die Standard-Liste finden Sie in der Navigation unter Protokolle.

Hinweis: Wie bei fast jeder Liste in DocBee, können Sie auch bei Protokoll-Listen Tabellen-Einstellungen inklusive Filter definieren.

Hinweis: Spalten in Tabellen können nach mehreren Spalten gleichzeitig sortiert werden, dafür muss beim Auswählen einer weiteren Spalte die "Shift"-Taste gedrückt werden.

Favoriten

Einzelne Protokoll-Listen können Sie in den Tabellen-Einstelllung als Favoriten markieren. Falls eine Tabellen-Einstellung so markiert ist, taucht diese als direkter Navigationspunkt unter Protokoll auf.

Hinweis: Die Favoriten-Logik steht auch Kunden-Logins zur Verfügung.

Persönliche Konfiguration

In DocBee kann jeder Benutzer spezielle Einstellungen für das Verhalten von Protokollen selbst konfigurieren.

Die persönliche Konfiguration von Protokollen kann vorgenommen werden, indem in der oberen Navigation auf das Benutzericon geklickt wird und dann Einstellungen > Protokoll - Protokoll-Konfiguration gewählt wird.

Protokoll-Konfiguration

Name	Beschreibung
Automatische Benutzerauswahl	Falls dies aktiviert wird, wird automatisch bei neuer Benutzerauswahl bei Protokollen der aktuell angemeldete Benutzer gewählt
Abgeschlossen Weiterleitung	Definiert die Weiterleitung, nachdem das Protokoll abgeschlossen wurde

Schaltflächen-Konfiguration

Es kann definiert werden, welche Schaltflächen direkt angezeigt werden sollen und welche nur über "Mehr" erreichbar sind.

Muster

Das Protokoll-Muster definiert, welche Felder beim Ausfüllen eines Protokolls angezeigt werden sollen. Über den Import-Button, oben in der Listenansicht, kann ein Protokoll-Muster importiert werden.

Hinweis: Innerhalb der Protokoll-Muster kann über Copy & Paste ( Strg + C, Strg + V ) Einträge und Gruppen kopiert werden. Mit der Version 2023.2 kann man die kopierten Inhalte auch in ein anderes Protokoll-Muster in einem anderen Browser-Tab einfügen.

Allgemein

Basis

Feld	Beschreibung
Name	Name des Protokoll-Musters, welches auch in der Übersicht angezeigt wird.
Mit Fälligkeit	Falls dies aktiviert ist, können Protokolle, die aus diesem Muster erzeugt werden, Fälligkeiten haben.
Mit Planungszeiten	Falls dies aktiviert ist, können Protokolle, die aus diesem Muster erzeugt werden, Planungszeiten bekommen.
Übernahme alter Daten erlauben	Dies aktiviert die Möglichkeit Daten aus vorher abgeschlossenen Protokollen zu übernehmen
Keine Protokolle zur Übernahme anzeigen	Definiert, ob abgeschlossene Protokolle zur Datenübernahme in der APP angezeigt werden (Wird nur angezeigt falls Übernahme aktiviert ist)
Maximale Lebenszeit zur Übernahme in Tagen	Definiert die maximale Anzahl in Tagen, die angibt, wie lange dieses Protokoll zur Übernahme von Daten herangezogen wird (Wird nur angezeigt falls Übernahme aktiviert ist)
Übernahme-Kritierum	Definiert, welche Daten übereinstimmen müssen, damit die Daten übernommen werden (Wird nur angezeigt falls Übernahme aktiviert ist)
Typ	Optionale Auswahl eines Protokoll-Typen
Modus	Auswahl des Modus, der für die Eingabe verwendet werden soll ( Normal, Wizard, Kachel )
Kacheln als erledigt markieren	Aktiviert eine Funktion die es erlaubt eine Kachel als erledigt zu markieren (Nur im Kachel-Modus)
Farbe	Definiert eine Farbe, die als Punkt vor der Dokumenten-Nummer oder als einzelne Spalte dargestellt wird.

PDF

Feld	Beschreibung
PDF-Layout	Auswahl des Layouts, wenn ein PDF der Protokolle erstellt wird.
PDF Titel	Definiert den Namen des Protokolls was in der PDF angezeigt wird

Nachrichten

Feld	Beschreibung
Sende Nachricht	Definiert, ob Nachrichten bei Abschluss des Protokolls geschickt werden soll oder nicht.
Sende mit PDF via E-Mail	Definiert, ob die E-Mails bei Abschluss des Protokolls die PDF als Anhang mitschicken sollen oder nicht.
Sende Nachricht an Kunde	Definiert, ob eine Nachrichten an den Kunden bei Abschluss des Protokolls geschickt werden soll oder nicht.
Mit Leistung verschicken	Definiert, ob das Protokoll-PDF zusammen mit dem Leistungsabschluss verschickt werden soll.
Nachrichten-Vorlage	Definiert die Nachrichten-Vorlage, die verwendet werden soll.
Weitere Emails	Hier können zusätzliche Email-Adressen hinterlegt werden, an die die Protokoll-E-Mail bei Abschluss geschickt werden soll. Falls mehrere E-Mails hinterlegt werden, müssen diese mit einem ; getrennt werden.
Weitere Faxnummern	Hier können zusätzliche Faxnummern hinterlegt werden, an die die Protokoll-PDF bei Abschluss geschickt werden soll. Falls mehrere Faxnummern hinterlegt werden, müssen diese mit einem ; getrennt werden.

Experten

Feld	Beschreibung
Interner Name	Weist dem Protokoll-Muster einen interne Bezeichnung zu, die für den Kunden nicht sichtbar ist. Dies ermöglicht Ihnen später bei Verwendung von Automatisierungen oder DocBee Skript das einfache Erkennen von Protokollen.
Sortierungsnr	Definiert in welcher Reihenfolgen "Protokoll-IDs" sortiert werden (Zu erst wird nach Sortierungsnummer und dann nach ID sortiert).
Abschluss-Text	Definiert einen Text, der vor dem Abschließen dem Benutzer angezeigt wird.
Abschluss-Button Beschr.	Definiert den Text, der auf dem Abschluss-Button angezeigt wird.
Direkter Abschluss	Definiert, ob dies Protokoll immer direkt abgeschlossen werden muss. (Zwischenspeichern verboten)
Objekt	Falls dort ein Objekt ausgewählt ist, kann das Protokoll über Einträge Kunden-Objekte anlegen bzw. aktualisieren
Kunden-Objekt anlegen	Definiert, ob ein Kunden-Objekt angelegt werden soll, falls beim Ausfüllen des Protkolls kein Kunden-Objekt gewählt wurde
Kunden-Objekt aktualisieren	Definiert, ob ein Kunden-Objekt aktualisiert werden soll, falls beim Ausfüllen des Protkolls ein Kunden-Objekt gewählt wurde.
Kunden-Kontakt anlegen	Definiert, ob ein Kunden-Kontakt angelegt werden soll, falls beim Ausfüllen des Protkolls kein Kunden-Kontakt gewählt wurde
Kunden-Kontakt aktualisieren	Definiert, ob ein Kunden-Kontakt aktualisiert werden soll, falls beim Ausfüllen des Protkolls ein Kunden-Kontakt gewählt wurde.
Abschluss-Reaktionen	Definiert Reaktionen die je nach Bedingung nach dem Abschluß des Protokolls ausgeführt werden, um z.B. E-Mails zu verschicken oder Vorgänge anzulegen
Zusätzliche Schaltflächen	Erlaubt zusätzliche Schaltflächen zu aktivieren, die beim Ausfüllen des Protokolls angezeigt werden

Zusätzliche Schaltflächen

Feld	Beschreibung
Alle Dateien herunterladen	Erlaubt alle im Protokoll hochgeladenen Dateien (aus Bild- oder Dateikomponenten) als zip-Datei herunterzuladen. Es werden alle Dateien heruntergeladen, inklusive denen, die aufgrund von Bedingungen nicht angezeigt werden.

Gruppen

Beim Anlegen von neuen Protokoll-Mustern wird standardmässig eine leere Gruppe angelegt. Weitere Gruppen können Sie via Drag & Drop aus der Komponenten-Liste hinzufügen.

Basis

Feld	Beschreibung
Name	Name der Gruppe, welche bei der Eingabe angezeigt wird.
Multi-Gruppe	Definiert, ob die Gruppe mehrfach ausgefüllt werden kann oder nicht.
Orientierung	Definiert, wie die Orientierung bei der Eingabe sein soll (Vertikal = Untereinander, Horizontal = Nebeneinander).
Als Tabelle darstellen	Nur bei aktivierter Multi-Gruppe verfügbar. Falls aktiv, werden ausgefüllte Multi-Gruppen in der Eingabe als Tabelle dargestellt.
Minimale Anzahl	Nur bei aktivierter Multi-Gruppe verfügbar. Definiert eine minimale Anzahl der Multi-Gruppe, die benötigt wird, um das Protokoll abzuschließen.
Maximale Anzahl	Nur bei aktivierter Multi-Gruppe verfügbar. Definiert eine maximale Anzahl der Multi-Gruppe, die nicht überschritten werden kann.

PDF

Feld	Beschreibung
Name	Name der Gruppe, welche in der PDF angezeigt wird.
Stil	Definiert die graphische Darstellung dieser Gruppe innerhalb der PDF Standard => Kopfzeile (Gruppen-Name, Linie) und ein Komponenten-Wert pro Zeile Keine Kopfzeile => Keine Kopfzeile (Gruppen-Name, Linie) und ein Komponenten-Wert pro Zeile Zwei Werte pro Zeile => Kopfzeile (Gruppen-Name, Linie) und zwei Komponenten-Wert pro Zeile Zwei Werte pro Zeile (Keine Kopfzeile) => Keine Kopfzeile (Gruppen-Name, Linie) und zwei Komponenten-Wert pro Zeile Benutzerdefinierte Stile => Über das Zahnrad können eigene Stile für Gruppen angelegt werden.
Nicht anzeigen	Zeigt diese Gruppe nicht in der PDF an.
Trennen vermeiden	Es wird versucht, die Gruppe möglichst nicht auf mehrere Seiten aufzuteilen.
Orientierung	Definiert , wie die Orientierung in der PDF seinen soll (Vertikal = Untereinander, Horizontal = Nebeneinander).
Als Tabelle darstellen	Nur bei aktivierter Multi-Gruppe verfügbar. Erlaubt es, eine Protokoll-Multigruppe in der PDF als Tabelle darzustellen. REST API erweitert um pdfTableLayout in der Gruppe.

Experten

Feld	Beschreibung
Interner Name	Weist der Protokoll-Gruppe eine interne Bezeichnung zu, die für den Kunden nicht sichtbar ist. Dies ermöglicht Ihnen später bei Verwendung via API oder DocBee Skript das einfache Erkennen von Gruppen.
Keine Validierung beim Seiten-Wechsel	Falls gewählt, wird die Gruppe im Wizard- oder Kachelmodus beim Seitenwechsel nicht validiert, sondern erst beim Protokollabschluss.
Bedingungen	Ermöglicht das Verstecken bzw. Anzeigen der Gruppe nur, falls bestimmte Bedingungen erfüllt sind. (Siehe Bedingungen)
Zusatzliste	Falls dort eine Zusatzliste ausgewählt ist, kann diese Gruppe über Einträge Zusatzlisten-Elemente anlegen bzw. aktualisieren. Dies erweitert die Gruppe mit einer zusätzlichen Schaltfläche, die zur Auswahl verwendet werden kann.
Objekt	Falls dort ein Objekt ausgewählt ist, kann diese Gruppe über Einträge Kunden-Objekte anlegen bzw. aktualisieren. Dies erweitert die Gruppe mit einer zusätzlichen Schaltfläche, die zur Auswahl verwendet werden kann.
Zusatzlisten-Element anlegen	Definiert, ob ein Zusatzlisten-Element angelegt werden soll, falls kein Element in der Gruppe ausgewählt wurde.
Zusatzlisten-Element aktualisieren	Definiert, ob ein Zusatzlisten-Element aktualisiert werden soll, falls ein Element in der Gruppe ausgewählt wurde.
Kunden-Objekt anlegen	Definiert, ob ein Kunden-Objekt angelegt werden soll, falls kein Kunden-Objekt in der Gruppe gewählt wurde
Kunden-Objekt aktualisieren	Definiert, ob ein Kunden-Objekt aktualisiert werden soll, falls ein Kunden-Objekt in der Gruppe gewählt wurde.
Skript	Falls hier ein DocBee-Skript ausgewählt wird, wird dieses Skript verwendet, um die Kunden-Objekt bzw. Zusatzlisten-Elemente, die zur Auswahl stehen, zu bestimmen. Dafür werden die Einträge, die einen Platzhalter gesetzt haben, zum DocBee Skript übertragen.
Auswahl-Button Beschr.	Die Beschriftung der Schaltfläche zur Auswahl eines Kunden-Objekts oder Zusatzlisten-Elements. Falls nichts gesetzt ist, wird "Kunden-Objekt auswählen" bzw. "Zusatzlisten-Element auswählen" angezeigt. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, falls ein Objekt oder eine Zusatzliste ausgewählt wurde
Multi-Gruppen Button Beschr.	Die Beschriftung des Buttons beim Hinzufügen von neuen Gruppen bei einer Multi-Gruppe. Falls nichts gesetzt ist, wird "Neue Gruppe hinzufügen" angezeigt. Diese Funktion steht nur bei Multi-Gruppen zur Verfügung

Benutzerdefinierte Stile

Per Klick auf das Zahnrad im Bereich Stil können für Gruppen oder Einträge benutzerdefinierte Stile angelegt werden. Für einen eigenen Stil können folgende Parameter definiert werden:

Stile für Gruppen

Parameter	Beschreibung
Name	Name des neuen Gruppen-Stils.
Werte pro Zeile	Die Spaltenzahl der Tabelle.
Gewichtung	Diese Gewichtung definiert die Aufteilung der Einträge / Gruppen bei Horizontaler Ausrichtung oder in Tabellen. Beispiel: A: Gewichtung: 1, B: Gewichtung: 2 bedeute A verwendet 33% und B 66% des vorhanden Platzes
Auf neuer Seite beginnen	Definiert ob diese Gruppe auf einer neuen Seite beginnen soll. Bei Multigruppen beginnt nur die erste Multigruppe auf einer neuen Seite
Rahmen	Rahmen um Gruppe => Definiert, ob die Gruppe eingerahmt wird. Linienbreite => Die Breite des Rahmens. Linienfarbe => Die Farbe des Rahmens.
Kopfzeile	Kopfzeile anzeigen => Definiert, ob die Kopfzeile dargestellt wird. Schriftgröße => Die Schriftgröße der Kopfzeile. Schriftfarbe => Die Farbe der Kopfzeile. Ausrichtung auf Seite => Linksbündig, zentriert oder rechtsbündig.

Stile für Einträge

Parameter	Beschreibung
Name	Name des neuen Stils.
Wert unterstreichen	Definiert, ob der Name unterstrichen wird.
Titel	Schriftgröße => Die Schriftgröße des Titels. Schriftfarbe => Die Farbe des Titels. Ausrichtung in Spalte => Linksbündig, zentriert oder rechtsbündig.
Wert	Schriftgröße => Die Schriftgröße des Wertes. Schriftfarbe => Die Farbe des Wertes. Ausrichtung in Spalte => Linksbündig, zentriert oder rechtsbündig.

Gruppen-Container

Gruppen Container können verwendet werden, um mehrere Gruppen zusammenzufassen. Diese finden vor allem Verwendung, falls das Protokoll-Muster den Modus Kachel oder Wizard hat, um mehrere Gruppen unter einer Kachel bzw. eine Wizard-Seite darzustellen. Zusätzlich kann ein Gruppen-Container verwendet werden, um mehrere Gruppen über eine Bedingung auszublenden.

Hinweis: Gruppen-Container werden nicht auf dem PDF dargestellt.

Basis

Feld	Beschreibung
Name	Name des Gruppen-Containers. Dies ist der "Kachel"-Name im Kachel-Modus oder der Seitenname beim Wizard-Modus.
Icon	Ein optionales Icon, (PNG- oder JPEG-Datei) welches als Icon für die Kachel verwendet werden soll. Diese Option existiert nur im Kachel-Modus.

Eintrag

Einträge können aus der Komponenten-Liste via Drag & Drop zu Gruppen hinzugefügt werden.

Typen

DocBee bietet aktuell folgende Eintrags-Typen an:

Typ	Beschreibung
Auswahl	Generiert eine Dropdown-Auswahlliste, aus der genau ein Eintrag gewählt werden kann. Diese Einträge werden im Eintrags-Muster als 'Elemente' definiert.
Barcode-Scanner	Erzeugt ein einzeiliges Textfeld welches mit Hilfe eines Barcode-Scanners über die Kamera gefüllt werden kann.
Beobachter (Einzelauswahl)	Auswahl eines Beobachters
Beobachter (Multiauswahl)	Auswahl mehrerer Beobachter
Bild	Hochladen eines Bildes/Fotos (jpg, png...)
Bild (Multiauswahl)	Hochladen mehrerer Bilder/Fotos (jpg, png...)
Datei	Hochladen einer beliebigen Datei
Datum	Ein Datum kann im Format dd.mm.yyyy eingetippt oder per Klick in das Feld aus einem Kalender gewählt werden
Datum mit Uhrzeit	Ein Datum mit Uhrzeit kann im Format dd.mm.yyyy HH:MM eingetippt oder per Klick in das Feld aus einem Kalender gewählt werden
Dauer-Feld	Definiert einen Zeitraum in Stunden und Minuten (z.B. 3h 20min). Dies kann auch über die Buttons auf der rechten Seite gesteuert werden
Formel - Dezimal	Definiert eine Formel, die beim Ausfüllen des Protokolls berechnet wird und eine Dezimalzahl zurückgibt.
Formel - Ganzzahl	Definiert eine Formel, die beim Ausfüllen des Protokolls berechnet wird und eine Ganzzahl zurückgibt.
Formel - Text	Definiert eine Formel, die beim Ausfüllen des Protokolls berechnet wird und das Ergebnis als Text zurückgibt
Geo Lokalisierung	Lokalisiert den Standort des Nutzers und gibt die entsprechende Adresse aus. Der Standortzugriff muss dafür am Endgerät erlaubt sein
Info Bild	Funktion zum Hochladen eines statischen Bildes/Fotos (jpg, png...) mit Info-Text.
Info Text	Gibt den Text wieder, welcher im entsprechenden Feld definiert ist. Kann beim PDF-Text Platzhalter von anderen Feldern und die Standard PDF Platzhalter von Protokoll-Nachrichten enthalten.
Info Text mit Bezeichnung	Gibt eine Bezeichnung und einen Text wieder, welcher im entsprechenden Feld definiert ist. Kann beim PDF-Text Platzhalter von anderen Feldern und die Standard PDF Platzhalter von Protokoll-Nachrichten enthalten
Info-URL	Gibt eine URL mit Link wieder, welche im entsprechenden Eintrags-Muster definiert ist
Kontrollkästchen	Generiert eine simple Checkbox, in die ein Haken gesetzt werden kann (ja/nein)
Mehrzeiliges Textfeld	Erzeugt ein Textfeld für mehrzeilige Eingaben
Textfeld	Erzeugt ein einzeiliges Textfeld
Protokoll anlegen	Anlegen eines Protokolls zu einem ausgewähltem Protokoll-Muster
Skript-Schaltfläche	Erzeugt eine Schaltfläche, die beim Bestätigen eine DocBee Skript ausführt Hinweis: Diese Schaltfläche benötigt in der APP eine Online-Verbindung
Sterne-Bewertung	Erzeugt eine Eingabe von bis zu 5 Sternen
Uhrzeit-Feld	Ermöglicht die Eingabe einer Uhrzeit im Format hh:mm. Mit Klick in das Feld kann die Zeit auch über Pfeiltasten eingestellt werden
Unterschrift	Fordert eine Unterschrift ein. In der Web-App wird lediglich der Schriftzug "Unterschrift" erzeugt
Zahlenfeld (Dezimalzahl)	Ermöglicht die Eingabe einer Dezimalzahl mit dem Separator "." Die Ausgabe erfolgt bis auf die 15. Nachkommastelle
Zahlenfeld (Ganzzahl)	Ermöglicht die Eingabe einer Zahl ohne Nachkommastelle
Zusatzliste (Einzelauswahl)	Auswahl eines Zusatzlisten-Elements
Zusatzliste (Multiauswahl)	Auswahl mehrerer Zusatzlisten-Elemente

Hinweis: Es können in Info-Texten (bzw. allen Komponenten die heute schon Platzhalter in PDF erlauben) auch die Platzhalter der Nachrichten-Vorlagen für den Protokollabschluss verwendet werden.

Basis

Feld	Beschreibung
Name	Definiert einen Namen für des Eintrags
Bezeichnung	Definiert die Bezeichnung des Eintrags, das beim Ausfüllen angezeigt wird.
Markdown unterstützen	Falls aktiviert unterstützt die Bezeichnung bzw. der Info-Text Markdown. Markdown wird nur in der Eingabe unterstützt, nicht in der PDF.
Pflichtfeld	Definiert, ob der Eintrag beim Abschluss des Protokolls ausgefüllt sein muss oder nicht. Nicht alle Typen besitzen diese Einstellung
Daten verschlüsselt speichern	Definiert, ob der Eintrag verschlüsselt in der Datenbank abgelegt werden soll oder nicht. Nicht alle Typen besitzen diese Einstellung
Multi-Gruppen Label	Nur verfügbar, wenn der Eintrag Bestandteil einer Multi-Gruppe ist. Definiert, dass die Multi-Gruppe mit dem Namen dieses Eintrags beschriftet wird. Es können auch mehrere Einträge als Multi-Gruppen Label definiert werden, damit die Multi-Gruppe mehrere Beschriftungen trägt. Ohne Multi-Gruppen Label wird die Multi-Gruppe mit dem Namen des ersten Eintrags beschriftet.

Hinweis: Ab Version 2022.3 müssen Kontrollkästchen, die als Pflichtfeld gekennzeichnet sind, vor Protkollabschluss zwingend ausgefüllt werden.

Basis Auswahl

Feld	Beschreibung
Elemente	Definiert die Auswahl-Elemente. Dies Option steht nur beim Typ Auswahl zur Verfügung.

Basis Beobachter

Feld	Beschreibung
Beobachter	Definiert den entsprechenden Beobachter Dies Option steht nur beim Typ Beobachter (Einzelauswahl) oder Beobachter (Multiauswahl) zur Verfügung.
Beobachter Nachricht senden	Definiert, ob der ausgewählte Beobachter eine Nachricht erhalten soll. Dies Option steht nur beim Typ Beobachter (Einzelauswahl) oder Beobachter (Multiauswahl) zur Verfügung.

Basis Datum

Feld	Beschreibung
Min. Versatz in Tagen	Definiert wie viele Tage vor "Heute" als Datum ausgewählt werden kann.
Max. Versatz in Tagen	Definiert wie viele Tage ab "Heute" als Datum ausgewählt werden kann.

Basis Info-URL

Feld	Beschreibung
Info-URL	Definiert die URL. Dies Option steht nur beim Typ Info-URL zur Verfügung.

Basis Zusatzliste

Feld	Beschreibung
Zusatzliste	Definiert die entsprechende Zusatzliste Dies Option steht nur beim Typ Zusatzliste (Einzelauswahl) oder Zusatzliste (Multiauswahl) zur Verfügung.

Basis Info-Text mit Bezeichnung

Feld	Beschreibung
Info-Text	Definiert den Text, der als "Wert" angezeigt wird

Basis Skript Schaltfläche

Feld	Beschreibung
Skript	Definiert das entsprechende Skript, welches ausgeführt werden soll.

Basis Formel

Feld	Beschreibung
Formel	Definiert, die Formel zur Berechnung. Siehe Formeln

Basis Protokoll anlegen

Feld	Beschreibung
Muster	Definiert das Protokoll-Muster für das Protokoll.**

PDF

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Definiert die Bezeichnung des Eintrags in der PDF.
Stil	Definiert die grafische Darstellung des Eintrags in der PDF.
Benutzerdefinierter Stil	Über das Zahnrad können benutzerdefinierte Stile erstellt werden.
Nicht anzeigen	Definiert, dass dieses Eintrag nicht in der PDF angezeigt wird.
Nicht anzeigen falls leer	Definiert, dass dieses Eintrag nicht angezeigt wird, falls kein Wert für den Eintrag gesetzt wurde. Nicht alle Typen besitzen diese Einstellung

PDF Info-Text mit Bezeichnung

Feld	Beschreibung
Info-Text	Definiert den Text, der als "Wert" angezeigt wird. Dieser Text kann Platzhalter verwenden.

PDF Kontrollkästchen

Feld	Beschreibung
Kontrollkästchen links anzeigen	Definiert die Positionierung von Name und Kontrollkästchen in der PDF.

Experten

Feld	Beschreibung
Änderung erlaubt	Definiert, bis wann dieser Eintrag geändert werden darf. Bis Abschluss => Darf nur bis Protokoll-Abschluss geändert werden Immer => Darf immer geändert werden, auch falls dieses Protokoll abgeschlossen wurde Nach Abschluss einmalig => Darf nach dem Abschluss nur einmal gesetzt werden. Danach ist dieses Eintrag nicht mehr änderbar
Platzhalter Name	Definiert einen Platzhalter Namen, der in Nachrichten-Vorlagen, Vorgangs/Leistungsvorlage oder beim PDF-Text von Info-Texten mit %PLATZHALTERNAME% verwendet werden kann. Des Weiteren dient der Platzhalter als Variable-Name in Formeln. Zusätzlich vereinfacht das Setzen eines Platzhalter-Namens später die Verwendung des Eintrags über DocBee Skript.
Feld Name	Definiert, dass dieses Eintrag zur Daten-Übernahme verwendet wird und die Daten aus dem alten Protokoll mit diesem Feld-Namen in das neue Protokoll mit diesem Feld-Namen kopiert wird.
Spalten Name	Definiert einen Spalten-Namen für diesen Eintrag. Falls hier ein Wert gesetzt wird, kann dies als optionale Spalte in der Protokoll-Liste ausgewählt werden und kann im Export-Profil verwendet werden um Protokolle zu exportieren.
Regulärer Ausdruck	Ermöglicht eine zusätzliche Validierung nach einem Regulären Ausdruck um sicher zu gehen, dass die Eingabe dem korrekten Format entspricht. Diese Funktion ist nur bei Textfeldern verfügbar.
Info-Popover-Text	Ermöglicht es einen Information-Text für den Ausfüllenden bereitzustellen. Dieser Text kann dann über eine Info-Schaltfläche angezeigt werden und wird nicht in der PDF dargestellt.
In App als Info anzeigen	Definiert, ob der Wert des Eintrags in der App in der Dokumenten-Liste angezeigt wird (gilt nicht für Info-Einträge, Skript-Schaltflächen und Einträge des Typs Protokoll anlegen).
Bedingungen	Ermöglicht das Anzeigen, Verstecken bzw. Ändern des Eintrags, falls bestimmte Bedingungen erfüllt sind. (Siehe Bedingungen)
Kunden-Objekt Verknüpfung	Verknüpft den Wert dieses Eintrags beim Abschluss mit einem neuen Kunden-Objekt bzw. aktualisiert den Wert bei einem existierenden Kunden-Objekt. Wird nur angezeigt, falls ein Objekt bei den Protokoll-Muster-Einstellungen oder ein Objekt in den Gruppen-Einstellungen ausgewählt wurde
Zusatzlisten-Element Verknüpfung	Verknüpft den Wert dieses Eintrags beim Abschluss mit einem neuen Kunden-Objekt bzw. aktualisiert den Wert bei einem existierenden Kunden-Objekt. Wird nur angezeigt, falls eine Zusatzliste in den Gruppen Einstellungen ausgewählt wurde
Gruppen-Skript Voraussetzung	Definiert, ob dieser Eintrag gesetzt sein muss, damit die Bestimmung der zur Auswahl stehenden Kunden-Objekte bzw. Zusatzlisten-Elemente über das Skript erfolgen kann. Wird nur angezeigt, falls ein Objekt oder eine Zusatzliste, ein Skript und Kunden-Objekt aktualisieren bzw. Zusatzlisten-Element aktualisieren in den Gruppen Einstellungen ausgewählt wurden
Zufalls-Texte	Für Komponenten vom Typ "Kontrollkästchen, Auswahl, Zusatzliste (Einzelauswahl) & Zusatzliste (Multiauswahl)" können Zufalls-Texte definiert werden, welche bei Änderung der Komponente zufällig ausgewählt & als Text gespeichert werden, falls mindestens einer für den hinterlegten Wert definiert wurde. Dieser Text wird nun innerhalb der Platzhalter Logik und auf der PDF verwendet

Experten - Datei

Feld	Beschreibung
Max. Dateigröße (Bytes)	Definiert die maximale Dateigröße in Bytes wo bei die wirkliche Maximale Größe von der Anwendung begrenzt wird (Standardmässig max. 10MB).
Datei-Typ	Definiert den Datei-Endungen die erlaubt sind, wobei mehrere Datei-Endungen mit | getrennt

Experten - Bild

Feld	Beschreibung
Max. Bildauflösung (Megapixel)	Definiert die maximale Bildauflösung in Megapixel.

Experten - Zahlenfelder

Feld	Beschreibung
Einheit	Definiert eine optionale Einheit, die hinter dem Zahlenfeld angezeigt wird. Benutzerdefiniert ermöglicht es eine eigene Einheit zu hinterlegen.

Experten - Zusatzliste

Feld	Beschreibung
Optionaler Filter	Ermöglicht einen optionalen Filter um nur Elemente zurückzugeben die diesem Filter entsprechen. (Dieser kann vom Benutzer selbstständig entfernt werden)
Forcierter Filter	Ermöglicht einen forcierten Filter um nur Elemente zurückzugeben die diesem Filter entsprechen. (Dieser kann nicht vom Benutzer entfernt werden und gilt permanent)
Als Kontrollkästchen anzeigen	Falls diese Einstellung aktiviert ist werden die einzelnen Elemente der Zusatzliste als Kontrollkästchen in der Eingabe dargestellt (Maximal 20!).

Erweiterte Anzeige

Die erweiterte Anzeige ermöglicht es einen Markdown Text zu definieren, der bei der Auswahl eines Zusatzlisten-Elements in der Eingabe angezeigt wird. Innerhalb des Markdown Textes können Platzhalter verwendet werden, um Daten abhängig vom Zusatzlisten-Element anzuzeigen.

Platzhalter	Beschreibung
%NAME%	Name des Zusatzlisten-Elements
%DETAILS%	Details des Zusatzlisten-Elements

Zusätzlich werden die Platzhalter der Zusatzfelder der Zusatzliste unterstützt.

Beispiel

%NAME%

<img src="%IMGURL%" />

Hinweis: Die erweiterte Anzeige wird in der PDF nicht dargestellt. Hinweis: Die erweiterte Anzeige in der APP benötigt eine aktive Internet-Verbindung.

Zusatzlisten-Filter

Zusatzlisten-Filter ermöglichen es, dass eine existierende Zusatzliste weiter eingeschränkt wird. Die ist z.B. nützlich bei Artikel-Listen. Dafür müssen die Zusatzlisten-Elemente, mit Filter-Namen versehen werden. ADD LINK

Filter-Name können logisch verknüpft werden, und zwar mit | (Oder), & (Und) und ! (Nicht).

Beispiel

TOP10 & WARENGRUPPE10

Die bedeutet, dass nur Elemente zurückgeben werden, die sowohl den Filter-Namen TOP10 als auch den Filter-Namen WARENGRUPPE10 hat.

Hinweis: Die Komplexität dieser Operationen ist begrenzt!

Bedingungen

DocBee bietet ab der Version 2020.3 die Möglichkeit, Bedingungen für Gruppen und Einträge zu definieren, um diese z.B. nur anzuzeigen, falls eine Bedingung erfüllt.

Bedingungen

Definiert, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, um die Reaktionen auszuführen.

Es gibt zwei verschiedene Arten der Verknüpfung von Bedingungen: Alle (Und-Verknüpfung) und Eine (Oder-Verknüpfung). Außerdem ist es möglich eine Verknüpfungs-Hierachie aufzubauen und unterschiedliche Bedingungen zu kombinieren.

DocBee unterscheidet aktuell zwischen zwei Typen von Bedingungen.

Eintrags Bedingungen

Bedingung hängt von einem anderen Eintrag ab und der Wert dieses Eintrages wird über bestimmte Komparator verglichen.

Mitarbeiter-Gruppen Bedingungen

Diese Bedingung hängt nicht von einem Eintrag ab, sondern, ob ein Benutzer in einer Mitarbeiter-Gruppe ist oder nicht. Sie wird nicht anhand des Verantwortlichen des Protokolls bestimmt, sondern anhand des aktuell angemeldeten Benutzers, welcher sich das Protokoll gerade ansieht oder es ausfüllt.

Außerdem erfolgt die Überprüfung nur bei der Eingabe, die PDF-Datei berücksichtigt diese Bedingung nicht.

Stammdaten Bedingungen

Diese Bedingung hängt nicht von einem Eintrag ab, sondern, vom im Protokoll ausgewählten Kunden, Standort und Kontakt.

Reaktionen

DocBee bietet aktuell folgende Reaktionen an:

Name	Beschreibung
Anzeigen (Eingabe & PDF)	Zeigt in der Eingabe und der PDF diese Gruppe bzw. dieser Eintrag an, falls die Bedingung erfüllt ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird die Gruppe bzw. das Eintrag nicht angezeigt
Anzeigen (Eingabe)	Zeigt in der Eingabe diese Gruppe bzw. dieses Eintrags an, falls die Bedingung erfüllt ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird die Gruppe bzw. der Eintrag nicht angezeigt. In der PDF wird diese Gruppe bzw. der Eintrag weiterhin angezeigt, unabhängig ob die Bedingung erfüllt ist oder nicht.
Anzeigen (PDF)	Zeigt in der PDF diese Gruppe bzw. dieser Eintrag an, falls die Bedingung erfüllt ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird die Gruppe bzw. der Eintrag nicht angezeigt. In der Eingabe wird diese Gruppe bzw. der Eintrag weiterhin angezeigt, unabhängig davon, ob die Bedingung erfüllt ist oder nicht.
Verstecken (Eingabe & PDF)	Zeigt in der Eingabe und der PDF diese Gruppe bzw. dieser Eintrag nicht an, falls die Bedingung erfüllt ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird die Gruppe bzw. der Eintrag angezeigt
Verstecken (Eingabe)	Zeigt in der Eingabe diese Gruppe bzw. dieser Eintrag nicht an, falls die Bedingung erfüllt ist. Falls dies nicht der Fall ist, wird die Gruppe bzw. der Eintrag angezeigt. In der PDF wird diese Gruppe bzw. der Eintrag weiterhin angezeigt, unabhängig davon, ob die Bedingung erfüllt ist oder nicht.
Verstecken (PDF)	Zeigt in der PDF diese Gruppe bzw. dieser Eintrag nicht an, falls die Bedingung erfüllt ist. Falls dies nicht der Fall ist wird die Gruppe bzw. der Eintrag angezeigt. In der Eingabe wird diese Gruppe bzw. der Eintrag weiterhin angezeigt, unabhängig davon, ob die Bedingung erfüllt ist oder nicht.
Ändern	Ändert den Wert des Eintrages auf den gesetzten Wert, falls die Bedingung erfüllt ist.

Formeln

Ab DocBee 2022.3 gibt es die Möglichkeit, Formel Komponenten zu verwenden und damit innerhalb des Protokolls Werte zu berechnen.

Funktionen

Innerhalb der Formeln können folgende Funktionen verwendet werden, um Werte zu bestimmen.

Hinweis: Formeln lassen sich auch ineinanderschachteln, um komplexere Berechnungen auszuführen z.B MUL(ADD(10, 30), 4)

ADD

Diese Funktion addiert Zahlen.

Beispiele

Formel	Mathematisch	Ergebnis
ADD(20, 40)	20 + 40	60
ADD(4.5, 8)	4.5 + 8	12.5
ADD(10, 20, 8.5)	10 + 20 + 8.5	38.5

Info: Dezimalzahlen müssen immer mit . getrennt werden

Hinweis: Anstelle von direkten Zahlen können auch andere Felder verwendet werden siehe Felder in Formeln

SUB

Diese Funktion subtrahiert Zahlen.

Beispiele

Formel	Mathematisch	Ergebnis
SUB(40, 20)	40 - 20	20
SUB(9, 4.5)	9 - 4.5	4.5
SUB(10, 20, 8.5)	10 - 20 - 8.5	-18.5

Info: Dezimalzahlen müssen immer mit . getrennt werden

Hinweis: Anstelle von direkten Zahlen können auch andere Felder verwendet werden siehe Felder in Formeln

MUL

Diese Funktion multipliziert Zahlen.

Beispiele

Formel	Mathematisch	Ergebnis
MUL(10, 4)	10 * 4	40
MUL(4.5, 3)	4.5 * 3	13.5
MUL(4, 2, 5)	4 * 2 * 5	40

Info: Dezimalzahlen müssen immer mit . getrennt werden

Hinweis: Anstelle von direkten Zahlen können auch andere Felder verwendet werden siehe Felder in Formeln

DIV

Diese Funktion dividiert Zahlen.

Beispiele

Formel	Mathematisch	Ergebnis
DIV(10, 5)	10 / 5	2
DIV(7, 2)	7 / 2	3.5
DIV(10, 2, 5)	(10 / 2) / 5	1

Info: Dezimalzahlen müssen immer mit . getrennt werden

Hinweis: Anstelle von direkten Zahlen können auch andere Felder verwendet werden siehe Felder in Formeln

CONCAT

Diese Funktion verbindet Daten und gibt diese als Zeichenkette zurück.

CONCAT(parameter1, parameter2, ...;Trennzeichen)

Beispiele

Formel	Ergebnis
CONCAT("AB", "CD")	ABCD
CONCAT("AB", "CD";"-")	AB-CD
CONCAT("AB", "CD", "EF";"-")	AB-CD-EF

Hinweis: Anstelle von direkten Zeichenketten können auch andere Felder verwendet werden siehe Felder in Formeln

DATEDIF

Diese Funktion gestimmt eine Differenz zwischen zwei Datumswerten.

DATEDIF(parameter1, parameter2;Option)

Optionen

Option	Beschreibung
Y	Anzahl Jahre zwischen den Daten
M	Anzahl Monate zwischen den Daten
D	Anzahl Tage zwischen den Daten

Beispiele

Formel	Ergebnis
DATEDIF(2022-01-01T00:00:00.000Z, 2023-01-01T00:00:00.000Z;Y)	1
DATEDIF(2023-01-01T00:00:00.000Z, 2023-04-01T00:00:00.000Z;M)	3
DATEDIF(2023-01-01T00:00:00.000Z, 2023-01-22T00:00:00.000Z;D)	21

Hinweis: Anstelle von direkten Datumswerten können auch andere Felder verwendet werden siehe Felder in Formeln

NOW

Diese Funktion gibt das aktuelle Datum zurück (inklusive Uhrzeit)

NOW()

Hinweis: Diese Funktion ist vor allem im Zusammenspiel mit DATEDIF nützlich und kann dort als Parameter verwendet werden

Felder in Formeln

Zusätzlich zur Verwendung von direkten Werten können auch andere Felder im Protokoll als Parameter verwendet werden, falls bei diesen ein Platzhalter-Name definiert wurde. Zur Verwendung muss nur $<PLATZHALTER_NAME> als Parameter in die Funktion eingesetzt werden.

Beispiel

ADD($ZAHLEN_WERT, 10)

Wichtig: Falls der Inhalt des Feldes sich nicht in einen gültigen Wert umwandelt lässt, wird kein Ergebnis erzeugt

Hinweis: Falls der Feld-Name innerhalb einer Multi-Gruppe definiert und ausserhalb dieser Gruppe verwendet wird, wird für jeden Eintrag innerhalb der Multi-Gruppe ein Parameter zur Funktion hinzugefügt. So würde aus ADD($ZAHLEN_WERT, 10) z.B. ADD(20, 40, 10) falls im Feld Name ZAHLEN_WERT in dem einen Eintrag 20 und im zweiten Eintrag 40 wäre.

Abschluss-Reaktionen

Ab DocBee 2023.3 gibt es die Möglichkeit, in Protokoll-Mustern sogenannte Abschluss-Reaktion zu definieren. Abschluss-Reaktionen bestehen aus einem optionalen Namen, Bedingungen und den eigentlichen Reaktionen. Mit diesen Reaktionen kann auf Werten innerhalb des Protokolls reagiert werden, um weitere Schritte auszulösen.

Bedingungen

Unter Bedingungen stehen die gleichen Möglichkeiten zur Verfügung wie auch bei Bedingungen auf Komponenten und Gruppen.

Reaktionen

DocBee bietet aktuell folgende Reaktionen an:

Name	Beschreibung
Vorgang anlegen	Legt einen neuen Vorgang aus einer Vorlage mit einer optionalen Vorgangs-Verknüpfung an (In der Vorlage können die Protokoll-Platzhalter in den Beschreibungen verwendet werden, die dann durch die Werte ersetzt werden. Der Verantwortliche wird übernommen, sofern nicht anders über die Vorlage definiert.) Falls Daten aus Einträgen in Protokolle übernehmen aktiviert ist, werden automatisch unter dem Vorgang angelegte Protokolle mit den Daten aus der Datenübernahme befüllt.
Vorgang entsperren	Entsperrt den Vorgang.
Vorgang sperren	Sperrt den Vorgang.
Vorgang ändern	Ändert einen Vorgang und setzt die Eigenschaft auf den ausgewählten Wert, falls das Protokoll mit einem Vorgang verknüpft ist
Leistung anlegen	Legt eine neue Leistung aus einer Vorlage an (Innerhalb der Vorlage können die Protokoll-Platzhalter im Tätigkeits-Namen & in den Beschreibungen verwendet werden, die dann durch die Werte ersetzt werden. Vorgang, Verantwortlicher und Kunden-Objekte werden übernommen, sofern nicht anders über die Vorlage definiert.)
Protokoll anlegen	Legt ein neues Protokoll aus einer Vorlage an. Daten in dem neuen Protokoll können über Feld-Namen vorbefüllt werden (ähnlich zur Datenübernahme). (Vorgang, Verantwortlicher und Kunden-Objekte werden übernommen, sofern nicht anders über die Vorlage definiert.)
E-Mail versenden	Sendet eine E-Mail an definierte E-Mail Adressen, inklusive der Möglichkeit eine Vorgangs-Nachricht bzw. Leistungs-Nachricht zu produzieren, falls das Protokoll mit einem Vorgang oder einer Leistung verknüpft ist
E-Mail versenden (Eintrag)	Sendet eine E-Mail an eine E-Mail Adresse die in einem Protokoll-Feld (Typ: Textfeld) definiert ist, inklusive der Möglichkeit eine Vorgangs-Nachricht bzw. Leistungs-Nachricht zu produzieren, falls das Protokoll mit einem Vorgang oder einer Leistung verknüpft ist
E-Mail an Kontakt	Sendet eine E-Mail an den Kontakt des Protokolls, inklusive der Möglichkeit eine Vorgangs-Nachricht bzw. Leistungs-Nachricht zu produzieren, falls das Protokoll mit einem Vorgang oder einer Leistung verknüpft ist
E-Mail an Verantwortlichen	Sendet eine E-Mail an den Verantwortlichen des Protokolls, inklusive der Möglichkeit eine Vorgangs-Nachricht bzw. Leistungs-Nachricht zu produzieren, falls das Protokoll mit einem Vorgang oder einer Leistung verknüpft ist
E-Mail an Vorgangs-Abonnent	Sendet eine E-Mail an Vorgangs-Abonnenten des mit dem Protokoll verknüpften Vorgangs, inklusive der Möglichkeit eine Vorgangs-Nachricht zu produzieren
E-Mail an Vorgangs-Verantwortlichen	Sendet eine E-Mail an den Verantwortlichen des mit dem Protokoll verknüpften Vorgangs (bei Leistungen und Protokollen wird der verknüpfte Vorgang verwendet) (falls ein Verantwortlicher gesetzt ist) und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage. Die Nachricht kann optional auch zu einem verknüpften Vorgang oder Leistung als Nachricht hinzugefügt werden
Benachrichtigung an alle Benutzer aus Gruppe	Erzeugt eine Benachrichtigung an alle Benutzer aus der ausgewählten Mitarbeiter-Gruppe und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage.
Benachrichtigung an Gruppe	Erzeugt eine Benachrichtigung an eine Mitarbeiter-Gruppe und verwendet dafür die ausgewählte Vorlage.
Benachrichtigung an Verantwortlichen senden	Sendet eine Benachrichtigung an den Verantwortlichen des Protokolls
Benachrichtigung an Vorgangs-Abonnent senden	Sendet eine Benachrichtigung an Vorgangs-Abonnenten des mit dem Protokoll verknüpften Vorgangs
Nachricht hinzufügen	Fügt eine Nachricht zum verknüpften Vorgang oder der verknüpften Leistung hinzu
DocBee Skript ausführen	Ausführen eines DocBee Skriptes (Nur auf Cloud Premium oder OnPremises Systemen)
Webhook aufrufen	Aufrufen eines externen Webhooks (unterstützt Protokoll-Platzhalter)

Die E-Mail Reaktionen und die Nachricht Reaktion erlauben es die Protokoll-PDF oder Dateien aus Protokoll-Einträgen als Anhänge mitzuschicken.

Hinweis: Die Reaktionen werden ausschließlich vom Server ausgeführt. Falls ein Protokoll auf der APP abgeschlossen wird, muss mit dem Server synchronisiert werden, damit diese ausgeführt werden.

Freigabe

Damit ein Protokoll-Muster verwendet werden kann, muss dieses freigegeben werden. Mit der Freigabe wird eine neue Revision erzeugt.

Hinweis: Ab der DocBee Version 2023.3 gibt es die Möglichkeit bei der Freigabe die Optionen Vorherige Revisionen ersetzen und Vorherige Revisionen deaktivieren zu aktivieren. Vorherige Revisionen ersetzen ersetzt alle vorherigen Revisionen des Musters in Gruppen und Protokoll-Vorlagen, Vorherige Revisionen deaktivieren deaktiviert alle vorherigen Revisionen.

Datenübernahme

Ab DocBee 2022.2 gibt es die Möglichkeit, Daten aus schon abgeschlossenen Protokollen zu übernehmen. Innerhalb des Protokolls wird ein Übernahme-Kriterium definiert anhand welches DocBee überprüft, ob abgeschlossen Protokolle mit diesem Kriterium existieren. Falls dies zutrifft, werden die Einträge mit Feld-Namen in das neue Protokoll kopiert.

Hinweis: Die Übernahme funktioniert nur bei Protokollen desselben Protokoll-Musters (Die Revision kann aber unterschiedlich sein)

Modus

Ab DocBee 2021.1 gibt es die Möglichkeit, Protokolle bei der Erfassung unterschiedlich darzustellen.

Normal

Falls der Modus Normal gewählt wurde, werden alle Gruppen untereinander angezeigt und können dort vom Benutzer ausgefüllt werden. Dieser Modus überprüft die Pflichtfelder erst beim Abschluss des Protokolls über die Abschließen-Schaltfläche.

Wann sollten Sie diesen Modus verwenden?

Wir empfehlen die Verwendung des Modus Normal, falls der folgende Punkt zutrifft:

• Bei Protokollen mit wenigen Gruppen

Wizard

Falls der Modus Wizard gewählt wurde, wird das Protokoll in einzelnen Schritten ausgeführt, wobei jede Gruppe bzw. jeder Gruppen-Container einen Schritt darstellt. Die Schritte werden immer in der Reihenfolge ausgeführt, wie Sie im Protokoll-Muster hinterlegt sind. In diesem Modus werden beim Wechseln zum nächsten Schritt die Pflichtfelder der sichtbaren Gruppen überprüft und falls die Überprüfung nicht erfolgreich war, wird der Wechsel zum nächsten Schritt unterbunden.

Wann sollten Sie diesen Modus verwenden?

Wir empfehlen die Verwendung des Modus Wizard falls der folgende Punkt zutrifft:

• Bei Protokollen mit vielen Gruppen, die immer hintereinander erfasst werden

Kachel

Falls der Modus Kachel gewählt wurde, wird das Protokoll in einzelne Seiten aufgeteilt, wobei jede Gruppe bzw. jeder Gruppen-Container eine Seite darstellt. Das Protokoll zeigt standardmäßig in diesem Modus alle Kacheln in einer Übersicht an und durch das Klicken auf die Kacheln wird die jeweilige Seite geladen. In diesem Modus werden beim Wechseln zurück zur Übersicht die Pflichtfelder der sichtbaren Gruppen überprüft und falls die Überprüfung nicht erfolgreich war, wird der Wechsel zur Übersicht unterbunden. Durch Klicken auf "Weiter" gelangt man zur nächsten Kachel.

Wann sollten Sie diesen Modus verwenden?

Wir empfehlen die Verwendung des Modus Kachel falls der folgende Punkt zutrifft:

• Bei Protokollen mit vielen Gruppen, die nicht hintereinander erfasst werden

Importieren

Ab DocBee 2022.3 gibt es die Möglichkeit, Muster aus einer PTF-Datei zu importieren.

Ein importiertes Muster wird in der Revision der Datei importiert und kann nicht verändert werden.

Ist das Klonen durch die PTF-Datei erlaubt, kann das Muster auch als Klon importiert werden. In diesem Fall kann das geklonte Muster editiert und revisioniert werden.

Name	Beschreibung
Muster klonen	Importiert das Muster als Klon
PDF-Layout	Auswahl des Layouts, wenn ein PDF der Protokolle erstellt wird.

Die PTF-Datei muss mit der Server-Version kompatibel sein, sonst wird der Import mit einer Fehlermeldung verweigert.

Auszuwählende Objekte

An dieser Stelle wählen Sie die im Protokoll verwendeten Objekte aus.

Auszuwählende Zusatzfelder

Folgend wählen Sie die Zusatzfelder des Objekts aus, welche vom Protokoll befüllt werden. Die Zusatzfelder dürfen auch leer bleiben und werden in diesem Fall nicht befüllt. Die Einträge bleiben jedoch trotzdem im Protokoll erhalten.

Auszuwählende Zusatzlisten

An dieser Stelle wählen Sie die im Protokoll verwendeten Zusatzlisten aus. Dabei wird jeweils angegeben, für welche Einträge oder Gruppen die Zusatzlisten verwendet werden.

Falls die Zusatzlisten mit in der PTF-Datei enthalten sind, haben Sie außerdem die Option, Zusatzlisten zu importieren, anstatt Zusatzlisten aus Ihrem DocBee auszuwählen. Eine importierte Zusatzliste, deren Name schon verwendet wird, erhält eine fortlaufende Nummer am Ende des Namens.

Auszuwählende Zusatzlisten-Elemente

Folgend wählen Sie Zusatzlisten-Elemente aus, die in Bedingungen und Reaktionen im Protokoll-Muster verwendet werden. Die Bedingungen und Reaktionen werden in einem Hilfetext ausformuliert, damit Sie passende Werte aus der Zusatzliste auswählen können.

Auszuwählende Zusatzfelder

Hier wählen Sie die Zusatzfelder der Zusatzliste aus, welche vom Protokoll befüllt werden. Die Zusatzfelder dürfen auch leer bleiben und werden in diesem Fall nicht befüllt. Die Einträge bleiben trotzdem im Protokoll erhalten.

Auszuwählende Mitarbeiter-Gruppen

An dieser Stelle wählen Sie die im Protokoll verwendeten Mitarbeiter-Gruppen aus. Dabei wird jeweils angegeben, für welche Bedingungen Mitarbeiter-Gruppen verwendet werden.

Auszuwählende Beobachter-Kategorien

An dieser Stelle wählen Sie die im Protokoll verwendeten Beobachter-Kategorien aus. Dabei wird jeweils angegeben, für welche Einträge oder Gruppen die Beobachter-Kategorien verwendet werden.

Auszuwählende Beobachter

Folgend wählen Sie Beobachter aus, die in Bedingungen und Reaktionen im Protokoll-Muster verwendet werden. Die Bedingungen und Reaktionen werden in einem Hilfetext ausformuliert, damit Sie passende Werte aus der Beobachter-Kategorie auswählen können.

Auszuwählende DocBee Skripte

An dieser Stelle wählen Sie die im Protokoll verwendeten DocBee Skripte aus. Dabei wird jeweils angegeben, für welche Einträge oder Gruppen die DocBee Skripte verwendet werden. Das Skript muss für den jeweiligen Einsatzzweck geeignet sein.

Exportieren

Ab DocBee 2022.3 gibt es die Möglichkeit, Muster in eine PTF-Datei zu exportieren. Ein exportiertes Muster wird immer unveränderlich in das Zielsystem importiert. Es ist allerdings möglich, das Klonen des Musters beim Export zu erlauben, sodass es auf dem Zielsystem editiert und revisioniert werden darf.

Name	Beschreibung
Autor	Der Autor des Protokolls. Das Feld darf leer bleiben und wird beim Import angezeigt.
E-Mail	Die Kontakt-E-Mail für Nachfragen. Das Feld darf leer bleiben und wird beim Import angezeigt.
Beschreibung	Eine beliebige Beschreibung des Protokolls. Das Feld darf leer bleiben und wird beim Import angezeigt.
Klonen erlauben	Klonen zum Editieren und Revisionieren erlauben

Zusatzlisten, die im Export mit eingeschlossen werden können

An dieser Stelle wählen Sie die Zusatzlisten aus, welche zusammen mit dem Muster exportiert werden. Während des Imports können diese auf dem Zielsystem optional mit angelegt werden.

Gruppen Verknüpfung

DocBee bietet aber Version 2021.1 die Möglichkeit, Gruppen mit Kunden-Objekt und Zusatzlisten-Elementen zu verknüpfen. Dazu muss in der Gruppe unter den Experten-Einstellungen Zusatzliste oder Objekt ausgewählt werden.

Diese Verknüpfung ermöglicht es, Kunden-Objekt oder Zusatzlisten-Elemente direkt über ein Protokoll anzulegen bzw. zu aktualisieren. Um dies zu gewährleisten, werden innerhalb der Gruppe die einzelnen Einträge mit Kunden-Objekt Verknüpfungen bzw. Zusatzlisten-Element Verknüpfungen versehen.

Bei der Auswahl eines bestehenden Kunden-Objekts bzw. Zusatzlisten-Elements können die aktuellen Werte in das Protokoll übernommen werden.

Hinweis: Das Übernehmen der Werte funktioniert nur für Gruppen Verknüpfungen und nicht für Kunden-Objekt Verknüpfungen, die auf Protokoll-Muster-Basis definiert wurden.

Hinweis: Die Übernahme der Werte setzt auch bei den APPs eine aktive Internet-Verbindung voraus.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, zur Bestimmung der Auswahl ein DocBee Skript einzusetzen, um nur bestimmte Kunden-Objekte oder Zusatzlisten-Elemente auswählbar zu machen.

Hinweis: Einträge, die mit einem Platzhalter versehen wurden, werden an das DocBee Skript übergeben, falls im DocBee Skript ein Skript-Parameter mit diesem Namen existiert.

Vorlagen

DocBee bietet die Möglichkeit Vorlagen für Protokolle zu definieren. Eine Vorlage besteht aus einer Stammdaten-Verknüpfung und einem Protokoll-Muster.

Gruppen

Um den Zugriff von Benutzern auf bestimmte Protokoll-Muster zu begrenzen, können Protokoll-Gruppen angelegt werden.

Protokoll-Gruppen können unter Administration > Protokolle > (Protokoll)-Muster-Gruppen angelegt und verwaltet werden.

Hinweis: Ist bei einem Benutzer keine Protokoll-Gruppe gesetzt, hat der Benutzer Zugriff auf alle Protokoll-Muster in allen Revisionen.

Administration

Typen

DocBee bietet ab der Version 2021.1 die Möglichkeit, unterschiedliche Protokolle über einen sogenannten Protokoll-Typ zu gruppieren. Der Protokoll-Typ ermöglicht das Filtern von Protokollen, das Anzeigen der Protokolle unter einem eigenen Menüpunkt innerhalb der Navigation und das Konfigurieren des Aufbaus der Dokumenten-ID.

Die Verwaltung von Protokoll-Typen finden Sie unter Administration > Protokolle > Typen.

Hinweis: Falls der Benutzer nur ein aktives Protokoll-Muster für diesen Typen hat, wird beim Anlegen direkt dieses Protokoll-Muster verwendet und eine Auswahl durch den Benutzer ist nicht mehr nötig.

Hinweis: Falls der Benutzer nur Zugriff auf Protokolle hat, die einem Protokoll-Typen zugewiesen sind, die in der Navigation angezeigt werden, entfällt der Standard Menüpunkt Protokolle.

Einstellungen

Name	Beschreibung
Name	Definiert den Namen des Protokoll-Typs. Dies definiert auch den Namen in der Navigation.
In Navigation anzeigen	Falls Sie diese Einstellung aktivieren, wird der Protokoll-Typ in der Navigation angezeigt, falls der Benutzer Zugriff auf mindestens ein Protokoll dieses Typs hat.
In Navigation für Kunden anzeigen	Falls Sie diese Einstellung aktivieren, wird der Protokoll-Typ in der Navigation bei Kunden-Logins angezeigt, falls der Benutzer Zugriff auf mindestens ein Protokoll dieses Typs hat.
Navigations-Icon	Es kann ein Icon (png oder svg) definiert werden, welches dann in der Navigation anstelle des Standard-Icons angezeigt wird. Vorher muss die Option "In Navigation anzeigen" und/oder "In Navigation für Kunden anzeigen" selektiert werden.
Anlegen Beschriftung	Definiert eine eigene Beschriftung für die Anlegen-Schaltfläche. Falls nicht definiert ist, wird "Neues Protokoll anlegen" angezeigt.
Spezielle Dokumenten-ID	Falls diese Einstellung aktiviert ist, kann der Aufbau der Dokumenten-ID definiert werden.
Spezielle Dokumenten-ID Aufbau	Definiert den Aufbau der Dokumenten-ID. Innerhalb der Dokumenten-ID müssen folgende Platzhalter verwendet werden: %INDEX% = Ein 5-Stelliger Laufindex %YEAR% = Jahr (4-Stellig) %MONTH% = Monat (2-Stellig) %DAY% = Tag (2-Stellige) Zusätzlich können folgende Platzhalter verwenden werden: %CUSTOMER_ID% = Kundennummer
In der App als Kachel anzeigen	Falls Sie diese Einstellung aktivieren, wird in der App eine Kachel angezeigt, über die Sie Protokolle dieses Typen anlegen können. Falls Sie diese Einstellung bei einem Typen aktivieren, werden alle Typen entweder in einer eigenen Kachel angezeigt oder unter sonstigen zusammengefasst. Sie können ein Icon für die Kachel auswählen.
Kachel-Icon	Ein individuelles Icon für die Anzeige des Protokoll-Typ als Kachel in der App kann hochgeladen werden. Das Icon muss eine SVG- oder PNG-Datei sein. Vorher muss die Option "In der App als Kachel anzeigen" selektiert werden.

Hinweis: Wird eine spezielle Dokumenten-ID entfernt, werden Protokolle mit Dokumenten-ID nach diesem Aufbau nicht mehr vom MailParser gefunden.

PDF Layout

DocBee bietet Möglichkeiten zur Gestaltung des Protokolls.

Die Einstellungen für die PDF Layouts finden Sie unter Administration > Protokolle > PDF-Layouts.

Standard

Das PDF-Layout kann als Standard definiert werden. PDF-Layout Auswahlen werden mit dem Standard vorbefüllt (falls nur ein PDF-Layout existiert, wird dieses zum Vorbefüllen verwendet).

Protokoll

Der PDF-Layout-Typ "Protokoll" definiert ein Layout für die Erzeugung von Protokoll-PDFs. Das verwendete Layout wird im Protokoll-Muster definiert. Im PDF-Layout können Platzhalter aus dem Protokoll, aus Protokoll-Einträgen und aus Stammdaten-Zusatzfeldern verwendet werden.

Einstellungen

Allgemein

Name	Beschreibung
Name	Definiert den internen Namen des PDF-Layouts
PDF-Dateiname	Bestimmt einen benutzerdefinierten PDF Dateinamen, der Platzhalter enthalten darf. Der Dateiname muss ohne Datei-Endung angegeben werden.
Anzeige-Zeitformat	Bestimmt in welchen Format Zeiten dargestellt werden. Ist der Wert "Standard" gewählt, so werden aus 60m (Minuten) = 1h (Stunden) / 8h = 1d (Tage) / 5d = 1w (Wochen). Ist der Wert "Personentage" gesetzt, so besteht 1 PT aus 8 Stunden Leistungserfassung, die Darstellung erfolgt als Dezimalzahl von 8 Standen (1 Stunde = 0.125 PT). Ist der Wert “Stunden” gewählt, so erfolgt die Darstellung als Dezimalzahl auf Stundenbasis.
Ausblenden von Kunden Beschriftungen	Wird die Einstellung aktiviert, wir die Beschriftung Kunde, Name, Straße usw. auf der PDF ausgeblendet.
Standortname anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, wird der Standort-Name mit auf der PDF angezeigt
Kunden-Objekte anzeigen	Wird die Einstellung aktiviert, werden die Kunden-Objekte in der PDF mit angezeigt.
Fußzeilentext	Definiert den Text, der in der Fußzeile der PDF angezeigt wird.

Erste Seite / Folgeseiten

Definiert Abstände und Bereiche für die Erste Seite bzw. Folgeseiten der PDF.

Seiten-Abstände

Name	Beschreibung
Oben	Definiert den Abstand zum oberen Rand in mm.
Rechts	Definiert den Abstand zum rechten Rand in mm.
Unten	Definiert den Abstand zum unteren Rand in mm.
Links	Definiert den Abstand zum linken Rand in mm.

Logo

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob ein Logo oben rechts auf der PDF angezeigt wird.
Standard Logo verwenden	Wird die Einstellung aktiviert, so wird das Logo verwendet, welches unter Administration > Firmierung hinterlegt ist. Sofern mehrere Firmierungen verwendet werden, greift die Einstellung der Firmierung, welche am Kunden hinterlegt ist.
Datei	Hier kann ein alternatives Logo im JPG-Format hochgeladen werden.

Hintergrund

Name	Beschreibung
Datei	Hier kann ein Hintergrundbild im JPG-Format hochgeladen werden, welches auf die A4 Seite skaliert wird.

Sonstiges

Name	Beschreibung
Titel anzeigen	Definiert, ob der Titel der PDF angezeigt werden soll.
Titel/Logo Abstand (A1)	Definiert den Abstand zwischen Titel/Logo und Firmen-Daten in mm.
Firmen-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten der eigenen Firma angezeigt werden sollen.
Firmen-Daten Abstand (A2)	Definiert den Abstand zwischen Firma-Daten und Kunden-Daten/Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten anzeigen	Definiert, ob die Daten des Kunden angezeigt werden sollen
Dokument-Daten anzeigen	Definiert, ob die Dokumenten Daten (Datum, Verantwortlicher, Arbeitsbeginn, Dokumenten-ID, Vorgangsnummer (optional)) angezeigt werden.
Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten (A3)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten und Dokument-Daten in mm.
Kunden-Daten/Dokument-Daten Abstand (A4)	Definiert den Abstand zwischen Kunden-Daten/Dokument-Daten und Inhalt.
Fusszeile anzeigen	Definiert, ob die Fußzeile angezeigt werden soll.

Benutzerdefinierter Daten-Bereich

Vor dem Inhalt des PDF-Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Daten-Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierten Daten-Bereichs.
Abstand (A5)	Definiert den Abstand zwischen dem benutzerdefiniertem Daten-Bereich und Inhalt.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Daten-Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Daten-Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.

Benutzerdefinierter Fuß-Bereich

Vor der Fußzeile des PDF-Dokumentes können benutzerdefinierte Felder eingefügt werden.

Name	Beschreibung
Anzeigen	Definiert, ob der benutzerdefinierte Fuß-Bereich angezeigt wird.
Höhe	Definiert die Höhe des benutzerdefinierten Fuß-Bereichs.
Abstand (A6)	Definiert den Abstand zwischen dem benutzerdefiniertem Fuß-Bereich und Fußzeile.
Zeilen	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Fuß-Bereich.
Spalten	Definiert die Anzahl der Zeilen im benutzerdefinierten Fuß-Bereich.

Sofern der benutzerdefinierte Bereich aktiviert wird und mindestens eine Spalte und Zeile gewählt wird, erscheinen die Optionen für die Texteingabe der Felder.